جلسات کاری یا جلسات اداری که به‌صورت درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی برگزار می‌شوند، از ملزومات یک سازمان، شرکت و کسب‌وکار به شمار می‌روند. با توجه به اهمیت جلسات کاری، برگزاری آن‌ها باید به‌صورت پیوسته و منظم انجام شود. در گذشته، تمامی جلسات کاری حضوری و در محیط سازمان برگزار می‌شد، اما در طی چند سال اخیر، به ویژه پس از همه‌گیری بیماری کرونا، جلسات آنلاین یا غیرحضوری رایج شده‌اند. شیوع کرونا از یک سو و رشد و توسعه تکنولوژی از سوی دیگر برگزاری جلسات آنلاین را بیش از پیش افزایش داده‌اند. اما بهترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین کدام‌اند و چه ویژگی‌هایی دارند؟
برای برگزاری جلسات کاری آنلاین باید از نرمافزارهای مخصوص استفاده کرد. همزمان با افزایش تعداد جلسات آنلاین، نرمافزارهای مختلفی نیز برای استفاده کاربران عرضه شده‌اند که هر یک از آن‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند.
اگر به دنبال یک نرم‌افزار عالی برای برگزاری جلسات آنلاین هستید، تا پایان این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه همراه ما باشید.
جلسه آنلاین چیست و چرا اهمیت دارد؟
همان‌طور که از نام آن نیز مشخص است، به جلساتی که به‌صورت غیرحضوری و در بستر یک شبکه اجتماعی یا پلتفرم اینترنتی برگزار می‌شوند، جلسه آنلاین گفته می‌شود.
برگزاری جلسات به صورت آنلاین در چند سال گذشته به ویژه از بعد شیوع بیماری کرونا با افزایش چشمگیری روبه‌رو بوده‌اند. افزایش تعداد جلسات آنلاین تنها به دلیل شیوع این بیماری نبوده و مهم‌ترین عامل آن افزایش سطح فناوری بوده است. البته نباید از نقش بیماری به‌عنوان عاملی که باعث شناسایی چنین فرصتی شده است، چشم‌پوشی کرد.
برگزاری جلسات به صورت آنلاین، از مزایای فراوانی برخوردار بوده که از جمله آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش هزینه‌ها
- رفع محدودیت مکانی برای شرکت در جلسات
- به اشتراک‌گذاری فایل‌های جلسه
- امکان ضبط جلسات
- صرفه‌جویی در زمان
اگرچه برگزاری آنلاین جلسات از مزایای زیادی برخوردار است، اما نمی‌تواند روابط انسانی را مانند جلسات حضوری گرم و صمیمی نگه دارد. با این حال، جلسات آنلاین با توجه به مزایایی که دارند از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و سازمان‌های زیادی به سمت برگزاری جلسات در بستر شبکه‌های اجتماعی و آنلاین حرکت کرده‌اند.
با توجه به اینکه ابزارهای مورد استفاده برای جلسات آنلاین، نقش بسیار مهمی در کیفیت و موثر بودن این جلسات دارند، باید در انتخاب آن‌ها دقت کافی را به کار برد. در ادامه به بررسی 10 تا از بهترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین خواهیم پرداخت.
10 نرم‌افزار محبوب و پرطرفدار برای برگزاری جلسات آنلاین
نرمافزارهای محبوب فراوانی برای برگزاری جلسات آنلاین در بازار وجود دارند که هر یک دارای ویژگی‌های خاص خود هستند. از مهم‌ترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین می‌توان موارد زیر را نام برد:
1. گوگل میت (Google Meet)
گوگل میت یکی از پرطرفدارترین نرم‌افزارها در برگزاری جلسات آنلاین به شمار می‌رود. این نرم‌افزار که توسط شرکت گوگل عرضه شده است، به دلیل قابلیت‌هایی که دارد توجه زیادی را به سمت خود جذب کرده است. برای برگزاری جلسات در محیط گوگل میت، باید یک جلسه جدید ایجاد کرده و لینک آن را برای افراد دیگر ارسال کنید. این نرم‌افزار از قابلیت‌ها و مزایای زیر برخوردار است:
- برگزاری رایگان جلسات (برای برگزای جلسات با تعداد کاربر بیشتر از 100 نفر، باید اشتراک خرید.)
- پشتیبانی از برگزاری جلسات آنلاین با 1000 نفر کاربر
- امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف و صفحه مانیتور
- دسترسی راحت از طریق لپ‌تاپ، کامپیوتر، تبلت و تلفن همراه
- امکان ارسال پیام متنی در زمان جلسه
- امنیت زیاد
- برخورداری از امکانت کنترلی برای مدیریت و کنترل جلسه
- پشتیبانی از قابلیت صفحه پیش‌نمایش برای انجام تنظیمات لازم پیش از شروع جلسه
- پشتیبانی از قابلیت شخصی‌سازی محیط نرم‌افزار در زمان جلسه
- امکان استفاده از لینک جلسات در زمان دلخواه (یعنی با ایجاد یک جلسه و نگهداری آن لینک، می‌توانید به صورت نامحدود از آن استفاده کنید).
2. اسکایپ (Skype)
نرم‌افزار اسکایپ، دیگر نرم‌افزار یا پلتفرم اینترنتی است که امکان برگزاری رایگان جلسات در آن وجود دارد که به دلیل قابلیت‌هایی که دارد توانسته در لیست بهترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین قرار گیرد. این نرم‌افزار که جزء قدیمی‌ترین نرمافزارهای کاربردی در این زمینه به شمار می‌رود، از حدود 20 سال پیش توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. برای استفاده از این نرم‌افزار نیز باید یک جلسه ایجاد کرده و لینک آن را برای سایر کاربران ارسال کنید. از جمله قابلیت‌های نرم‌افزار اسکایپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان برگزاری جلسات رایگان تا 50 کاربر
- پشتیبانی از تماس صوتی، تصویری و متنی
- قابل استفاده بر روی دستگاه‌های مختلف
- امکان ضبط تماس
- پشتیبانی از قابلیت به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش و فایل‌ها
- امکان ارسال پیام در حین تماس
3. زوم (Zoom)
زوم، دیگر پلتفرم محبوب برای برگزاری جلسات آنلاین به شمار می‌رود. این نرم‌افزار کاملا رایگان نبوده و نسخه رایگان آن با محدودیت‌هایی روبه‌رو است. در نسخه رایگان این برنامه شما تنها قادر به برگزاری جلسات 100 نفره در مدت‌زمان 40 دقیقه هستید. بااین‌حال، امکان ضبط جلسات، به‌اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف، قابلیت ارسال پیام در زمان برگزاری جلسه و به‌اشتراک‌گذاری صفحه نمایشگر از مزایای نسخه رایگان این پلتفرم به شمار می‌روند.
4. اسکای روم (Skyroom)
اگر به دنبال یک نرم‌افزار ایرانی برای برگزاری جلسات آنلاین خود هستید، بدون شک اسکای روم یک گزینه ایده‌آل برای شما خواهد بود. این پلتفرم که توسط شرکت مهبانگ فناوری‌های پارس ارائه شده، تا به امروز از 200 هزار رویداد و جلسه زنده میزبانی کرده است. از این پلتفرم علاوه بر جلسات کاری، می‌توان برای آموزش آنلاین نیز استفاده کرد. این بستر رایگان نبوده و برای استفاده از آن در برگزاری جلسات آنلاین، باید در سایت این برنامه عضو شده و حق اشتراک خریداری کنید.
برخی از مهم‌ترین قابلیت‌های اسکای روم عبارت‌اند از:
- محیط کاربری فارسی
- پشتیبانی از نوشتن با قلم نوری
- امکان ارسال پیام و پین کردن آن‌ها
- امکان ضبط جلسات و به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش
- پشتیبانی از تماس‌های صوتی و تصویری
- امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف
5. الوکام
الوکام از بهترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین داخلی است. در سازمان‌های مختلف از این پلتفرم به‌واسطه قابلیت‌های بی‌شماری که دارد، برای برگزاری جلسات آنلاین و کاری استفاده می‌شود. از جمله قابلیت‌های الوکام می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان ضبط جلسات
- امکان برگزاری نظرسنجی و آزمون‌های چندگزینه‌ای
- ایجاد واتر مارک در محتواهای کلاس برای جلوگیری از بازنشر غیرقانونی و بدون اجازه آن‌ها
- پشتیبانی همزمان از 4000 کاربر در یک جلسه آنلاین
- امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف
- پشتیبانی از قابلیت تبدیل گفتار به متن برای استفاده افراد ناشنوا
- ارائه وایت‌برد به شخص ارائه دهنده برای نوشتن
- امنیت زیاد
- مقرون‌به‌صرفه بودن
- محیط کاری جذاب و آسان
6. مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)
اگر علاقه‌مند به استفاده از برنامه‌های شرکت مایکروسافت برای برگزاری جلسات آنلاین خود هستید، مایکروسافت تیمز یک گزینه بسیار مناسب برای شما خواهد بود. اگرچه این برنامه در دو نسخه رایگان و پولی در دسترس است؛ اما نسخه رایگان آن نیز بسیار کاربردی بوده و از بسیاری از امکانات مورد نیاز برای برگزاری یک جلسه آنلاین پشتیبانی می‌کند. قابلیت‌های این برنامه را می‌توان به صورت زیر برشمرد:
- محیط کاری و کاربری ساده
- پشتیبانی از جلسات آنلاین رایگان تا 100 نفر
- برای هر جلسه 60 دقیقه زمان لحاظ می‌شود.
- پشتیبانی از جلسات صوتی و تصویری
- برخورداری از امکانات مدیریت و کنترل یک جلسه آنلاین
- قابلیت به اشتراک‌گذاری انواع فایل
7. لایو استورم (Live Storm)
یکی دیگر از بهترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین لایو استورم است. اگرچه این نرم‌افزار چندان شناخته‌شده نیست و کم‌تر نام آن را شنیده‌اید؛ اما این نرم‌افزار از امکانات زیادی برخوردار است. برای استفاده از لایو استورم نیازی به نصب آن نبوده و تنها از طریق ثبت‌نام در سایت این پلتفرم می‌توانید جلسه آنلاین خود را برگزار کنید.
این نرم‌افزار نیز مانند سایر نرمافزارهای جلسات آنلاین از قابلیت‌های نظیر اشتراک‌گذاری انواع فایل و صفحه نمایشگر، ضبط جلسه، امکانات مدیریت جلسه و… برخوردار است. تنها ایراد این نرم‌افزار زمان کمی است که برای جلسات در نظر گرفته می‌شود. کاربران در هر جلسه تنها 20 دقیقه فرصت دارند تا مطالب خود را ارائه و جلسه را به پایان برسانند.
8. واتس آپ (WhatsApp)
اگر به برنامه‌های شرکت فیسبوک علاقه‌مند هستید، واتس آپ می‌تواند یک گزینه مناسب برای جلسات آنلاین شما باشد. اگرچه واتس آپ در ایران فیلتر شده است، اما کاربران خاص خود را داشته که از آن برای برگزاری جلسات خود استفاده می‌کنند. معمولا از واتس‌آپ که از برگزاری جلسات به صورت صوتی و تصویری پشتیبانی می‌کند، برای برگزاری جلسات کوچک کاری استفاده می‌شود. از قابلیت‌های WhatsApp برای برگزاری جلسات آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان برقراری تماس تصویری و صوتی
- امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف
- امنیت خوب
- محیط کاربری آسان و راحت
- امکان برقراری تماس شخصی و گروهی
- پشتیبانی در دستگاه‌های مختلف
- ارائه نسخه مخصوص برای کسب‌وکارها
9. دیسکورد (Discord)
نرم‌افزار دیسکورد از دیگر بهترین نرمافزارهای برگزاری جلسات آنلاین به شمار می‌رود که برای برگزاری جلسات آنلاین بسیار مورد توجه قرار گرفته است. به دلیل قابلیت‌های زیاد و متفاوت بودن محیط کاربری، روزبه‌روز بر تعداد مخاطبان و کاربران دیسکورد افزوده می‌شود. در رابطه با این نرم‌افزار نباید این نکته را فراموش کرد که علیرغم امکانات بسیار زیاد دیسکورد، کار کردن با آن کمی مشکل بوده و بهتر است پیش از برگزاری جلسه، نحوه کار با آن به کاربران آموزش داده شود.
در این پلتفرم برخلاف سایر برنامه‌های مورد استفاده برای برگزاری جلسات آنلاین، نیازی به ایجاد لینک جلسه آنلاین نبوده و ابتدا باید یک کانال ایجاد کرده و با عضویت افراد در آن، می‌توانید جلسه خود را برگزار کنید. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار دیسکورد عبارت‌اند از:
- امکان ایجاد کانال در حالت خصوصی (private)
- امکان برقراری تماس صوتی و تصویری
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها و صفحه نمایشگر
- عضویت در کانال و گروه‌های مختلفی که در بستر این پلتفرم وجود دارند.
10. ادوبی کانکت (Adobe Connect)
ادوبی کانکت یکی دیگر از نرمافزارهای بسیار محبوب برای برگزاری جلسات آنلاین به شمار می‌رود. محبوبیت این نرم‌افزار در ایران بسیار زیاد بوده و از آن معمولا برای جلسات آموزشی استفاده می‌شود. برخی از افراد، این نرم‌افزار را محبوب‌ترین نرم‌افزار در بین برنامه‌های مورد استفاده برای جلسات آنلاین می‌شناسند. برخی از قابلیت‌های مهم ادوبی کانکت عبارت‌اند از:
- دسترسی راحت از طریق دستگاه‌های مختلف
- پشتیبانی از قابلیت‌هایی نظیر ارسال پیام، تخته وایت‌برد، طرح سوال چندگزینه‌ای و برگزاری نظرسنجی
- پشتیبانی از امکانات پیشرفته برای مدیریت و کنترل جلسه
- اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف
- امکان ضبط جلسات
سخن آخر
امروزه به لطف فناوری؛ امکان کار از راه دور برای کارمندان فراهم شده است و این امر پس از ویروس کرونا شدت بیشتری یافته است. به همین دلیل مدیران به بستری برای برقراری ارتباط و برگزاری جلسات با کارکنان خود نیاز دارند. در این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه سعی شده است 10 مورد از بهترین و محبوب ترین نرم افزارهای برگزاری جلسات آنلاین در ایران معرفی شود و سپس هر کدام را مورد بررسی و تست قرار داده ایم و طبق نظرسنجی افراد مختلف در دنیای کسب و کار، متوجه شدیم که گوگل میت یکی از محبوب ترین ها برای برگزاری جلسات آنلاین است، که محیط آن کاملا کاربرپسند است و تمامی امکانات لازم برای برگزاری جلسات آنلاین را دارد. فراموش نکنید که با برگزاری مستمر جلسات آنلاین می توانید با روند پروژه و نحوه انجام آن آشنا شوید که امری ضروری است.