مدیر تدارکات که به طور معمول آن را با نام مدیر خرید نیز می‌شناسند، یکی از اعضای مهم سازمان‌های صنعتی و بزرگ محسوب می‌شود. وظیفه مدیر خرید و تدارکات بسته به نوع سازمان و بسیاری از موارد دیگر متفاوت است. با این وجود میتوان یک چارچوب بسیار کامل و جامع را برای وظایف این شخص در نظر گرفت.
در این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه به معرفی این سمت و وظایف او و هر آن چیزی که نیاز است درباره مدیر تدارکات بدانید، می‌پردازیم.
همراهان عزیز، اگر در خصوص این مطلب سوالی داشتید، حتما برایمان کامنت بگذارید یا در بخش پرسش و پاسخ مطرح کنید تا بلافاصله به شما عزیزان پاسخ دهیم!
مدیر تدارکات کیست؟
مدیر تدارکات مهم‌ترین عضو هر سازمانی به شمار می‌آید که وظیفه و مسئولیت واحد تدارکات را برعهده دارد. به طور کلی مدیر خرید و تدارکات باید امور مربوط به سفارش، خرید کالا و تجهیزات شرکت را مدیریت کند.
شما به عنوان یک مدیر باید اطمینان حاصل کنید که این امور مطابق با سطح نیاز سازمان پیش رفته است. همچنین محدودیت‌های مربوط به بودجه، هزینه و دیگر حساسیت‌های مرتبط با خرید کالا بررسی شده‌اند.
به طور کلی، مدیریت تدارکات فرایندی است که مراحل مختلف مانند شناسایی تأمین‌کنندگان، شناسایی نیازها و بهترین محصولات را در تایم مناسب و قیمت مقرون‌به‌صرفه و کیفیت عالی در بر می‌گیرد. بسته به نیاز و وسعت سازمان، گاهی اوقات مسئول تدارکات بیشتر وقت خود را صرف مدیریت کارکنان و ایجاد ارتباط و هماهنگی با بخشهای مختلف سازمان میکند. این در حالی است که اغلب در سازمان‌های کوچک‌تر تمامی فعالیت‌ها توسط مدیر تدارکات انجام می‌شود.
وظیفه مدیر تدارکات چیست؟
وظیفه کلی این مدیر مانند بسیاری از مشاغل دیگر بر اساس سطح نیاز سازمان مشخص می‌شود. برخی از وظایف این مورد عبارت‌اند از:
- اجرای سیاست‌های لازم برای خرید و تأمین نیازمندی‌های شرکت
- کنترل فعالیت کارکنان
- نظارت دقیق بر فعالیت تأمین‌کنندگان
- همکاری با بخش انبار جهت برآورد نیازها و موجودی انبار، پیش از اینکه به طور کامل تمام شود.
- بررسی قیمت مواد اولیه و پرس‌وجو جهت خرید باکیفیت‌ترین و مقرون‌به‌صرفه‌ترین مواد
- مدیریت مداوم بازار کار و ایجاد همکاری با تأمین‌کنندگانی که شرایط مناسبی را به سازمان ارائه می‌دهند.
- نظارت و بررسی دقیق فاکتورهای خرید
- همکاری با واحد حسابداری جهت پرداخت هزینهها در زمان مناسب
- شرکت در رویدادهای مرتبط مانند مزایده و مناقصه‌ها
- کنترل هزینهها و صرفه‌جویی بالا در منابع
- ارائه پیشنهادهای لازم برای پایین آوردن هزینهها و افزایش میزان بازدهی منابع
- تلاش جهت اتوماسیون زنجیره تأمین شرکت
- مدیریت ریسک و پیش‌بینی بحران‌های احتمالی مطابق با وضعیت منابع و بازار
- تهیه گزارش از منابع خریداری شده و همچنین پول صرف شده و ارائه این گزارش‌ها به مدیران بالارده
- بررسی منابع لازم برای واحدهای مختلف شرکت و تأمین این نیازها با هماهنگی قسمت تدارکات.
کدام یک از سازمان‌ها نیازمند مدیر خرید و تدارکات هستند؟
مدیران خرید و تدارکات به طور معمول در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ فعالیت می‌کنند و این سازمان‌ها یک بخش حیاتی از زنجیره تأمین هستند. آن‌ها معمولا مواد اولیه مورد نیاز را از یک تأمین کننده خوب دریافت می‌کنند و پس از آن فرایندهای مربوط به فعالیت خود را انجام می‌دهند و در آخر آن را به صنایع و یا بازارهای وابسته دیگر می‌فرستند.
این مجموعه‌ها برای تأمین مواد اولیه و منابع موردنیاز خود به مدیر تدارکات نیاز دارند. شرکت‌های بازرگانی در واقع دومین گروه از مشاغلی هستند که باید مدیریت تدارکات و خرید را در چارت سازمان خود تعریف کنند.
شرایط مدیر تدارکات
مجموعه‌ای از آموزش‌ها، تحصیلات و استعدادها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید به عنوان مدیر تدارکات در سازمان‌ها مشغول به فعالیت شوید. در زیر نیازمندی‌های این کار را به طور کامل مورد بررسی قرار می‌دهیم:
تحصیلات
با توجه به اینکه افراد با میزان سابقه‌های شغلی مختلف پا در این عرصه کاری می‌گذارند، مدرک کارشناسی در رشته‌های مختلف دارند. رشته‌های مناسب می‌توانند شامل مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت مالی، حمل‌ونقل، اقتصاد و تجارت باشند. علاوه بر این مورد، برخی از علاقه‌مندان این شغل مدرک کارشناسی‌ارشد در رشته مدیریت تدارکات را دارند.
آموزش
همان‌طور که می‌دانید مدیریت تدارکات در واقع شغلی مدیریتی است، اکثر استخدام‌کنندگان مایل به جذب نیروهایی هستند که حداقل ۵ سال در زمینه مدیریت تدارکات سابقه داشته باشند. با این وجود افرادی که مایل هستند از آموزش‌های بهتری سود ببرند، می‌توانند در دوره‌های مدیریت تدارکات شرکت کنند.
عده‌ای از مؤسسات آموزشی این دوره‌ها را به‌صورت حضوری و برخی دیگر نیز از راه دور ارائه می‌دهند.
مهارتهای مورد نیاز برای یک مدیر تدارکات
مدیران تدارکات برای صحبت کردن در مورد قیمت‌های مناسب برای سازمان‌های خود به برقراری ارتباط و تعامل با تأمین‌کنندگان نیاز دارند. علاوه بر این مورد، آن‌ها باید با کارکنان بخش تدارکات، کارمندان حسابداری و کارمندان ارشد، همکاری نزدیکی داشته باشند و روند تهیه را نیز توسط طرفین ذی ربط هماهنگ سازند.
به همین دلیل، یک مدیر تدارکات خوب باید سطح بالایی از مهارتهای ارتباطی و بین فردی را داشته باشد. با این وجود، مدیریت تدارکات نیازمند مهارتهای دیگری نیز است که عبارتند از:
1. مهارتهای تجزیه‌وتحلیل
شغل مدیریت تدارکات نیازمند ارزیابی مناسب تأمین‌کنندگان بر اساس عواملی مانند کیفیت، قیمت، خدمات و شرایط تحویل است.
2. مهارتهای مالی
مدیر تدارکات باید در هر زمان هزینهها را کنترل کند و هزینه‌های مربوط به بودجه ادارات و خرید را بداند. این متخصصین باید در مدیریت بودجه و همچنین تفسیر صورت‌های مالی استعداد کافی داشته باشند.
3. مهارتهای مذاکره
مدیران تدارکات باید بتوانند بهترین قیمت‌ها را از تأمین‌کنندگان بگیرند. برای انجام این کار آن‌ها باید از روند بازار محصولات مورد نظر آگاهی مناسب و کامل داشته باشند.
4. مهارتهای رهبری
این متخصصین باید توانایی این را داشته باشند که اعضای تیم را جهت کامل کردن مراحل خرید به شکل مستقیم هدایت کنند.
بازار کار و فرصت‌های شغلی
کارشناس و یا مدیر خرید و تدارکات در سمت‌های مختلف از جمله خدماتی، تولیدی، مهندسی و فنی در شرکت‌های خصوصی و دولتی می‌تواند استخدام شود و شروع به فعالیت کند. افراد برای تصدی شغل کارشناس تدارکات و خرید ممکن است مدارک تحصیلی متفاوتی داشته باشند.
فارغ‌التحصیلان رشته مدیریت به‌خصوص گرایش‌های مالی، بازرگانی و صنعتی و علاوه بر آن مهندسی صنایع به‌صورت کاملا تخصصی در زمینه خرید و تدارکات آموزش دیده‌اند و مدیران منابع انسانی سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز از میان آن‌ها یک فرد با استعداد را برای مدیریت بخش خرید و تدارکات استخدام می‌کنند.
برای استخدام مدیر تدارکات از چه کسی مشاوره بگیریم؟
مدیریت تدارکات یا مدیر خرید یکی از اصلی‌ترین موقعیت‌های شغلی در سازمان‌هایی است که نیازمند خرید مواد اولیه هستند و باید منابع مورد نیاز خود را از بازارهای مختلف خریداری کنند. به طور کلی، مدیر تدارکات نقش بسیار مهمی را در سازمان‌ها و شرکت‌ها بر عهده دارد؛ از این رو باید فردی منظم، با استعداد، تحصیل کرده، خوش‌برخورد و وظیفه‌شناس باشد.
در صورتی که برای استخدام فردی لایق در این سمت شغلی و به طور کلی، تیم سازی کسب و کار خود نیاز به کمک دارید، می‌توانید از خدمات مشاوره مدیریت منابع انسانی آکادمی پاکراه بهره ببرید. کارشناسان ما به خوبی شما را در این زمینه راهنمایی خواهند کرد.
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه به‌صورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنمایی‌تان کنند.
مشاوره آنلاین