وظایف کارفرما از نظر بیمه تامین اجتماعی چیست؟

تصور کنید اولین روز کاریتان در یک شرکت تازه تاسیس است؛ در نگاه اول همه چیز تازه و امید بخش به نظر میرسد اما یک سوال بی صدا ذهن کارمندان را به خودش مشغول میکند: آیا این مرکز اقدام به بیمه کردن ما میکند؟ باید بدانید که بیمه تامین اجتماعی فقط یک الزام قانونی نیست؛ بلکه پلی است میان امروز شاغل و فردای بازنشسته، اما در پس این حمایت قانونی وظایف مشخص و گاه پیچیده ای بر دوش کارفرما قرار دارد.

اینجا سوال دیگری مطرح میگردد که آیا همه کارفرماها از این وظایف اطلاع دارند؟ و آیا میدانند که بی توجهی به آنها میتواند چه عواقبی برایشان داشته باشد؟ دراین مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه، قصد داریم نه فقط به بندهای خشک قانونی بلکه به پشت پرده واقعی وظایف کارفرما در برابر سازمان تامین اجتماعی نگاهی دقیق بیندازیم.

پس حتما تا انتها همراهمان بمانید و هر سوالی که داشتید، در بخش پرسش و پاسخ یا کامنت ها بپرسید تا به شما پاسخ دهیم!

اولین قدم هر کارفرما از نظر بیمه تامین اجتماعی چیست؟

در زمانی که فردی اقدام به راه اندازی کسب و کاری میکند و جذب نیرو دارد، از همان لحظه از نظر قانون به عنوان کارفرما شناخته میشود که نخستین اقدام او در این مسیر، ثبت نام در سازمان تامین اجتماعی و اخذ کد کارگاهی است؛ کدی که منحصرا به وی اختصاص داشته و شناسه هر واحد کاری حساب میشود.

این کد پایه ای ترین پیش نیاز برای شروع هرگونه فعالیت بیمه ای اعم از ارسال لیست ماهانه، پرداخت حق بیمه و تخصیص شماره بیمه به کارگران است. برای دریافت کد کارگاهی کارفرما باید با ارائه مدارکی مانند مجوز فعالیت، مشخصات شناسایی و آدرس دقیق محل کار به شعبه تامین اجتماعی منطقه مراجعه نماید. در واقع بدون طی کردن این فرآیند، امکان انتقال قانونی برای بیمه هیچ نیروی کاری وجود ندارد.

این اقدام نه تنها راه را برای پوشش بیمه ای کارگران هموار میکند، بلکه از بروز مشکلات حقوقی و جریمه های سنگین در آینده جلوگیری خواهد کرد.

بسیاری از اختلافات کارگر و کارفرما از همین غفلت های اولیه آغاز میشود؛ بنابراین اولین قدم در مسیر قانون مداری کارفرمایی، گرفتن کد کارگاهی و آغاز تعامل رسمی با سازمان تامین اجتماعی است.

مراحل بیمه کردن پرسنل توسط کارفرما به صورت گام به گام

بیمه کردن پرسنل توسط کارفرما، یک فرآیند قانونی و چند مرحله ای است که باید با دقت و در زمان درست انجام گردد. در ادامه به توضیح این مراحل به صورت گام به گام میپردازیم:

1. دریافت کد کارگاهی

در گام اول، دریافت کد کارگاهی از شعبه تامین اجتماعی منطقه است. در واقع این کد شناسه ای است که تمام گزارشات و سوابق بیمه ای کارکنان در آن ثبت میشود. پس از دریافت آن کارفرما باید مشخصات کامل کارکنان خود را جمع آوری کرده و برای هر یک شماره بیمه اختصاصی دریافت کند.

توجه داشته باشید در صورتی که کارمند شما قبلا در مرکز دیگری سابقه بیمه داشته، کد بیمه نیز دارد که این شماره بیمه برای ردیابی سوابق بیمه ای فرد در طول دوران اشتغال اهمیت بالایی خواهد داشت.

2. ثبت و ارسال لیست بیمه

در گام بعدی کارفرما موظف است که هر ماه فهرستی از حقوق و مزایای کارکنان خود را تهیه کرده و مطابق با آن، لیست بیمه را در سامانه تامین اجتماعی ثبت و ارسال نماید. این لیست باید شامل جزییات دقیق میزان حقوق، اضافه کاری و همه پرداختی های صورت گرفته به کارمند باشد تا بیمه به درستی محاسبه گردد.

کارفرمایان باید بدانند پرداخت هر حق بیمه تا پایان ماه بعدی امکان پذیر خواهد بود و در صورت تاخیر و انجام ندادن این تکالیف، مشمول جریمه خواهند شد. همچنین هرگونه تغییر در وضعیت کارکنان از حقوق و مزایا تا ترک کار باید در این سامانه ثبت گردد؛ زیرا رعایت این موارد نه تنها امنیت شغلی کارکنان را حفظ مینماید، بلکه از نظر قانونی کارفرما را در برابر مسئولیت های اجتماعی مصون نگه میدارد.

برای انجام تمام مراحل بیمه ای در شروع کسب و کار خود میتوانید از مشاوران آکادمی کسب و کار پاکراه کمک بگیرید.

عدم ارسال لیست بیمه در موعد مقرر چه عواقبی برای کارفرما دارد؟

عدم ارسال لیست حق بیمه در موعد مقرر یکی از خطاهای جدی از سوی کارفرمایان است که میتواند پیامدهای سنگینی را در پی داشته باشد.

• یکی از مهمترین نتایج این تاخیر جریمه های سنگین برای کارفرما است که بر اساس تعداد روزهای تاخیر محاسبه میگردد و به مرور زمان افزایش مییابد. این جریمه ها به صورت درصدی از حق بیمه تعیین میگردد و ممکن است هزینه قابل توجهی را به بنگاه اقتصادی تحمیل کند.
• از سوی دیگر این تاخیر میتواند موجب محروم شدن کارکنان از خدمات درمانی گردد. مثلا در صورت نیاز به دریافت غرامت، مرخصی استعلاجی، یا بهره مندی از خدمات درمانی، نبود سابقه بیمه به موقع مشکلاتی جدی برای کارمندان و کارگران را ایجاد میکند.
• همچنین در صورتی که حادثه یا بیماری بروز کند سازمان تامین اجتماعی مسئولیتی در قبال فرد شاغل نخواهد داشت.
• در نهایت تکرار این تخلف میتواند منجر به بازرسی های مستمر و دقیق تر از سوی سازمان تامین اجتماعی گردد و حتی ممکن است در پرونده مالیاتی کارفرما نیز اثر منفی بگذارد.

بنابراین رعایت مهلت قانونی ارسال لیست بیمه، نه تنها ضامن حقوق کارکنان است بلکه از تحمیل هزینه های اضافی و جریمه های قانونی جلوگیری میکند.

نحوه محاسبه حق بیمه کارمندان در سال 1404

حق بیمه مجموعا برابر با 30% از حقوق و مزایای مشمول بیمه است که شامل سهم کارگر 7% و سهم کارفرما 23% میباشد، که مبنای محاسبه :

• حقوق پایه روزانه برای سال 1404 حداقل 3،463،656 ریال است.
• حق مسکن در سال 1404 9،000،000 ریال
• بن کارگری در سال 1404 22،000،000 ریال
• حق تاهل در سال 1404 5،000،000 ریال

محاسبه باید جداگانه به صورت 31 روزه برای شش ماه اول و 30 یا 29 روزه برای شش ماه دوم مورد محاسبه قرار گیرد.

برای راهنمایی بیشتر در زمینه محاسبات بیمه ای و قوانین و ابلاغیه های این حوزه میتوانید از مشاورین بیمه ای آکادمی کسب و کار پاکراه کمک بگیرید.

آیا بیمه کردن کارمندان پاره وقت و ساعتی هم الزامی است؟

بله، بیمه کردن کارمندان پاره وقت و ساعتی نیز الزامی است؛ مشروط بر اینکه رابطه کاری وجود داشته باشد. در صورتی که فرد تحت نظارت و دستور کارفرما فعالیت کرده و در ازای انجام کار مزد دریافت میکند، حتی اگر ساعت کاری او کمتر از کارکنان تمام وقت باشد مشمول قوانین تامین اجتماعی خواهد بود.

در این شرایط کارفرما باید مطابق با میزان حقوق دریافتی شخص و تعداد ساعت های کارکردن وی، حق بیمه مربوطه را محاسبه و پرداخت نماید.

ملاک اصلی برای سازمان تامین اجتماعی، وجود رابطه کارگر و کارفرما بوده نه نوع قرار داد یا مدت زمان اشتغال؛ بنابراین حتی اگر یک فرد چند روز در ماه مشغول به کار باشد، در صورت پرداخت دستمزد باید از سوی کارفرما تحت پوشش بیمه تامین اجتماعی قرار گیرد.

آیا میتوان بدون قرار داد کتبی کارمند را بیمه کرد؟

بله، امکان بیمه کردن کارمند حتی در صورت نداشتن قرارداد کاری نیز وجود دارد. در واقع آنچه برای سازمان تامین اجتماعی اهمیت دارد رابطه کاری واقعی میباشد نه صرفا نوشتن قرارداد کاری مکتوب.

• اگر فردی به صورت منظم برای یک کارفرما کار میکند و دستمزد دریافت میکند، این رابطه در نظام و قانون کار رابطه کاری شناخته میگردد و مشمول قوانین بیمه خواهد بود.
• در چنین مواردی کارفرما میتواند با ارائه مدارکی مانند فیش حقوقی، گزارش کار ، نامه حضور در محل یا سایر اسناد پرداختی نسبت به بیمه کردن افراد اقدام نماید.
• در واقع ملاک اصلی برای الزام بیمه میزان تبعیت کاری و پرداخت مزد است. از سوی دیگر نداشتن قرارداد رسمی نمیتواند بهانه ای برای بیمه نکردن از سوی کارفرما باشد؛ زیرا در این صورت اگر کارگر شکایت کند و رابطه شغلی ثابت شود حتی در صورت نداشتن قرارداد کاری هم کارفرما ملزم به پرداخت حق بیمه معوق و جرایم این حوزه خواهد بود.

بنابراین هر نوع همکاری مستمر و مزدی چه با قرارداد و چه بدون قرارداد کتبی باید تحت پوشش بیمه قرار گیرد تا هم حقوق شاغل محفوظ بماند و هم کارفرما با مشکلات قانونی مواجه نشود.

در صورتی که برای عقد قرارداد با پرسنل خود نیاز به راهنمایی داشته باشید میتوانید از مشاوران بیمه ای آکادمی کسب و کار پاکراه کمک بگیرید.

بیمه کارمندان پروژه ای چگونه است؟

کارمندان پروژه ای با وجود مدت زمان محدود همکاری، در صورت داشتن رابطه کاری تابع، باید تحت پوشش بیمه تامین اجتماعی قرار گیرند که این نوع همکاری معمولا با هدف انجام یک کار مشخص در بازه زمانی مشخصی میباشد اما از دیدگاه قانون تفاوتی با سایر انواع اشتغال ندارد.

اگر شرایط کار تابع برقرار باشد، یعنی فرد زیر نظر کارفرما فعالیت میکند و در برابر انجام وظایف مزد دریافت میکند، در این حالت کارفرما موظف است مطابق روزهای کاری و میزان حقوقی که به این شخص پرداخت میکند حق بیمه را محاسبه و در تاریخ مشخص شده برای پرداخت آن اقدام نماید و در پایان قرارداد و کار پروژه ای نیز نسبت به اعلام ترک کار یا پایان قرارداد کاری اقدام نماید.

آیا بیمه نکردن کارمندان موجب شکایت و تعهد مالی میشود؟

بله، بیمه نکردن کارمندان میتواند موجب شکایت قانونی و تعهد مالی جدی برای کارفرما شود. بر اساس قانون تامین اجتماعی، هر فردی که رابطه کاری تابع با کارفرما داشته باشد باید بیمه شود؛ در غیر این صورت تخلف محسوب میگردد.

اگر کارگر متوجه شود که در دوران اشتغال برای او بیمه رد نشده است، میتواند با مراجعه به شعبه تامین اجتماعی یا مراجع حل اختلاف وزارت کار شکایت نماید. در این صورت و اثبات رابطه کاری سازمان تامین اجتماعی نه تنها حق بیمه معوق را از کارفرما دریافت میکند، بلکه جرایم دیرکرد را نیز برای وی در نظر خواهد گرفت.

همچنین در صورتی که در حین کار کارگر دچار سانحه گردد یا فوت صورت گیرد و بیمه ای برایش پرداخت نشده باشد، کارفرما موظف است تمامی خسارت ها، مستمری و هزینه های درمانی را شخصا جبران نماید که این تعهدات گاها به اعداد سنگینی ختم میشوند.

تفاوت بیمه اجباری، اختیاری و مسئولیت چیست؟

بیمه اجباری، اختیاری و مسئولیت سه نوع مختلف از پوشش های بیمه تامین اجتماعی هستند که هر کدام هدف و شرایط خاصی را دارند، در ادامه به شرح هر کدام از این بیمه ها میپردازیم:

1. بیمه اجباری

این بیمه مخصوص افرادی است که رابطه کاری تابع با کارفرما دارند؛ یعنی حقوق دریافت میکنند و تحت نظارت کارفرما کار میکنند که در این حالت کارفرما موظف است آنها را به سازمان تامین اجتماعی معرفی و تحت پوشش بیمه کارگاه خود قرار دهد. این نوع بیمه شامل خدمات درمان، مستمری، بازنشستگی و بیکاری و… میباشد.

2. بیمه اختیاری

این بیمه مناسب افرادی است که معمولا شغل آزاد دارند، خانه دار و یا حتی فاقد کارفرما هستند اما میخواهند سابقه بیمه برای بازنشستگی یا استفاده از مزایای درمانی داشته باشند. در این نوع بیمه فرد داوطلب کل مبلغ بیمه را خودش پرداخت میکند و قرارداد مستقیما با سازمان تامین اجتماعی بسته میشود و کارفرمایی وجود ندارد.

3. بیمه مسئولیت

بیمه مسئولیت نوعی بیمه غیرشخصی است که برای پوشش خسارت احتمالی وارد شده به دیگران در حین انجام کار و یا فعالیت شغلی طراحی شده است. مثلا کارفرما برای جبران خسارت ناشی از حوادث کاری کارگران از این نوع بیمه استفاده میکند.

چگونه کارفرما میتواند از بازرسی های بیمه ای سربلند بیرون آید؟

برای اینکه کارفرما بتواند از بازرسی های بیمه ای سربلند خارج گردد، باید به چند اصل کلیدی پایبند باشد که در ادامه به این اصول میپردازیم:

• ارسال منظم لیست بیمه را میتوان اولین اصل مهمی دانست که باعث میشود تمرکز و حساسیت این سازمان و بازرسان روی کارگاه شما کمتر شود.
• ثبت دقیق قراردادها، حتی اگر قرارداد کتبی ندارید باید اطلاعات دقیق شغلی و دستمزد کارکنان را به صورت منظم و دقیق ثبت نمایید.
• بیمه کردن همه کارکنان، حتی افراد پاره وقت و ساعتی را نیز در مرکز خود تحت پوشش بیمه قرار دهید؛ زیرا بازرسان حضور واقعی افراد را ملاک قرار میدهند نه فقط اسامی موجود در لیست بیمه را.
• شفاف بودن سوابق مالی یعنی پرداخت حقوق و مزایا از مسیر مشخص و قابل پیگیری مانند واریز بانکی، از بروز شک و تردید جلوگیری میکند.
• همکاری با با بازرسان تامین اجتماعی و ارائه درست مدارک و مستندات از عواملی است که موجب کاهش حساسیت ها بر کارگاه شما میشود.

حق بیمه در زمان مرخصی چگونه محاسبه میگردد؟

در زمان مرخصی هم حق بیمه همچنان باید محاسبه و پرداخت گردد؛ زیرا کارمند در این ایام بخشی از نیروی انسانی مرکز محسوب میشود و از حقوق پایه خود بهره مند است.

• در این صورت اگر مرخصی با حقوق باشد یعنی فرد همچنان مزد دریافت کند، بنابراین حق بیمه بر اساس همان مبلغ دریافتی محاسبه میگردد و کارفرما موظف است سهم بیمه را مانند روزهای عادی پرداخت نماید.
• در مورد مرخصی های استعلاجی نیز که با تاییدیه پزشک و سازمان تامین اجتماعی همراه هستند، پرداخت حق بیمه بر عهده بیمه گر است اما باز هم در سوابق بیمه ای فرد لحاظ میگردد.
• و در نهایت در مرخصی های بدون حقوق چون هیچ مبلغی به فرد تعلق نگرفته است، الزامی برای پرداخت حق بیمه در آن دوره نیز وجود نداشته و روزهای مذکور جزو سابقه بیمه فرد محاسبه نمیشود؛ مگر اینکه فرد برای جلوگیری در ایجاد وقفه در سابقه بیمه خود شخصا برای پرداخت آن اقدام نماید.

الزامات قانونی ترک کار و تسویه حساب بیمه ای چگونه است؟

ترک کار و تسویه حساب های بیمه نیازمند رعایت اصول و قواعد مشخصی از سوی کارفرما میباشد تا از بروز هرگونه اختلاف میان وی و بیمه شده جلوگیری گردد.

• در زمان ترک کار چه به صورت استعفاء و چه اخراج یا اتمام قرارداد کاری، کارفرما موظف است کلیه حق و حقوق پرسنل خود را به صورت کامل پرداخت نماید.
• این حقوق شامل حقوق معوق، سنوات، عیدی، مرخصی های استفاده نشده و سایر مطالبات مالی میباشد.
• این موارد باید در فرم تسویه حساب ثبت شده و توسط بیمه شده و کارفرما امضا گردد؛ زیرا فرم تسویه حساب یک سند مهم برای اثبات پرداختی ها به بیمه شده حساب میگردد.
• همچنین در صورتی که ترک کار بیمه شده با شکایت همراه باشد، مراجع حل اختلاف این مدارک را بررسی نموده و در صورت اثبات حقوق ضایع شده کارفرما را ملزم به پرداخت بدهی های مربوطه مانند حق بیمه معوق میکند.
• به همین دلیل انجام آن و نگه داری مستندات در زمان خروج از کار برای دو طرف ضروری است.

چرا بیمه کردن نیروها امنیت شغلی کارفرما را هم تضمین میکند؟

• بیمه کردن نیروها فقط به نفع بیمه شده نیست، بلکه نقش مهمی در تامین امنیت شغلی و حقوقی کارفرما نیز دارد. وقتی نیروی انسانی به درستی بیمه شود، بسیاری از ریسک ها و تعهدات احتمالی از دوش کارفرما برداشته خواهد شد.
• از طرف دیگر کارفرمایی که بیمه را به موقع و شفاف پرداخت کند در برابر بازرسی های تامین اجتماعی، شکایت های کارگری و مراجعات قانونی مصونیت های بیشتری دارد و با جریمه های سنگین مواجه نخواهد شد.
• همچنین پرداخت بیمه به ایجاد اعتماد متقابل به نیروی کار کمک میکند و بهره وری را نیز افزایش میدهد.
• در کسب و کارهای حرفه ای داشتن سوابق منظم بیمه ای حتی در دریافت تسهیلات بانکی، مناقصات و اخذ مجوزهای رسمی اهمیت دارد.

بنابراین بیمه کردن کارکنان نه تنها یک وظیفه قانونی است بلکه ابزاری است برای مدیریت بهتر کاهش ریسک و حفظ اعتبار کارفرما در فضای اقتصادی و اداری.

برای کسب اطلاعات بیشتر، از چه کسی مشاوره بگیریم؟

بیمه کردن صحیح و اصولی کارکنان توسط کارفرمایان نه تنها نشانه ای از مسئولیت پذیری آنهاست، بلکه نقش مهمی در ایجاد امنیت و اعتماد شغلی دارد؛ پس اگر به دنبال راهی مطمئن، ساده و دقیق برای انجام امور بیمه ای خود هستید، خدمات مشاوره کسب و کار آکادمی پاکراه همراهی مطمئن برای شماست.

این آکادمی با بهره گیری از مشاوران متخصص خدمات دقیق و پشتیبانی مستمر، به شما کمک میکند تا تمامی مراحل بیمه ای کسب وکار خود را طبق قانون و بدون دردسر پیش ببرید. فراموش نکنید انتخاب یک همراه حرفه ای میتواند خیال شما را بابت تعهدات بیمه ای آسوده کرده و فرصت تمرکز بیشتر را برای گسترش کسب و کارتان در اختیارتان قرار دهد.

همین امروز با آکادمی پاکراه همراه شوید و با خیال راحت گام های مطمئن تری در مسیر توسعه بردارید.