روش های صرفه جویی در کسب و کار

با توجه به وضعیت اقتصادی کنونی، صرفه جویی در هزینه‌ها برای کسب و کارها به یکی از اولویت‌های اصلی تبدیل شده است. طبق آمار، 50 درصد از کسب و کارهای کوچک در سال‌های اول فعالیت خود با چالش‌های مالی مواجه می‌شوند و عدم مدیریت مناسب هزینه‌ها، یکی از دلایل اصلی این شکست‌هاست.

این درحالی است که شرکت‌ها می‌توانند با بهینه‌سازی فرآیندهای خود، تا 30 درصد از هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند. اما سوال اینجاست که چطور باید چنین کاری را انجام داد؟ در این مطلب از آکادمی کسب و کار پاکراه، به بررسی راهکارهای موثر برای صرفه جویی در کسب و کار خواهیم پرداخت و به شما نشان می‌دهیم که چگونه با اتخاذ تصمیمات هوشمندانه می‌توان به رشد پایدار و موفقیت دست یافت.

همراهان گرامی، چنانچه پاسخ سوالات خود را در این مطلب پیدا نکردید یا چالشی برایتان ایجاد شد، برایمان کامنت بگذارید تا بلافاصله پاسخگویتان باشیم!

12 روش صرفه جویی در کسب و کار

صرفه جویی در کسب و کارها، یکی از هوشمندانه‌ترین روش‌ها برای مدیریت مالی و تحقق اهداف سازمان است.

از قدیم گفته‌اند که:

قطره قطره جمع گردد وانگهی دریا شود!

اگر به درستی در هزینه سازمانتان صرفه جویی کنید، در آینده می‌توانید هزینه‌های ذخیره شده را برای اهداف مهمتری و در جهت رشد و توسعه سازمانتان صرف نمایید.

هزینه‌های سازمان و نحوه صرفه جویی در هریک، به صورت خلاصه در جدول زیر ذکر شده است:

البته صرفه جویی باید طوری انجام شود که لطمه‌ای به سازمان نزده و انگیزه کارکنان را از بین نبرد. در اینجا، چند روش موثر برای این کار را به شما آموزش خواهیم داد.

1. شناخت منابع و هزینه‌ها

قبل از هرگونه اقدام برای صرفه جویی، ضروری است که تمام منابع و هزینه‌های کسب و کار خود را شناسایی و دسته‌بندی کنید. منابع شما به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:

1.1. منابع نرم:

• منابع انسانی: نیروی کار، دانش و تخصص کارکنان
• نرم‌افزارها: سیستم‌های عامل، برنامه‌های کاربردی، ابزارهای تحلیلی
• مشتریان: سرمایه ارتباطی و بازاریابی کسب و کار شما
• زیرساخت‌های نرم‌افزاری: سیستم‌های ابری، شبکه‌های ارتباطی، پلتفرم‌ها

1.2. منابع سخت:

• دکوراسیون و تجهیزاتی مثل مبلمان، وسایل اداری، ماشین آلات
• لوازم تحریر
• کامپیوتر و سایر وسایل الکترونیکی

علاوه بر این منابع، عملکردهای مدیریتی شما نیز نقش کلیدی در کنترل هزینه‌ها ایفا می‌کنند.

2. صرفه جویی در هزینه‌های مدیریتی

برای صرفه جویی موثر، ابتدا باید از خودتان، یعنی مدیر یا صاحب کسب و کار شروع کنید. در واقع مهمترین چیزی که باید بدانید، این است که نیازی نیست که به دلیل جایگاه مدیریتی خود، بیش از حد ظاهرگرا باشید و هزینه‌های گزافی را به این مورد غیرضروری که هیچ تاثیر چندانی روی موفقیت کسب و کارتان ندارد، اختصاص دهید.

برای مدیریت هزینه‌های شخصی، به نکات زیر توجه کنید:

• پوشاک و ظاهر: از خرید لباس‌های گران‌قیمت و برند غیرضروری پرهیز کنید.
• رفت و آمد: به جای استفاده مکرر از تاکسی‌های اینترنتی یا اسنپ، گزینه‌های مقرون‌به‌صرفه‌تر مثل مترو یا اتوبوس را انتخاب کنید.
• غذا و خوراک: به جای سفارش روزانه غذا از بیرون، غذای خانگی به همراه داشته باشید.
• تنقلات و نوشیدنی‌ها: خوراکی‌ها و نوشیدنی‌های مصرفی روزانه را به صورت عمده تهیه کنید.

هدف از این صرفه جویی‌های شخصی چیست؟

با مدیریت و بهینه‌سازی این هزینه‌ها، می‌توانید مبالغ صرفه جویی‌شده را در بخش‌های حیاتی کسب و کار خود سرمایه‌گذاری کنید. این هزینه‌ها می‌توانند صرف تبلیغات، بازاریابی، آموزش نیروی انسانی، یا تقویت زیرساخت‌های نرم‌افزاری شما شوند. تمرکز بر این بخش‌ها باعث افزایش بهره‌وری و رشد پایدار می‌شود.

3. صرفه جویی در منابع انسانی

منابع انسانی از جمله مهم‌ترین و پرهزینه‌ترین بخش‌های هر کسب و کار هستند. با پیاده‌سازی راهکارهای هوشمندانه، می‌توانید هزینه‌های این بخش را به طرز چشمگیری کاهش داده و در عین حال، بهره‌وری را افزایش دهید.

برای این منظور، دو راهکار پیش روی شماست:

3.1. ایجاد زیرساخت‌های لازم برای دورکاری (ریموت):

• برای بسیاری از واحدها مانند تولید محتوا، طراحی گرافیک، ثبت و حتی بازاریابی دیجیتال، نیازی به حضور فیزیکی نیرو نیست؛
• جذب گرافیست، تولیدکننده محتوا، یا متخصص سئو به صورت دورکار، دسترسی شما را به افراد متخصص از سراسر کشور (یا جهان) افزایش داده و هزینه‌های جذب و نگهداری را کاهش می‌دهد؛
• با فراهم آوردن امکان دورکاری، هزینه‌های مربوط به اجاره دفتر کار بزرگتر، قبوض آب، برق، گاز، اینترنت و حتی وسایل نقلیه کاهش می‌یابد؛
• استفاده از سیستم‌های VoIP (Voice over Internet Protocol) به جای خطوط تلفن سنتی، امکان کار از راه دور را برای بخش‌هایی مانند کال سنتر فراهم می‌کند و هزینه‌ها را به شدت پایین می‌آورد.

3.2. جذب نیروی انسانی مولتی تسک و آموزش پذیر:

• به جای استخدام افراد متعدد برای کارهای تخصصی مجزا (مثلا یک نفر برای ادمین سوشال، یک نفر برای استراتژیست محتوا، یک نفر برای تولید محتوای گرافیکی)، فردی را استخدام کنید که توانایی انجام چند وظیفه را داشته باشد؛
• حتی اگر نیروی استخدام‌شده در ابتدا کاملا حرفه‌ای نباشد، سرمایه‌گذاری روی آموزش او، باعث افزایش انگیزه، وفاداری و ماندگاری او در سازمان می‌شود؛
• این امر در بلندمدت هزینه‌های جذب و آموزش مجدد نیرو را کاهش می‌دهد؛
• به عنوان مدیر کسب و کار، داشتن حداقل دانش در بخش‌های مختلف (بازاریابی، سئو، مدیریت تیم) بسیار مهم است؛
• این دانش به شما کمک می‌کند تا تیم‌های داخلی خود را بهتر مدیریت کرده و از برون‌سپاری‌های پرهزینه و غیرضروری جلوگیری نمایید.

4. صرفه جویی در منابع سخت

هزینه‌های مربوط به فضای فیزیکی و لوازم اداری می‌تواند بخش قابل توجهی از بودجه را به خود اختصاص دهد. با مدیریت هوشمندانه این بخش، می‌توانید صرفه جویی‌های قابل توجهی داشته باشید.

4.1. مدیریت فضای اداری:

• با اتکا به دورکاری کارکنان، می‌توانید فضای دفتر کار را کاهش دهید و هزینه‌های اجاره را کم کنید؛
• اگر کسب و کارتان کوچک است و نیاز دائمی به دفتر کار ندارید (فقط برای جلسات یا قراردادها)، می‌توانید از دفاتر کاری ساعتی یا روزانه که فضاهای آماده (اتاق جلسه یا اتاق کار) ارائه می‌دهند، استفاده کنید؛
• این گزینه برای کسب و کارهای نوپا یا آن‌هایی که ارتباطات حضوری کمتری دارند، بسیار مقرو‌ن به ‌صرفه است؛
• اگر کسب و کار فروش آنلاین داشته و نیاز به انبار دارید، به جای اجاره انبارهای گران‌قیمت در مراکز شهر، از سوله‌ها و انبارهای خارج از شهر که هزینه‌های کمتری دارند، استفاده کنید؛
• حتی در برخی موارد می‌توانید از بخشی از فضای خانه خود به عنوان انبار کوچک استفاده کنید.

4.2. مدیریت لوازم و اقلام مصرفی:

• به جای خرید خرده ریزه لوازم تحریر، چای، قهوه، نوشیدنی‌ها و سایر اقلام مصرفی از سوپرمارکت محله، این اقلام را به صورت عمده و ماهانه، فصلی یا حتی سالانه از بازارهای عمده‌فروشی یا بنکداری‌ها تهیه کنید. این روش به شدت در کاهش هزینه‌ها مؤثر است؛
• هنگام خرید عمده اقلام خوراکی و نوشیدنی، به تاریخ مصرف آن‌ها دقت کنید تا از دور ریز جلوگیری شود؛
• اقلامی که تاریخ مصرف طولانی‌تری داشته یا اصلا تاریخ مصرف ندارند (مثل لوازم تحریر)، برای خرید عمده مناسب‌ترند.

5. صرفه جویی در زیرساخت‌های نرم افزاری و تکنولوژی

زیرساخت‌های نرم افزاری نقش حیاتی در کارایی و بهره‌وری کسب و کار ایفا می‌کنند. مدیریت هوشمندانه این بخش نیز می‌تواند به صرفه جویی‌های چشمگیری منجر شود.

5.1. انتخاب بهینه اینترنت:

• نوع پهنای باند و خدمات اینترنتی (فیبر نوری، ماهواره، اختصاصی) باید بر اساس نیاز کسب و کار شما و با توجه به قابلیت دورکاری کارکنان انتخاب شود.
• برای انتخاب مناسب می‌توانید از مشاوران شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات اینترنت مثل شاتل، آسیا تک، صبانت، پارس آنلاین، پیشگامان و… کمک بگیرید.

5.2. نرم‌افزارهای حسابداری، فروش و CRM:

• اگر کسب و کار بزرگی دارید، بهتر است یک تیم نرم‌افزاری داخلی داشته باشید تا برنامه‌های حسابداری، فروش و CRM را بر اساس نیازهای خاص و منحصر به فرد شما بهینه‌سازی و شخصی‌سازی کند.
• این رویکرد ارزش افزوده بیشتری ایجاد می‌کند و پاسخگوی نیازهای مشتریان شما خواهد بود.
• در صورت کوچک‌تر بودن کسب و کار، می‌توانید از نرم‌افزارهای آماده موجود در بازار استفاده کنید.
• اما حتما قبل از خرید، تحقیق کافی انجام دهید تا نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دقیقا به نیازهای شما پاسخ دهد و از پرداخت هزینه‌های اضافی برای امکانات غیرضروری خودداری شود.

5.3. اتوماسیون و استفاده از AI:

• بهره‌گیری از ابزارهای اتوماسیون و هوش مصنوعی در فرآیندهای تکراری و تحلیل داده‌ها، می‌تواند به صورت غیرمستقیم به صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی منجر شود.

صرفه جویی در تبلیغات و بازاریابی

همه ما می‌دانیم که تبلیغات و بازاریابی، برای حفظ بقا کسب و کارها و امکان رقابت آنها با دیگران، الزامی خواهد بود. در واقع بخش زیادی از بودجه هر سازمان، به تبلیغات و بازاریابی اختصاص دارد و می‌توان با بهینه کردن این هزینه‌ها، به طرز قابل توجهی در کسب و کار صرفه جویی کرد.

• شما باید متناسب با مدل کسب و کار، اندازه کسب و کار و بودجه ای که در اختیار دارید، بهترین روش تبلیغات را انتخاب کنید.
• توجه داشته باشید که صرفا انتخاب گرانترین روش تبلیغات، به معنای بهترین کار نیست و گاهی اوقات می‌توانید از روش‌های کم هزینه تر، بیشترین تاثیر را بگیرید.

اما چطور باید بهترین روش تبلیغات برای هر کسب و کار را پیدا کرد؟ برای این منظور، بهتر است از خدمات مشاوره تبلیغات آکادمی پاکراه بهره ببرید.

6. یک توصیه برای استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک

در آغاز مسیر راه اندازی یک استارتاپ، بسیاری از کسب و کارهای کوچک با محدودیت‌های مالی مواجه هستند. در این شرایط، مدیریت منابع مالی به صورت هوشمندانه و بهینه اهمیت زیادی دارد.

اگر شما مدیر یک استارتاپ هستید، در ابتدای شروع کسب و کارتان، می‌توانید در جایگاه موقعیت‌های شغلی مختلف قرار بگیرید و هزینه‌ای بابت استخدام نیرو برای این موقعیت‌ها پرداخت نکنید.

شما می‌توانید نقش‌هایی مثل پاسخگویی به تلفن، پشتیبانی، حسابداری، مدیریت پیج اینستاگرام، سئو سایت و… را خودتان انجام دهید و به تدریج که کسب و کارتان گسترش یافت، برای هر موقعیت شغلی یک نفر را استخدام کنید.

5 دلیل اهمیت صرفه جویی در سازمان‌ها

صرفه جویی درست و به موقع، یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که تمام مدیران باید داشته باشند. این کار برای همه کسب و کارها ضروری است، اما در کسب و کارهای کوچک، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

در اینجا برخی از مهمترین دلایل اهمیت آن را بررسی خواهیم کرد:

1. با کاهش هزینه‌ها، سود خالص بیشتر می‌شود.
2. صرفه جویی به مدیران اجازه می‌دهد محصولات و خدمات را با قیمت کمتری ارائه دهند و یک مزیت رقابتی به دست آورند؛ چرا که با صرفه جویی، هزینه‌های مورد نیاز سازمان کمتر می‌شود و دیگر نیاز نیست برای تامین مالی، قیمت‌ها را افزایش داد.
3. با مدیریت منابع و کاهش هزینه‌های غیرضروری، احتمال مقاومت در برابر بحران‌های مالی افزایش خواهد یافت.
4. صرفه جویی باعث می‌شود پول بیشتری در دسترس سازمان باشد تا در مواقع ضروری یا فرصت‌های سرمایه‌گذاری استفاده شود.
5. صرفه جویی به معنی استفاده کارآمدتر از نیروی انسانی، مواد اولیه، انرژی و زمان است؛ به این ترتیب بهره‌وری کلی سازمان بالا می‌رود.

صرفه جویی را با کاهش هزینه‌ها اشتباه نگیرید!

اکثر افراد هر دو مفهوم “صرفه جویی” و “کاهش هزینه” را یکسان می‌دانند، اما در حقیقت این دو مفهوم تفاوت‌های قابل توجهی دارند که همین تفاوت‌ها در مدیریت کسب و کار، اهمیت مهم و اساسی خواهد داشت.

برای اینکه متوجه تفاوت این دو مفهوم شوید، یک تعریف کلی از هر یک ارائه می‌دهیم:

مفهوم صرفه جویی:

صرفه جویی کردن به معنای استفاده بهینه و هوشمندانه از منابع موجود است، به طوری که بدون افت کیفیت، بهره‌وری افزایش پیدا کند و منابع هدر نروند.

مفهوم کاهش هزینه:

کاهش هزینه به معنای کم کردن مستقیم یا حذف کامل برخی از هزینه‌ها است. در برخی موارد، کاهش هزینه ممکن است افت کیفیت، عدم رضایت مشتری یا کاهش بهره‌وری کارکنان را در پی داشته باشد.

بررسی تفاوت این دو مفهوم:

رویکرد صرفه جویی:

• این شرکت به جای حذف کامل تبلیغات، تصمیم می‌گیرد به جای چاپ فیزیکی، از نسخه‌های دیجیتال تعاملی کاتالوگ‌ها استفاده کند که به راحتی در شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت قابل اشتراک‌گذاری هستند.
• با این کار، هزینه‌ها به شدت کاهش می‌یابد، دسترسی به مشتریان گسترده‌تر می‌شود و حتی جنبه زیست محیطی هم رعایت خواهد شد.

رویکرد کاهش هزینه:

• اگر شرکت تصمیم بگیرد که به دلیل گران بودن تبلیغات، کل بودجه تبلیغات خود را حذف کند یا به حداقل برساند، این یک کاهش هزینه سطحی است.
• این اقدام گرچه در کوتاه مدت پول را پس انداز می‌کند، اما در بلندمدت می‌تواند منجر به کاهش شدید آگاهی از برند، از دست دادن مشتریان جدید و در نهایت سقوط فروش شود.

4 اشتباه رایج صرفه جویی در کسب و کار

برای اینکه بهینه سازی هزینه‌های کسب و کارتان را به بهترین شکل ممکن انجام دهید، باید از اشتباهات زیر پرهیز کنید:

1. به هیچ عنوان برای کاهش هزینه‌ها، به سراغ حذف نیروها نروید؛
2. کیفیت مواد اولیه را پایین نیاورید؛
3. تبلیغات را حذف نکنید؛
4. فراموش نکنید که تمرکز بیش از حد بر کاهش هزینه‌ها و نادیده گرفتن فرصت‌های سرمایه گذاری یا بهبود فرآیندها می‌تواند در بلندمدت به ضرر کسب و کار باشد.

برای صرفه جویی در کسب و کار از چه کسی مشاوره بگیریم؟

در این مطلب راهکارهایی برای صرفه جویی در کسب و کار به شما آموزش دادیم تا بتوانید هزینه‌های اضافی سازمان را شناسایی کرده و به جای هدر رفتن سرمایه، بودجه خود را در جای بهتری صرف کنید.

در صورتی که فکر می‌کنید برای تدوین استراتژی بهینه سازی هزینه‌های کسب و کارتان نیاز به کمک دارید، می‌توانید از خدمات مشاوره کسب و کار آکادمی پاکراه بهره ببرید. متخصصین تیم ما بعد از بررسی وضعیت کلی کسب و کارتان و دریافت یک دید کلی از شرایط موجود، بهترین راهکارها را برای این منظور به شما پیشنهاد می‌دهند.

شما چه تجربه‌ای در این زمینه دارید؟ آیا سوالی در خصوص این مطلب برایتان ایجاد شده یا نظری دارید؟ خوشحال می‌شویم این موارد را از طریق بخش کامنت ها با ما در میان بگذارید تا پاسخگوی شما عزیزان باشیم!