مدیریت مناسب و درست یک پروژه، از جمله عوامل مؤثر موفقیت آن پروژه در دستیابی به اهداف تعیین شده به شمار می‌رود. امروزه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به‌عنوان یک دستیار کمک‌کننده برای مدیران عمل می‌کنند و نقش بسیار پررنگی را در پیشبرد و مدیریت درست یک پروژه به عهده دارند.
نرم‌افزارهای مختلفی در این زمینه طراحی و توسعه یافته‌اند که هر یک قابلیت‌های ویژه و منحصربه‌فرد خود را دارند. اگر به دنبال پیدا کردن یک نرمافزار مدیریت پروژه مناسب برای پروژه‌های خود هستید تا پایان این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه با ما همراه باشید.
مدیریت پروژه چیست؟
پیش از آنکه به معرفی برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بپردازیم، شاید بهتر باشد ابتدا مفهوم عبارت مدیریت پروژه یا Project Management را تعریف کرده و مورد بررسی قرار دهیم.
عبارت مدیرت پروژه، شامل تمامی فعالیت‌ها و روش‌هایی می‌شود که برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل یک پروژه مورد استفاده قرار میگیرند. مهم‌ترین هدف در مدیریت یک پروژه، بهینه‌سازی و مدیریت درست آن پروژه از لحاظ زمان اجرا، هزینه، منابع و کیفیت است.
بنابراین می‌توان گفت مدیریت پروژه موارد زیر را شامل می‌شود:
- تعیین اهداف اصلی و فرعی پروژه،
- شناسایی محدودیت‌های پروژه،
- برنامه‌ریزی،
- تخصیص منابع،
- مدیریت ریسک،
- هماهنگی و کنترل تیم کاری،
- نظارت و گزارش‌دهی.
همچنین می‌توان مدیر پروژه را به صورت زیر تعریف کرد:
به فردی که تمامی موارد ذکر شده در تعریف مدیریت پروژه را انجام می‌دهد و در قبال آن‌ها مسئول است، مدیر پروژه می‌گویند.
همانطور که می‌بینید انجام همه این کارها به وسیله یک نفر، کمی دشوار به نظر می‌رسد؛ بنابراین داشتن یک دستیار مناسب برای مدیران پروژه، می‌تواند آن‌ها را در مدیریت درست و صحیح یک پروژه کمک کند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه همان دستیاران کمکی مدیران پروژه هستند.
نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟
نرمافزار مدیریت پروژه را به عنوان ابزاری کمکی تعریف می‌کنند که به مدیران پروژه در بهینه‌سازی و بهبود فرآیند مدیریت، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل یک پروژه کمک می‌کند. این نرم‌افزارها قادر به انجام وظایفی همچون مدیریت صحیح منابع، زمان‌بندی پروژه، کنترل و ارزیابی هزینه‌ها و نظارت و بررسی روند پیشرفت پروژه هستند.
در چند سال اخیر تعداد زیادی نرمافزار مدیریت پروژه طراحی و به بازار عرضه شده‌اند. هر یک از این نرم‌افزارها از ویژگی‌های خاصی برخوردار بوده و با توجه به محدودیت و قابلیت‌هایی که دارند، می‌توان از آن‌ها در مقیاس‌های متفاوت و برای کاربردهای مختلف استفاده کرد. در این مقاله به بررسی و معرفی 8 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خواهیم پرداخت.
1- نرمافزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project)
نرمافزار مایکروسافت پروجکت که با عنوان مخفف شده MSP نیز شناخته می‌شود، توسط شرکت مایکروسافت طراحی شده است. MSP از نرم‌افزارهای قدیمی در زمینه مدیریت و کنترل پروژه به شمار می‌رود. از این نرمافزار معمولاً برای پروژه‌های با مقیاس بزرگ استفاده می‌شود.
مهم‌ترین کاربرد نرمافزار Microsoft MS Project، زمان‌بندی فرآیند اجرای یک پروژه است. درواقع با استفاده از آن می‌توان تاریخ شروع و پایان یک پروژه را زمان‌بندی کرد و تمامی اطلاعات مربوط به پروژه را در آن به ثبت رساند. از مهم‌ترین ویژگی‌های این ابزار عبارتند از:
- زمان‌بندی قابل اجرا
- تعیین مراحل اجرای پروژه
- کنترل و نظارت روی روند پیشرفت پروژه
- ایجاد نمودارهای حرفه‌ای نظارت بر منابع مالی و انسانی
- پشتیبانی از نسخه اندروید و IOS
- قابلیت گزارش‌دهی برای ارائه گزارش به کارفرما
2- نرمافزار جیرا (JIRA)
نرمافزار جیرا که توسط شرکت اطلسیان (Atlassian) طراحی و توسعه یافته است، به دلیل پتانسیل بالایی که دارد، در شرکت‌های بزرگی مانند اسکایپ، اپل، سونی و آمازون برای مدیریت پروژه‌ها مورد استفاده قرار گرفته است.
این نرمافزار در ابتدا با هدف پیدا کردن باگ‌ها و مشکلات تیم‌های برنامه‌نویسی در زمان اجرای پروژه‌ها ساخته شد. سپس با توسعه‌ای که در این نرمافزار صورت گرفت، در حال حاضر به عنوان یکی از نرم‌افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت و کنترل پروژه شناخته شده است.
از JIRA معمولاً برای مدیریت و کنترل پروژه‌های توسعه نرمافزار استفاده می‌شود. این ابزار در دو نسخه عادی و پریمیوم ارائه شده که از قابلیت‌هایی آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعیین وظایف،
- نظارت و بررسی روند پیشرفت کارها
- مدیریت تیکت‌ها
3- نرمافزار آسانا (Asana)
آسانا یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود که در 2008 توسط شرکت Asana Co توسعه داده شده است. این نرمافزار جزء دسته نرم‌افزارهای رایگان و آنلاین قرار دارد که لقب بهترین نرمافزار مدیریت پروژه را در بین تیم‌های بازاریابی و IT به خود اختصاص داده است.
این نرمافزار نیز در دو نسخه عادی و پریمیوم عرضه شده که برای استفاده از نسخه پریمیوم آن می‌بایست اشتراک ماهانه خریداری کرد. نرمافزار آسانا از ویژگی‌های بسیار زیادی برخوردار است که از جمله آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پشتیبانی از 5 زبان (انگلیسی، پرتغالی، فرانسوی، آلمانی و اسپانیایی)؛
- استفاده از هوش مصنوعی برای مدیریت حرفه‌ای پروژه‌ها؛
- پشتیبانی از قابلیت CRM؛
- پشتیبانی از نسخه اندروید و IOS؛
- برخورداری از قابلیت بحث‌وگفتگو برای ارتباط و تبادل نظر در مراحل مختلف پروژه؛
- امکان بارگذاری اسناد و فایل‌های مختلف؛
- ارائه انواع گزارش و نمودارهای مختلف نظیر نمودار گانت.
4- نرمافزار بیس‌کمپ (Basecamp)
اگر برای مدیریت پروژه به دنبال یک نرمافزار آنلاین، رایگان، ساده با رابط کاربری بسیار خوب هستید، بدون شک نرمافزار بیس‌کمپ یک گزینه عالی برای شما خواهد بود. برخی از قابلیت‌های این نرمافزار عبارتند از:
- امکان چت گروهی و خصوصی،
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها،
- ارائه انواع گزارش‌ها،
- مشخص کردن برنامه زمان‌بندی،
- پشتیبانی از مدیریت چندکاربره،
- نمایش اعلان‌های مختلف و ایجاد تالار گفتگو.
بنابراین، مدیران پروژه می‌توانند با استفاده از این نرمافزار و قابلیت‌های بی‌نظیرش تمامی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی‌های یک پروژه را انجام دهند و در زمان دلخواه با دسترسی به آن‌ها روند پیشرفت یک پروژه را ارزیابی و کنترل کنند.
5- نرمافزار کلاکیفای (Clockify)
نرمافزار کلاکیفای، یکی دیگر از نرم‌افزارهای آنلاین مدیریت پروژه است که امکان تعریف بی‌نهایت پروژه و کاربر را به شما می‌دهد. در این نرمافزار می‌توان برای هر کاربر وظایف و پروژه‌های مختلفی را تعریف کرد. همچنین می‌توان میزان دسترسی کاربران را نیز به‌صورت دلخواه و جداگانه تعیین کرد.
ساده بودن محیط کاری نرمافزار کلاکیفای، از مهم‌ترین ویژگی‌های آن به شمار می‌رود که به کاربرانش این امکان را می‌دهد تا با هر سطحی از دانش زبان انگلیسی بتوانند به‌راحتی با این نرمافزار کار کنند. نرمافزار کلاکیفای نیز در دو نسخه رایگان و پریمیوم عرضه شده که نسخه رایگان آن، برخی از امکانات این نرمافزار را پشتیبانی نمی‌کند. از قابلیت‌های مهم این ابزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ردیابی ساعات کاری
- داشبورد کاربرپسند
- دریافت گزارش‌های آماری
6- نرمافزار ماندی (Monday)
از دیگر نرمافزار مدیریت پروژه که می‌توان از نسخه تحت وب آن استفاده کرد، نرمافزار ماندی است. محیط کاری ساده و کاربرپسند، مهم‌ترین ویژگی این نرمافزار است. بر اساس آنچه که در وب‌سایت این نرمافزار ارائه شده، بیشترین کاربرد آن در زمینه‌های مدیریت و کنترل بازاریابی، منابع انسانی، IT و طراحی گرافیک است. از مهم‌ترین قابلیت‌های این نرمافزار عبارتند از:
- فضای کاری گرافیکال و جذاب،
- قابلیت شخصی‌سازی محیط کار،
- پشتیبانی و ادغام با دراپ باکس و گوگل درایو
- ارسال اعلان از طریق ایمیل،
- امکان ردیابی زمانِ کار بر روی فعالیت‌ها
7- نرمافزار سمین (Samin)
اگر به دنبال یک نرمافزار فارسی در زمینه مدیریت پروژه هستید، نرمافزار سمین می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد. این نرمافزار تحت وب بوده و از قابلیت‌های بی‌شماری برخوردار است. نرمافزار سمین به‌گونه‌ای طراحی شده که از آن می‌توان به دو روش سنتی و چابک برای مدیریت پروژه‌ها استفاده کرد. در کنار نسخه وب این نرمافزار، نسخه نصبی آن نیز موجود و قابل استفاده است. از ویژگی‌های بارز این نرمافزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- قابلیت ادغام و یکپارچه‌سازی با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی
- مدیریت منابع، فرآیندهای کاری، امور مالی، ارتباط با مشتری
- محیط کاربری ساده و کاربرپسند،
- پشتیبانی از مدیریت چند پروژه به‌صورت همزمان،
- پشتیبانی از زبان فارسی و انگلیسی
- سرعت و عملکرد مناسب
8- نرمافزار ابران (Abrun)
نرمافزار ابران، دیگر نرمافزار مدیریت پروژه فارسی‌زبان است که می‌توان از آن برای مدیریت فرآیندهای مختلف کاری در پروژه‌های با اندازه کوچک و متوسط استفاده کرد. این نرمافزار در کنار قابلیت‌هایی که دارد، به لحاظ اقتصادی نیز به‌صرفه بوده و از محیط کاربری بسیار ساده و روانی برخوردار است. برخی از قابلیت‌های این ابزار عبارت است از:
- کنترل و مدیریت پروژه
- مدیریت بازاریابی و فروش
- مدیریت مخاطبان
- مدیریت زمان
- مدیریت فرآیند و گردش کار
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه می‌تواند مزایای فراوانی را برای مدیر پروژه و همکارانش به همراه داشته باشد. درواقع از این نرم‌افزارها می‌توان به‌عنوان یکی از عوامل کلیدی مؤثر در پیشبرد و موفقیت یک پروژه یاد کرد؛ اما شاید این سؤال برای شما هم ایجاد می‌شود که چرا استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه در موفقیت آن پروژه مؤثر است؟
برای پاسخ به این سؤال می‌توان مزایای استفاده از یک نرمافزار مدیریت پروژه را به صورت زیر برشمرد:
- بهبود در فرآیندهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه؛
- افزایش سطح همکاری و ارتباط میان کارکنان پروژه؛
- حذف محدودیت مکانی برای مدیریت و کنترل پروژه؛
- تقسیم عادلانه وظایف بین کارکنان؛
- دسترسی و بارگذاری بهتر اسناد و فایل‌های مرتبط با پروژه؛
- آگاهی ساده‌تر و بهتر اعضاء جدید تیم از روند کار؛
- مدیریت بهتر هزینه؛
- افزایش کارایی؛
- حذف محدودیت‌های زمانی برای آگاهی از روند پیشروی پروژه.
از کدام نرمافزار مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
همانطور که توضیح دادیم، نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت و کنترل یک پروژه وجود دارند. شاید برای شما هم این سؤال ایجاد شود که کدام یک از این ابزارها برای مدیریت پروژه بهتر است؟
نمی‌توان پاسخ دقیقی برای این سؤال مطرح کرد؛ چراکه این ابزارها از قابلیت‌های مختلفی برخوردارند و با توجه به این ویژگی‌ها در پروژه‌های متفاوت مورد استفاده قرار میگیرند؛ بنابراین لازم است پیش از انتخاب یک نرمافزار برای مدیریت پروژه، برخی شرایط و نکات را مد نظر قرار دهید تا بهترین و کاراترین ابزار متناسب با کار خود را انتخاب و از استفاده از آن لذت ببرید.
مشخص کردن هدف و نیازهای پروژه، بررسی نظرات کاربران درباره نرم‌افزارهای مختلف، بررسی امکانات و قابلیت‌های هر نرمافزار، ارزیابی محیط کاربری و میزان راحتی کار با نرمافزار، ایمن بودن یک نرمافزار و هزینه استفاده از آن، از مهم‌ترین نکاتی هستند که می‌بایست پیش از انتخاب یک ابزار مدنظر قرار گیرند.
سخن پایانی
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، موضوعی است که نمی‌توان نسبت به آن بی‌تفاوت بود، زیرا آن‌ها از عوامل مؤثر در پیشبرد، مدیریت و کنترل یک پروژه به شمار می‌روند؛ بنابراین آگاهی و شناخت نسبت به نرم‌افزارهای مختلف موجود در این زمینه، می‌تواند در انتخاب بهترین گزینه بسیار مؤثر باشد. در این مقاله ضمن معرفی 8 تا از بهترین و پرطرفدارترین ابزارهای مدیریت پروژه، برخی از نکات مهم و کلیدی که می‌بایست پیش از انتخاب به آن‌ها توجه شود را نیز مورد بررسی قرار دادیم. توجه به این نکات می‌تواند شما را در انتخاب بهترین نرم افزار کمک کند.
شما از کدام ابزار مدیریت پروژه استفاده کرده‌اید؟ مزایا و قابلیت‌های آن‌ها چه بود؟ می‌توانید پاسخ‌ها، نظرات و پیشنهادت خود را با ما به اشتراک بگذارید. بی‌صبرانه منتظر نظرات و پاسخ‌های شما هستیم.