مدیر تدارکات که به طور معمول آن را با نام مدیر خرید نیز می‌شناسند، یکی از اعضای مهم سازمان‌های صنعتی و بزرگ محسوب می‌شود. وظیفه مدیر خرید و تدارکات بسته به نوع سازمان و بسیاری از موارد دیگر متفاوت است. با این وجود می‌توان یک چارچوب بسیار کامل و جامع را برای وظایف این شخص در نظر گرفت. در ادامه این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه به معرفی این سمت و وظایف او و هر آن چیزی که نیاز است بدانید، می‌پردازیم.
مدیر تدارکات کیست؟
مدیر تدارکات مهم‌ترین عضو هر سازمانی به شمار می‌آید که وظیفه و مسئولیت واحد تدارکات را برعهده دارد. به طور کلی مدیر خرید و تدارکات باید امور مربوط به سفارش، خرید کالا و تجهیزات شرکت را مدیریت کند. شما به عنوان یک مدیر باید اطمینان حاصل کنید که این امور مطابق با سطح نیاز سازمان پیش رفته است. همچنین محدودیت‌های مربوط به بودجه، هزینه و دیگر حساسیت‌های مرتبط با خرید کالا بررسی شده‌اند.
به طور کلی، مدیریت تدارکات فرایندی است که مراحل مختلف مانند شناسایی تأمین‌کنندگان، شناسایی نیازها و بهترین محصولات را در تایم مناسب و قیمت مقرون‌به‌صرفه و کیفیت عالی در بر می‌گیرد. بسته به نیاز و وسعت سازمان، گاهی اوقات مسئول تدارکات بیشتر وقت خود را صرف مدیریت کارکنان و ایجاد ارتباط و هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان می‌کند. این در حالی است که اغلب در سازمان‌های کوچک‌تر تمامی فعالیت‌ها توسط مدیر تدارکات انجام می‌شود.
نکته‌ای که باید به‌خاطر داشته باشید این است که وظیفه مدیر خرید سازمان‌های دولتی با سازمان‌های شخصی و خصوصی تفاوت دارد. پیروی از دستورالعمل‌ها، قوانین و مقررات از جمله این تفاوت‌ها در مسئولیت‌های مدیر خرید سازمان‌های دولتی است. به طور معمول در سازمان‌های دولتی، کارشناس خرید را کارپرداز آن سازمان می‌دانند.
وظیفه مدیر تدارکات چیست؟
وظیفه کلی این مدیر مانند بسیاری از مشاغل دیگر بر اساس سطح نیاز سازمان مشخص می‌شود. برخی از وظایف این مورد عبارت‌اند از:
- اجرای سیاست‌های لازم برای خرید و تأمین نیازمندی‌های شرکت؛
- کنترل فعالیت کارکنان؛
- نظارت دقیق بر فعالیت تأمین‌کنندگان؛
- همکاری با بخش انبار جهت برآورد نیازها و موجودی انبار، پیش از اینکه به طور کامل تمام شود.
- بررسی قیمت مواد اولیه و پرس‌وجو جهت خرید باکیفیت‌ترین و مقرون‌به‌صرفه‌ترین مواد؛
- مدیریت مداوم بازار کار و ایجاد همکاری با تأمین‌کنندگانی که شرایط مناسبی را به سازمان ارائه می‌دهند.
- نظارت و بررسی دقیق فاکتورهای خرید؛
- همکاری با واحد حسابداری جهت پرداخت هزینه‌ها در زمان مناسب؛
- شرکت در رویدادهای مرتبط مانند مزایده و مناقصه‌ها؛
- کنترل هزینه‌ها و صرفه‌جویی بالا در منابع؛
- ارائه پیشنهادهای لازم برای پایین آوردن هزینه‌ها و افزایش میزان بازدهی منابع؛
- تلاش جهت اتوماسیون زنجیره تأمین شرکت؛
- مدیریت ریسک و پیش‌بینی بحران‌های احتمالی مطابق با وضعیت منابع و بازار؛
- تهیه گزارش از منابع خریداری شده و همچنین پول صرف شده و ارائه این گزارش‌ها به مدیران بالارده؛
- بررسی منابع لازم برای واحدهای مختلف شرکت و تأمین این نیازها با هماهنگی قسمت تدارکات.
کدام یک از سازمان‌ها نیازمند مدیر خرید و تدارکات هستند؟
مدیران خرید و تدارکات به طور معمول در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ فعالیت می‌کنند و این سازمان‌ها یک بخش حیاتی از زنجیره تأمین هستند. آن‌ها معمولاً مواد اولیه مورد نیاز را از یک تأمین کننده خوب دریافت می‌کنند و پس از آن فرایندهای مربوط به فعالیت خود را انجام می‌دهند و در آخر آن را به صنایع و یا بازارهای وابسته دیگر می‌فرستند. این مجموعه‌ها برای تأمین مواد اولیه و منابع موردنیاز خود به مدیر تدارکات نیاز دارند. شرکت‌های بازرگانی در واقع دومین گروه از مشاغلی هستند که باید مدیریت تدارکات و خرید را در چارت سازمان خود تعریف کنند.
این مجموعه‌ها به طور کلی در دو حالت مختلف فعالیت می‌کنند؛ یا ابتدا سفارش مشتری را ثبت و پس از آن محصول مدنظر را تأمین می‌کنند و یا اینکه کالاهای موردنظر مشتریان را انبار و بعد از ثبت سفارش برای آن‌ها می‌فرستند. در هر دو حالت، مدیر خرید وظیفه مهمی در رساندن این دسته محصولات به دست مشتریان دارد.
البته ناگفته نماند که برخی از اداره‌های دولتی و سازمان‌ها نیز به این شغل نیاز دارند. البته توجه داشته باشید که این موقعیت شغلی در این نوع سازمان‌ها متفاوت است، به همین خاطر مدیران واحدهای دولتی تعریف به خصوصی از این موقعیت شغلی دارند.
شرایط مدیر تدارکات
مجموعه‌ای از آموزش‌ها، تحصیلات و استعدادها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید به عنوان مدیر تدارکات در سازمان‌ها مشغول به فعالیت شوید. در زیر نیازمندی‌های این کار را به طور کامل مورد بررسی قرار می‌دهیم:
تحصیلات
با توجه به اینکه افراد با میزان سابقه‌های شغلی مختلف پا در این عرصه کاری می‌گذارند، مدرک کارشناسی در رشته‌های مختلف دارند. رشته‌های مناسب می‌توانند شامل مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت مالی، حمل‌ونقل، اقتصاد و تجارت باشند. علاوه بر این مورد، برخی از علاقه‌مندان این شغل مدرک کارشناسی‌ارشد در رشته مدیریت تدارکات را دارند.
آموزش
همان‌طور که می‌دانید مدیریت تدارکات در واقع شغلی مدیریتی است، اکثر استخدام‌کنندگان مایل به جذب نیروهایی هستند که حداقل ۵ سال در زمینه مدیریت تدارکات سابقه داشته باشند. با این وجود افرادی که مایل هستند از آموزش‌های بهتری سود ببرند، می‌توانند در دوره‌های مدیریت تدارکات شرکت کنند. عده‌ای از مؤسسات آموزشی این دوره‌ها را به‌صورت حضوری و برخی دیگر نیز از راه دور ارائه می‌دهند.
مهارت‌های مدیر تدارکات
مدیران تدارکات برای صحبت کردن در مورد قیمت‌های مناسب برای سازمان‌های خود به برقراری ارتباط و تعامل با تأمین‌کنندگان نیاز دارند. علاوه بر این مورد، آن‌ها باید با کارکنان بخش تدارکات، کارمندان حسابداری و کارمندان ارشد، همکاری نزدیکی داشته باشند و روند تهیه را نیز توسط طرفین ذی ربط هماهنگ سازند. به همین دلیل، یک مدیر تدارکات خوب باید سطح بالایی از مهارت‌های ارتباطی و بین فردی را داشته باشد. با این وجود، مدیریت تدارکات نیازمند مهارت‌های دیگری نیز است که عبارتند از:
مهارت‌های تجزیه‌وتحلیل
شغل مدیریت تدارکات نیازمند ارزیابی مناسب تأمین‌کنندگان بر اساس عواملی مانند کیفیت، قیمت، خدمات و شرایط تحویل است.
مهارت‌های مالی
مدیر تدارکات باید در هر زمان هزینه‌ها را کنترل کند و هزینه‌های مربوط به بودجه ادارات و خرید را بداند. این متخصصین باید در مدیریت بودجه و همچنین تفسیر صورت‌های مالی استعداد کافی داشته باشند.
مهارت‌های مذاکره
مدیران تدارکات باید بتوانند بهترین قیمت‌ها را از تأمین‌کنندگان بگیرند. برای انجام این کار آن‌ها باید از روند بازار محصولات مورد نظر آگاهی مناسب و کامل داشته باشند.
مهارت‌های رهبری
این متخصصین باید توانایی این را داشته باشند که اعضای تیم را جهت کامل کردن مراحل خرید به شکل مستقیم هدایت کنند.
تحصیلات، بازار کار و فرصت‌های شغلی مدیر خرید و تدارکات
کارشناس و یا مدیر خرید و تدارکات در سمت‌های مختلف از جمله خدماتی، تولیدی، مهندسی و فنی در شرکت‌های خصوصی و دولتی می‌تواند استخدام شود و شروع به فعالیت کند. افراد برای تصدی شغل کارشناس تدارکات و خرید ممکن است مدارک تحصیلی متفاوتی داشته باشند. برخی اوقات نیز لازم است متخصصان مدارک مرتبط در زمینه آن صنعت را ارائه دهند. به عنوان مثال شرکتی که در زمینه برق و الکترونیک فعالیت دارد، از میان فارغ‌التحصیلان رشته برق، فردی مناسب را به عنوان کارشناسان یا مدیر خرید و تدارکات انتخاب و استخدام می‌کند.
فارغ‌التحصیلان رشته مدیریت به‌خصوص گرایش‌های مالی، بازرگانی و صنعتی و علاوه بر آن مهندسی صنایع به‌صورت کاملاً تخصصی در زمینه خرید و تدارکات آموزش دیده‌اند و مدیران منابع انسانی سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز از میان آن‌ها یک فرد با استعداد را برای مدیریت بخش خرید و تدارکات استخدام می‌کنند. البته توجه داشته باشید که مانند بسیاری از مشاغل، داشتن تجربه و دانش کافی به خصوص برای بخش مدیر خرید و تدارکات از عوامل اصلی در استخدام و موفقیت در این شغل است.
دانش مورد نیاز کارشناس خرید و تدارکات
شاید از خود بپرسید که یک مدیر تدارکات باید چه مهارت‌ها و تخصصاتی داشته باشد تا بتواند در کار خود موفق شود. موارد زیر برخی از دانش مورد نیاز این سمت است:
- مهارت بالا در انجام مذاکرات با تأمین‌کنندگان و برخورداری از توانایی لازم برای چانه‌زنی در توافق روی کیفیت و قیمت قراردادهای مختلف با تأمین‌کنندگان
- مهارت ارتباطی مناسب جهت همکاری با واحدهای مختلف سازمان و برقراری ارتباط عالی با تأمین کنندگان
- توجه و دقت به جزئیات جهت بررسی موارد مؤثر و مهم قراردادها و بازار کار
- داشتن توانایی مناسب برای محاسبات و سروکله زدن با اعداد و ارقام
- توانایی کار تیمی و مهارت‌های رهبری جهت همکاری با واحدهای مختلف شرکت و مدیریت کارکنان بخش تدارکات و خرید
- توانایی مناسب در قضاوت و تحلیل جهت بررسی روند بازار و شرایط، انواع تأمین‌کنندگان و قیمت‌های مناسب جهت انجام بهترین انتخاب
- داشتن نظم در کار برای بررسی دقیق انبار و همچنین تأمین موجودی هنگام نیاز
سخن آخر
مدیریت تدارکات یا مدیر خرید یکی از اصلی‌ترین موقعیت‌های شغلی در سازمان‌هایی است که نیازمند خرید مواد اولیه هستند و باید منابع مورد نیاز خود را از بازارهای مختلف خریداری کنند. این دسته از افراد باید بتوانند با افرادی که در بازار فعالیت دارند و به اصطلاح بازاری هستند، به روش مناسب صحبت کنند. البته آن‌ها باید با مدیران نیز به زبان مدیریتی به گفتگو بپردازند. برخی از مواقع برقراری ارتباط میان این دو قشر به یک کار دشوار و یا چالش‌برانگیز تبدیل می‌شود. به طور کلی، مدیر تدارکات نقش بسیار مهمی را در سازمان‌ها و شرکت‌ها بر عهده دارد؛ از این رو باید فردی منظم، با استعداد، تحصیل کرده، خوش‌برخورد و وظیفه‌شناس باشد.