جنگ ایران و اسرائیل، پیامدهای روانی و اقتصادی زیادی برای افراد به دنبال داشته است. متاسفانه خیلی از کسب وکارها مجبور شدند در این شرایط، فعالیت خود را متوقف کنند و این موضوع نگرانی صاحبان کسب و کار و کارمندان را به دنبال دارد.
اما خوشبختانه گسترش و توسعه فناوری‌های ارتباطی، امکان دورکاری را فراهم کرده است و برخی از شرکت‌ها می‌توانند فعالیتهای خود را به صورت ریموت ادامه دهند.
ما در این مطلب از آکادمی کسب و کار پاکراه، تصمیم داریم یک راهنمای دورکاری برای کسب و کارها به شما ارائه دهیم تا بتوانید از ورشکستگی و مشکلات اقتصادی برای خود و کارمندانتان جلوگیری کنید.
همراهان عزیز، پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این مطلب همراهمان بمانید و اگر نیاز به راهنمایی بیشتر داشتید، کامنت بگذارید تا بلافاصله به شما پاسخ دهیم.
- ضرورت دورکاری در شرایط بحرانی
- مزایای دورکاری
- معایب دورکاری
- مقایسه دوکاری با کار حضوری
- آماده سازی تیم برای دورکاری
- ارزیابی قابلیت‌های فعلی
- نظرسنجی و بازخورد
- تدوین یک برنامه جامع
- فناوری و زیرساخت
- آموزش و پشتیبانی
- مراحل دورکار شدن کسب و کارها
- برنامه ریزی استراتژیک و تدوین سیاست‌ها
- انتخاب و استقرار ابزارهای مناسب
- مدیریت تیم و کارکنان
- ملاحظات حقوقی و قانونی
- ارزیابی و بهبود
- نحوه تدوین سیاست‌های دورکاری
- از چه کسی مشاوره بگیریم؟
ضرورت دورکاری در شرایط بحرانی
در مواجهه با بحران‌ها، چه بحران‌هایی همچون جنگ باشد و چه بحران طبیعی، حفظ تداوم کسب‌وکار و امنیت کارکنان به بالاترین اولویت تبدیل میشود. دورکاری در چنین شرایطی، نقشی حیاتی ایفا خواهد کرد و به دلایل زیر، اهمیت زیادی خواهد داشت:
1. حفظ امنیت و سلامت کارکنان:
دورکاری امکان کاهش ترددها و حضور در محیط‌های پرخطر را فراهم می‌کند و از این طریق، سلامت جسمی و روانی نیروی کار را تضمین خواهد کرد.
2. تداوم فعالیتهای کسب و کار:
با انتقال فعالیتها به فضای مجازی، شرکت‌ها می‌توانند از توقف کامل عملیات جلوگیری کرده و زنجیره تأمین و ارائه خدمات خود را حفظ کنند.
3. انعطاف پذیری و تاب آوری:
مدل دورکاری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به سرعت با شرایط متغیر سازگار شوند و در برابر بحران پیش آمده، تاب آوری بیشتری از خود نشان دهند.
مزایای دورکاری برای کارمندان و کارفرمایان
فعالیت به صورت دورکاری، مزایای فراوانی هم برای کارمندان و هم برای کافرمایان به دنبال دارد. در اینجا برخی از این مزایا را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
مزایای دورکاری برای کارفرمایان:
- صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار مثل اجاره فضای اداری، آب و برق، لوازم اداری و حتی هزینه قهوه و تنقلات
- امکان دسترسی به کارمندان بیشتری از سراسر کشور و حتی دنیا
- افزایش بهرهوری کارکنان و حذف عوامل حواس پرتی یا رفت و آمدهای وقت گیر
- افزایش رضایت و وفاداری کارکنان
- دسترسی به فناوری‌های پیشرفته مثل محاسبات ابری، اقدامات امنیت سایبری و…
مزایای دورکاری برای کارمندان:
- افزایش تعادل کار و زندگی
- کاهش استرس
- کاهش زمان رفت و آمد
- محیط کار انعطاف‌پذیر
- ساعت کاری انعطاف پذیر
معایب عمده دورکاری
دورکاری در کنار تمام مزایایی که دارد، از معایبی هم برخوردار است که از آن جمله، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- بدون تعامل رو در رو، زبان بدن و لحن قابل انتقال نبوده و این میتواند منجر به سوء تفاهم شود.
- حفظ حس وحدت و فرهنگ تیمی زمانی که همه پراکنده هستند، سخت‌تر است.
- با تبدیل شدن خانه به محل کار، مرزهای بین زندگی شخصی و حرفه‌ای میتواند محو شود.
- کار از راه دور خطر تهدیدات امنیت سایبری را افزایش می‌دهد.
- ممکن است همه کارمندان به سطح یکسانی از فناوری یا اینترنت پرسرعت دسترسی نداشته باشند.
- دورکاری میتواند به احساس انزوا و تنهایی منجر شود و بر سلامت روان تاثیر بگذارد.
مقایسه دوکاری با کار به صورت حضوری
مقایسه کار از راه دور و کار حضوری نیازمند در نظر گرفتن عوامل مختلفی است؛ زیرا هر کدام ویژگی‌ها، مزایا و چالش‌های متمایزی دارند. در جدول زیر، به مقایسه این دو پرداخته‌ایم.
| ویژگی | کار حضوری | دورکاری |
| 1. تعادل کار و زندگی | تفکیک واضح‌تر محیط کار و زندگی شخصی | افزایش تعادل کار و زندگی، کاهش استرس |
| 2. رفت و آمد | زمان و هزینه‌های قابل توجه | کاهش یا حذف زمان رفت و آمد |
| 3. انعطاف‌پذیری | روال ساختار یافته، انعطاف‌پذیری کمتر در ساعات و مکان کار | محیط و ساعات کاری انعطاف‌پذیر |
| 4. هزینه‌ها | هزینه‌های سربار نگهداری فضای اداری | صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار (اجاره، آب و برق، لوازم اداری و …) |
| 5. دسترسی به استعداد | محدود به استعدادهای نزدیک به محل کار | دسترسی به کارمندان بیشتری از سراسر کشور و دنیا |
| 6. بهرهوری | احتمال حواس‌پرتی در محل کار به دلیل سر و صدا، وقفه‌ها و سیاست‌های اداری | افزایش بهرهوری کارکنان با حذف عوامل حواس‌پرتی و رفت‌وآمدهای وقت‌گیر |
| 7. تعامل اجتماعی | امکان تعامل اجتماعی بین کارکنان در محل کار | بدون تعامل رو در رو، عدم انتقال زبان بدن و لحن (سوء تفاهم)، احتمال انزوا و تنهایی |
| 8. نظارت | پشتیبانی، نظارت و راهنمایی فوری | پشتیبانی و نظارت سخت تر |
حال سوال اینجاست که کدامیک بهتر است؟ دورکاری یا کار حضوری؟ پاسخ به این سوال، به نوع کسب و کار شما و شرایطی که دارید بستگی دارد.
شعار ما در آکادمی کسب و کار پاکراه این است که برای همه کسب و کارها، نمی‌توان یک نسخه واحد پیچید. این شعار در مورد همه جوانب کسب و کار صدق می‌کند و در مورد انتخاب دورکاری یا کار به صورت حضوری هم باید شرایط کلی خود را در نظر بگیرید.
در کل اگر زیرساخت‌های لازم برای دورکاری را دارید، بهتر است زمانی که در شرایط بحرانی مثل جنگ یا بلایای طبیعی قرار می‌گیرید، فعالیت خود را به صورت ریموت ادامه دهید. این کار به صرفه جویی در کسب و کارتان هم کمک خواهد کرد.
آماده سازی تیم برای دورکاری در 5 مرحله
اگر تصمیم گرفته‌اید کسب و کار خود را به صورت دورکاری ادامه دهید، باید از قبل تیم خود را برای این هدف آماده کنید. در این بخش، رویکردی دقیق برای آماده‌سازی تیم به شما توضیح می‌دهیم تا همه چیز را از ارزیابی و برنامه ریزی کرده و مقدمات این کار را فراهم کنید.
مرحله اول: ارزیابی قابلیت‌های فعلی
1. بررسی زیرساخت‌ها:
- با بررسی کامل فناوری‌ها و زیرساخت موجود خود شروع کنید.
- ارزیابی کنید که آیا سیستم‌های فعلی شما می‌توانند از نظر نرم افزار، سخت افزار و پهنای باند اینترنت از دوکاری پشتیبانی کنند یا خیر.
- همچنین بررسی کنید که آیا اتصالات اینترنت خانگی تیم شما برای انجام وظایف کاری به اندازه کافی قوی هستند یا خیر.
2. تحلیل مجموعه مهارت‌ها:
- مجموعه مهارتهای تیم خود را ارزیابی کنید.
- ممکن است همه با ابزارهای دیجیتال و شیوه‌های کار از راه دور آشنا یا راحت نباشند.
- حوزه‌هایی را که تیم شما در آنها برتری دارد و حوزه‌هایی که ممکن است به آموزش یا پشتیبانی اضافی نیاز داشته باشند، شناسایی کنید.
3. آمادگی فرهنگی:
- جنبه فرهنگی کسب و کار خود را در نظر بگیرید.
- تیم شما چقدر خوب با تغییر سازگار میشود؟
- آیا آنها به استقلال عادت دارند یا به شدت به نظارت حضوری متکی هستند؟
- درک این موضوع به شما کمک می‌کند تا رویکرد خود را برای انتقال فعالیتها به دورکاری تنظیم کنید.
مرحله دوم: نظرسنجی‌ها و بازخوردهای کارمندان
1. درک دیدگاه‌های کارمندان:
- برای سنجش نظرات کارکنان خود در مورد دورکاری، نظرسنجی‌هایی انجام دهید یا گروه‌های متمرکز با کارمندان خود تشکیل دهید.
- در مورد محیط کار در منزل، هرگونه نگرانی که در مورد دورکاری دارند و آنچه برای موفقیت به آن نیاز دارند، بپرسید.
2. پیدا کردن راه حل برای نگرانی کارکنان:
- با توجه به نظرات کارکنان، راه حل‌هایی برای رسیدگی به نگرانی‌ها و انتظارات خاص آنها پیدا کرده و برای اجرای این راه حل‌ها برنامه‌ریزی کنید.
مرحله سوم: تدوین یک برنامه جامع
1. تعیین اهداف روشن:
- اهداف خاص و قابل اندازه‌گیری را برای آنچه می‌خواهید با دورکاری به دست آورید، تعریف کنید.
- این کار میتواند بهبود تعادل کار و زندگی و افزایش بهرهوری کل مجموعه را به دنبال داشته باشد.
2. ایجاد یک جدول زمانی:
- یک جدول زمانی مرحله‌ای ایجاد کنید که مراحل کلیدی فرایند دورکار شدن را مشخص کند.
- این جدول ممکن است شامل تاریخ‌هایی برای راه‌اندازی فناوری، جلسات آموزشی و جلسات اولیه برای ارزیابی چگونگی روند گذار باشد.
مرحله چهارم: فناوری و زیرساخت
1. شناسایی نیازهای فناوری:
- ابزارها و نرمافزارهای دقیقی را که تیم شما به آنها نیاز دارد، مشخص کنید.
- از ابزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر ابر گرفته تا پلتفرم‌های ارتباطی مانند اسکایپ.
- مطمئن شوید که این ابزارها کاربرپسند و برای همه اعضای تیم قابل دسترسی هستند.
2. ایمن‌سازی داده‌ها و شبکه‌ها:
- اقدامات امنیت سایبری را اجرا کنید.
- این اقدامات شامل راه‌اندازی VPN برای دسترسی امن از راه دور، استفاده از کانال‌های ارتباطی رمزگذاری شده و اطمینان از اینکه همه کارمندان بهترین شیوه‌های امنیت سایبری را درک و دنبال می‌کنند، خواهد بود.
مرحله پنجم: آموزش و پشتیبانی
1. توسعه مهارت:
- جلسات آموزشی مختلفی برای یاد دادن ابزارها و نرم‌افزارهایی که استفاده خواهید کرد برگزار کنید.
- ارائه آموزش‌های اضافی در زمینه‌هایی مانند مدیریت زمان، آداب معاشرت دیجیتال و ارتباط موثر از راه دور را هم در نظر بگیرید.
2. پشتیبانی مداوم:
- یک سیستم پشتیبانی قوی راه‌اندازی کنید.
- این سیستم میتواند شامل یک متخصص برای مسائل فنی و یک مسئول مدیریت منابع انسانی برای هرگونه مسئله شخصی یا حرفه‌ای باشد.
- مطمئن شوید که تیم شما می‌داند در مواجهه با مسائل مختلف، برای پشتیبانی به چه کسی مراجعه کند.
5 مرحله دورکار شدن کسب و کارها
برای پیاده سازی موفق دورکاری، لازم است گام‌های زیر را به صورت هدفمند و برنامه‌ریزی‌شده طی کنید.
1. برنامه ریزی استراتژیک و تدوین سیاست‌ها
- قبل از هر چیزی، لازم است همه چیز را بسنجید و برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید.
- برای این منظور، باید تعیین کنید کدام وظایف و بخش‌ها قابلیت دورکاری دارند.
- همچنین باید برنامه ریزی دقیقی در مورد ساعت‌های کاری، نحوه حضور غیاب، قوانین ارتباطی، ارزیابی عملکرد و پرداخت حقوق تعیین کنید.
2. انتخاب و استقرار ابزارهای مناسب
برای فعالیت به صورت دورکاری، به ابزارهای مختلفی نیاز دارید. برخی از این ابزارها عبارتند از:
- ابزارهای ارتباطی: استفاده از پلتفرم‌هایی مانند Microsoft Teams، Zoom یا Google Meet برای برقراری ارتباطات تیمی و جلسات آنلاین
- ابزارهای مدیریت پروژه: بهره‌گیری از ابزارهایی مانند Trello یا Jira برای پیگیری وظایف و مدیریت پروژه‌ها.
- ابزارهای به اشتراک گذاری فایل: استفاده از Google Drive، OneDrive یا Dropbox برای دسترسی آسان به اسناد و فایل‌ها
- ابزارهای دسترسی از راه دور: نرم‌افزارهایی مانند TeamViewer یا AnyDesk برای پشتیبانی فنی و دسترسی به سیستم‌ها
3. مدیریت تیم و کارکنان
- مدیریت کارکنان در فعالیت به صورت ریموت، بسیار سخت‌تر از فعالیت حضوری خواهد بود.
- برای این منظور، تعیین یک شاخص کلیدی عملکرد (kpi)، ایده خوبی خواهد بود.
- همچنین شما همواره باید جلسات منظم روزانه یا هفتگی برگزار کنید تا بتوانید هماهنگی‌های لازم را به عمل آورده و مشکلات مختلف را حل نمایید.
- برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای تقویت مهارتهای دورکاری، مدیریت زمان و استفاده از ابزارهای جدید هم خالی از لطف نخواهد بود.
4. ملاحظات حقوقی و قانونی
- حتما باید یک قرارداد کاری شفاف تنظیم کنید که در آن جزئیات دورکاری، مسئولیت‌ها، ساعات کاری و مزایا را به وضوح مشخص کرده باشید.
- فراموش نکنید که کارکنان دورکار هم مانند کارکنان حضوری، حق دارند از مزایایی مثل بیمه، اضافه کاری، تعطیلات رسمی و… برخوردار باشند.
5. ارزیابی و بهبود
- بعد از اینکه مدتی از فعالیت شما به صورت دورکاری گذشت، حتما باید از کارکنان خود بازخورد جمع کرده و همچنین، وضعیت کلی کسب و کارتان را بسنجید.
- در صورت لزوم، تغییراتی در استراتژی و سیاست‌های خود به وجود آورید.
نحوه تدوین سیاست‌های دوکاری در 8 مرحله
تدوین سیاست‌های کار ریموت، گامی حیاتی در تضمین موفقیت کسب و کار است. این سیاست‌ها انتظارات و دستورالعمل‌های روشنی را تعیین کرده و به مدیریت و کارمندان کمک می‌کنند تا با موفقیت در محیط کار ریموت حرکت کنند.
1. تعریف دامنه و اهداف
- مشخص کنید چه کسی میتواند از راه دور کار کند؟
- آیا همه کارمندان از امتیازات یکسانی برخوردارند یا خیر؟
- عواملی مانند مسئولیت‌های شغلی، نیاز به حضور فیزیکی و ماهیت همکاری تیمی را در نظر بگیرید.
- همچنین مشخص کنید که سازمان با کار از راه دور به دنبال دستیابی به چه هدف است.
- این هدف میتواند شامل افزایش بهرهوری، رضایت کارکنان یا صرفه‌جویی در هزینه باشد.
2. ساعات کاری و در دسترس بودن
- ساعات کاری استانداردی را تعیین کنید.
- برای تیم‌هایی که در مناطق زمانی مختلف پخش شده‌اند، دستورالعمل‌هایی را برای برنامه‌ریزی جلسات و کار مشترک تعیین کنید.
3. پروتکل‌های ارتباطی
- ابزارهایی که برای انواع مختلف ارتباطات استفاده می‌شوند، مانند ایمیل برای ارتباطات رسمی و تماس فوری برای سوالات سریع را مشخص کنید.
- روی مواردی مثل جلسات روزانه یا هفتگی تیم و جلسات تک به تک بین مدیران و گزارش‌های مستقیم آنها نظارت داشته باشید.
4. عملکرد و بهرهوری
- تعریف کنید که عملکرد موفق در یک محیط از راه دور چگونه به نظر می‌رسد و انتظارات روشنی داشته باشید.
- تصمیم بگیرید که چگونه قرار است بهرهوری را اندازه گیری و ردیابی کنید.
- مطمئن شوید که این معیارها منصفانه و واقع‌بینانه هستند.
5. امنیت داده‌ها و حریم خصوصی
- قوانینی را برای امنیت داده‌ها، مانند استفاده از VPN، شبکه‌های Wi-Fi امن و… اجرا کنید.
- مطمئن شوید که کارمندان مسئولیت‌های خود را در مورد حریم خصوصی داده‌ها و حفاظت از اطلاعات شرکت درک می‌کنند.
6. پشتیبانی و منابع فنی
- تعیین کنید که چه تجهیزاتی برای کارمندان دورکار ارائه خواهد شد. (مانند لپتاپ، مانیتور و مبلمان اداری ارگونومیک)
- یک سیستم پشتیبانی برای مسائل مربوط به فناوری ایجاد کنید. این سیستم میتواند شامل یک خط تلفن فناوری اطلاعات یا خدمات پشتیبانی فنی از راه دور باشد.
7. بهداشت و ایمنی
- دستورالعمل‌هایی را برای حمایت از سلامت روان کارمندان دورکار، مانند دسترسی به خدمات مشاوره ارائه دهید.
- مطمئن شوید سیاست دورکاری شما با قوانین و مقررات کار، از جمله ساعات کاری، اضافه کاری و استراحت مطابقت دارد.
8. بازخورد و انعطاف‌پذیری
- آماده باشید تا سیاست خود را در صورت نیاز بر اساس بازخورد، پیشرفت‌های فناوری و نیازهای متغیر کسب و کار، به‌روزرسانی کنید.
- مستندسازی و ابلاغ قوانین
- سیاست‌ها و قوانین خود را به زبانی واضح و قابل فهم بنویسید.
- از اصطلاحات تخصصی و بیش از حد پیچیده خودداری کنید.
- این قوانین را با همه کارمندان به اشتراک بگذارید و مطمئن شوید که آن را تصدیق و درک می‌کنند.
برای انتقال کسب و کار از حضوری به دورکاری، از چه کسی مشاوره بگیریم؟
در این مطلب تمام نکاتی که برای دورکار شدن فعالیت کسب و کارها نیاز بود را مورد بررسی قرار دادیم. در شرایط بحرانی، چه این بحران مالی باشد و چه به جنگ، بلایای طبیعی و… مرتبط باشد، برای آن دسته از شرکت‌هایی که قابلیت دورکار شدن دارند، بهترین کار این است که همه یا بخشی از فعالیتهای خود را به این صورت انجام دهند.
اگر شما هم می‌خواهید بدانید که آیا کسب و کارتان قابلیت دورکار شدن دارد یا اینکه چطور باید فعالیت خود را به صورت ریموت ادامه دهید، کافیست از خدمات مشاوره کسب و کار آکادمی پاکراه استفاده کنید.
ما بعد از بررسی وضعیت کلی کسب و کارتان، به خوبی شما را در این زمینه راهنمایی خواهیم کرد. چنانچه سوال یا ابهامی در ذهنتان باقی مانده، برایمان کامنت بگذارید تا بلافاصله به شما پاسخ دهیم!
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه به‌صورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنمایی‌تان کنند.
مشاوره آنلاین