سیستم سازی کسب و کار از مشاوره تا اجرا

فرض کنید که کسب و کاری دارید و قصد اعطای نمایندگی به سراسر ایران را دارید. شخصی برای دریافت نمایندگی وارد محل کار شما میشود و شما درباره موارد زیر با او صحبت میکنید:

• معرفی بخش های مختلف کسب و کار و ارتباط هر بخش با یکدیگر
• از سیستم سازی کسب و کار و نحوه حل مشکلات توسط سیستم
• نموداری از نتایج قبل از نوآوری و بعد از آن
• شرایطی از همانگ سازی و سازماندهی
• وظایف هر کارمند
• و …

حالا خودتان را جای شخصی بگذارید که قصد اخذ نمایندگی را دارد و حالا شرایط را شما تعیین میکنید. اینجا است که سیستم سازی کسب و کار از راه اندازی، اجرا، توسعه، اعطای نمایندگی تا حتی واگذاری کسب و کار ارزشمند میشود.

در ادامه 5 سیستم استراتژی را با همدیگه مرور خواهیم کرد.

سیستم استراتژی سازمانی

هر کسب و کاری نیاز به یک چارت سازمانی دارد. تمامی افراد علاقه به نظم دارند ولی وقتی برای آن ها در جایگاه کارمند چارت سازمانی تعریف میکنید، با رضایتمندی آن ها مواجه نخواهید شد.

سازماندهی حول محور شخصیت ها

اکثر کسب و کارها به جای اینکه بر اساس سیستم اقدام با ساماندهی کنند، حول محور منابع انسانی این کار را انجام میدهند. و آنها معتقدند که افرادی که استخدام کرده اند از تخصص بالایی برخوردارند و خودشان میدانند که چگونه باید در برابر مشکلات برخورد کنند. از این رو وظایف کارکنان به درستی تعیین نمیشود.

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که یک نیروی انسانی متخصص و فراتر از کسب و کار خودتان استخدام کرده و حتی جرأت آموزش یا شرح وظایف را به او ندارید و معمولا همه چیز را به خودش میسپارید که یک اشتباه بزرگ است.

سازماندهی کسب و کار

در این بخش شما باید برای هر موقعیت شغلی و حتی خودتان یک برچسب با عنوان سِمَتِ شغلی انتخاب نمایید. کسب و کار شما به چه منابع انسانی نیاز دارد؟

• مدیر یا معاون یا کارمند در بخش های: مالی، بازاریابی، فروش، عملیاتی یا …

حالا بیاید قوانین کسب و کار خود را در وصف هر موقعیت شغلی به عنوان یک قرارداد آماده نمایید تا هر نیروی انسانی مطابق با قرارداد به وظایف خود آگاه باشد. اگر به صورت شراکتی کسب و کار خود را اداره میکنید و یا قصد راه اندازی آن را دارید، علاوه بر اینکه موظف هستید تا سمت های شغلی خودتان را مشخص کنید باید به فکر استخدام برای منابع انسانی باشید تا متناسب با چارت سازمانی خود کار را جلو ببرید. اما برای استخدام یکی نفر نیاز است تا مسئولیت آن را بر عهده بگیرد، برای همین مسئولیت هم تفکیک وظایف را انجام دهید.

جایگزین کردن یک سیستم به جای خود

در ابتدای راه برای راه اندازی کسب و کار، طبیعتاً بهتر است وظایف بخش های مختلف را بر دوش خود داشته باشید و زمان بیشتری را در بخش عملیاتی بگذرانید. اما همیشه باید به فکر توسعه کسب و کار خود باشید و متناسب با رشد کسب و کار به فکر ارتقای خود و جایگزینی نیروی انسانی در بخش عملیاتی یا سایر بخش ها باشید تا زمان بیشتری را صرف مدیریت کسب و کار خود کنید.

زمانیکه از جایگاه پایین به بالا رُشد میکنید، مدل های کسب و کار خودتان را شروع به نوشتن کنید. به طور مثال اگه در بخش فروش و تعامل با مشتری هستید، سه گانه نوآوری، کمی و هماهنگ سازی فراموش نشود و متناسب با اطلاعات آماری شروع به الگوسازی کنید و همراه با رُشد کسب و کار به مراحل بالاترِ موقعیت شغلی وارد شوید و همین مسیر را تا قُله سِمت در چارت سازمانی خود ادامه دهید.

منِ ایمان پاکراه معتقدم که از پاکاری باید به کارفرمایی برسید. بنابراین زمانی که از لایه های زیرین چارت سازمانی حضور داشتید، با مشکلات و چالش هایی آشنا می شوید که هم می توانید آنها را نظام مند کنید و هم الگویی برای سازماندهی کسب و کار خود و وظایف کارکنان ایجاد کنید.

“اگر انتظار دارید کارمندتان آنطور که دوست دارید رفتار کند، ابتدا باید کاری را که قرار است انجام دهند، انجام داده باشید (خودتان یا سرپرست مرتبط) تا بتوانید با آن کار کاملاً آشنا شوید و بتوانید یک دفترچه راهنما برای آن ایجاد کنید و بعد با سپردن آن دفترچه  به کارمندان، آنها هم بتوانند مانند تو عمل کنند.”

اما یک موضوع را فراموش نکنید که فقط شخصیت متخصص بودن شما نباید فعال باشد و در راستای توسعه شغلی و موقعیت شما باید شخصیت کارآفرینی و مدیر در شما روشن شود و سه شخصیت را به تعادل برسانید.

وقتی چارت سازمانی کار خود را ترسیم می‌کنید در واقع به خود کارمندان و تمام جهان اعلام می‌کنید که برای هدفتان ارزش قائلید.  حالا در ادامه به بحث توسعه مدیریتی و سپس توسعه انسانی می‌پردازیم چون برای آنکه مدل اولیه‌ات کار آمد باشد باید مدیریت افراد و سیستم‌ها با یکدیگر هماهنگ کار کنند.

سیستم استراتژی مدیریتی

سیستم مدیریتی، سیستمی است که برای بهبود عرضه مدل اولیه شما به بازار طراحی میشود تا بتواند یک نتیجه بازاریابی موفق را ارائه کند و هر چه قدر این سیستم بیشتر به صورت خودکار عمل کند، مدل اولیه شما موثر تر واقع میشود.

تنها استخدام یک مدیر با تحصیلات عالی و دستمزدهای نجومی به کسب و کار شما نمیتواند کمک کند. شما به عنوان مدیر کسب و کار خودتان باید سیستمی طراحی کنید که به نیازهای مشتری در بخش های مختلف پاسخ دهد.

اگر سیستم سازی کسب و کار شما با استراتژی مدیریتی همراه باشد این کار امکان پذیر است. اما چگونه؟

اجازه دهید تا در مورد استراتژی مدیریتی کمی بیشتر بنویسم. استراتژی مدیریت به این معنا نیست که کارهای مدیریتی انجا دهید. شما باید آن مدل از کسب و کار خودتان را که طراحی و سیستمی کرده اید در بهترین حالت اجرا کنید تا سیستم به صورت اتومات فرایند اجرای کار شما را به معرض نمایش بگذارد.

به افرادی نیاز دارید که علاقه مند به یادگیری استانداردهای شما باشند و همانند خودتان نسبت به آن استانداردها متعهد باشند.

روایت یک داستان برای درک بهتر سیستم سازی در بخش مدیریتی

فرض کنید که یک رستوران دارید، و هدف شما جذب و نگهداشت مشتری است تا خود مشتری هم برای شما بازاریابی را انجام دهد و رستوران شما را به دوستان خودش معرفی کند.

برای شما مهم است که مشتری را در بَدو ورود راضی نگهدارید تا مجدد به رستوران شما بیاید و این کار را تکرار کند تا سود بیشتری کسب کنید.

بیاید با همدیگه محیط یک رستوران جذاب را تصور کنیم.

زمانی که مسافر یکی از شهرهای شمال ایران بودم، برای صرف نهار به همراه همسرم به یک رستوران رفتیم و با یک محیط مینیمال، ظاهری زیبا در وصف همان منطقه و طراحی با رنگ هایی که هارمونی داشتند آشنا شدم.

محیط بیرون رستوران با چمن مصنوعی، گل های طبیعی و خوش عطر و دکوری مینیمال با چوب های مصنوعی طراحی شده بود. زمانیکه خواستم وارد رستوران بشم، درب توسط یک آقای مهربان با لبخندی دلنشین و خوش آمدگویی مهربانانه با لحجه زیبای گیلانی برام باز شد. لباس های مهمانداران با دکور داخل رستوران برگرفته از ترکیب رنگ های نود و جذاب بود که با ترکیب رنگ های سبز یک حس بسیار خوبی به منِ مشتری القا کرد. شخص دیگری به سمتم آمد و سوالاتی به مانند: چند نفر هستید و آیا تا به حال به رستوران ما تشریف آوردید از من پرسیده شد و در نهایت ما را به سمت میزی دو نفره هدایت کرد.

میزی که در آنجا نشسته بودیم با یک حس خوب از حال و هوای شمال طراحی شده بود و همینطور با چشم اندازی با یک نمایش از محیط بیرون برای ما دلچسب تر شده بود.

قبل از اینکه بخواهیم سفارش خودمونو ثبت کنیم یک مهماندار با ظرفی از نوشیدنی های مختلف با عنوان خوش آمد گویی به سمت ما آمد و طعم های مختلف رو برای ما توضیح داد تا به نسبت سلیقه خودمون، انتخاب کنیم.

دقیقا بعد از اینکه نوشیدنی ها تمام شد، شخص دیگری به سمت ما آمد و چند سوال پرسید تا با ذائقه ما بیشتر آشنا شود و سپس به نسبت سلیقه ما منو رو توضیح داد و سفارش ما رو ثبت کرد.

زمانبندی برای سِروِ پیش غذا تا سِروِ غذای اصلی و سپس دِسِر به قدری به درستی انجام شده بود، که با اینکه مهمانداران در نزدیکی بودند و دکمه ای برای پاسخ به درخواست ما بر روی میز بود، به هیچ عنوان از آن استفاده نکردیم.

حالا متوجه شدیم که استراتژی مدیریتی یعنی چی. اجرای فرایند همه چیز تمام آن رستوران را استراتژی مدیریتی میگویند که توسط یک سیستم اجرا میشد.

زمانیکه نیروهای انسانی بیشتر میشوند، مگر شما میتوانید عملکرد تک به تک نیروها را بررسی کنید؟ طبیعتا خیر.

در سیستم سازی کسب و کار با استراتژی مدیریتی، باید برای جمعی از نیروها یک سرپرست تعیین کنید تا همان شخص گزارش عملکردی را به مدیر بالا دست خود ارائه دهد و مسئولیت اجرای کار نیروهای انسانی در آن بخش بر عهده سرپرست باشد و شما با نظارت در بخش های مختلف اگر شاهد خطایی بودید، مستقیما با سرپرست برخورد خواهید کرد.

چیدمان لایه های مدیریتی در سیستم سازی کسب و کار از اهمیت بالایی برخوردار است و باید با نظارت شمای صاحب کسب و کار انجام شود تا با بهترین شکل به نیاز مشتری پاسخ دهید.

سیستم استراتژی کارمندان

بسیاری از کسب و کارهای کوچک درگیر این مشکل هستند که چیکار کنند تا کارمندانشان همان چیزی که آنها می‌خواهند را انجام دهند.  من معتقد هستم که  زمان استخدام نیروی انسانی، نقطه عطف توسعه کسب و کار شماست.

در آن زمان باید از ابعاد روانشناسی شخصیت فردی آن شخص را آنالیز نمایید.  از تست‌های روانشناسی متناسب با موقعیت شغلی که قرار است آن فرد استخدام شود غافل نشوید.  وظایف او را به درستی شرح دهید و مسئولیت پذیری او را بسنجید.  دلیل ترک کار در شغل قبلی را از او جویا شوید و تنها بسنده به حرف‌های او نکنید.  بررسی این موضوع تنها با یک تماس تلفنی با مدیر یا مسئولی در کسب و کار قبلی که او در آنجا مشغول بوده است امکان‌پذیر می‌باشد.

تنها به رزومه او اعتماد نکنید و دانش تخصصی آن را نسبت به موقعیت شغلی که قرار است استخدام شود بسنجید.

موضوع مهمتر اینکه بسنجید و بپرسید که آیا او اهل مطالعه یا پیشرفت برای دانش شخصی خود هست یا خیر؟

بسیار مهم است که حسی را که در روز اول و زمان مصاحبه به طرف مقابل القا می‌کنید حس واقعگرایانه باشد و به مانند یک شوی تلویزیونی رفتار نکنید. تمامی این موارد به شما کمک می‌کند که نیروهای انسانی کارآمد، مسئول و منضبطی را استخدام نمایید.  اما همه چی نیست.

ما معمولا بیش از نیمی از زمانی که در طول روز بیدار هستیم را در محیط کاری می‌گذرانیم،  بنابراین بسیار مهم است که محیط کاری ما  استانداردهای لازم را داشته باشد

به نظر من، مدیر یک کسب و کار به همان اندازه که پدر یک خانواده مسئولیت برقراری امنیت و آرامش را در خانه خود بر عهده دارد، عهده‌دار است.

به او گوشزد کنید که قرار است با آموزش‌های شما و سیستمی که در کسب و کار تعریف شده است وظایف خود را در آن بخش از سیستم به نحو احسن انجام دهد.  در زمان مصاحبه از دیدگاه‌ و نقطه نظرهای خود به او بگویید تا متوجه شود مدیر او از چه روحیاتی برخوردار است و چه خواسته‌هایی دارد.  به او یادآور شوید که همیشه حق با مشتری نیست اما از نگاه شما چه حق با او باشد چه نباشد ما وظیفه داریم که حق را به او دهیم.  به او گوشزد کنید: کسی که در اینجا کار می‌کند باید کاری که به او محول شده است را به بهترین حالت ممکن انجام دهد اگر در ابتدا  نمی‌تواند خیلی خوب آن را انجام دهد بایستی تمام تلاشش را بکند تا بر این مسئله فائق آید و اگر نخواهد تلاش کند، جایی در این کسب و کار ندارد.

روشی که از طریق آن ایده خود را به کارمندان منتقل میکنید، استراتژی کارمندان نامیده میشود. در سیستم سازی کسب و کار داشتن یک استراتژی برای جذب، آموزش و نگهداشت کارمندان تاثیرگذار است.

سیستم استراتژی بازاریابی