مدیر عملیات یا فرایند (Operations Manager) از بهینه‌سازان عملکرد و کارایی یک شرکت است که بر چرخه کارکنان و اجرای سیاست‌های منابع انسانی در سازمان نظارت می‌کند. مدیر عملیات پشتیبانی کوچک‌ترین بخش‌های یک شرکت را انجام می‌دهد و گزارشات خود را به مدیران میانی ارائه می‌دهد. این مدیر در وظایف خود فاکتورهایی مانند تعامل مستقیم با کارکنان را برای ایجاد محیط کاری متعهد و پیرو دستورالعمل‌ها به کار می‌برد. سرپرست، مدیر بخش و رهبر تیم از جمله عناوین شغلی هستند که در این سطوح مدیریت وجود دارند. در ادامه این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه با این گزینه شغلی جذاب در حوزه مدیریت بیشتر آشنا خواهید شد.
شناخت کامل مدیر عملیات
مدیر عملیات یک پست سازمانی از مدیریت محسوب می‌شود که با مدیر محصولات در سازمان همکاری می‌کند. این افراد، مسئولیت رهبری فعالیت‌های روزمره مانند آموزش سایر کارکنان، رهبری مؤسسات مالی و استخدام یا تیم عملیاتی را بر عهده دارند. پست مدیریت در سازمان جایگاه مهمی دارد، به همین دلیل بدون حضور مدیر عملیاتی، دیگر پست های سازمان قادر به راه‌اندازی برنامه‌های روی کاغذ نیستند. مدیر عملیات در شرکت با قسمت‌های مختلفی مانند پشتیبانی، تولید و کیفیت همکاری می‌کند.
این افراد باید توانایی مدیریت قوی و همچنین مهارت ارتباطی و تصمیم‌گیری را داشته باشند تا بتوانند هماهنگی لازم را میان کارکنان سازمان برقرار کنند. اگر سازمان طبق روال عادی خود باشد، کسی متوجه کارهای مدیر عملیات نخواهد شد. اما همین که شرایط نامناسب و غیر عادی باشد، همه متوجه حضور مؤثر این مدیران می‌شوند. مدیران عملیاتی به طور مستقیم کارکنان را زیر نظر دارند و در صورت اشکال کار به آنها هشدار می‌دهند و اشتباه کار را اصلاح می‌کنند.
وظایف مدیر عملیات
در حال حاضر بیشتر فرایندهای موجود در سازمان با کمک مدیر عملیات یا فرایند انجام می‌شود. هدف اصلی این جایگاه شغلی، توسعه و استفاده از مواد اولیه برای تولید کالا و کسب‌وکار است. مدیران عملیات همیشه باید در میدان حاضر باشند و به دلیل وظایف گسترده و تأثیرگذار، حضور آنها در شرکت ضروری است.
هر فردی در محیط کار به انگیزه نیاز دارد تا بتواند در کنار تیم در راستای موفقیت برنامه‌های سازمان فعالیت کند. ایجاد انگیزه برای کارکنان و به حداکثر رساندن عملکرد کاری آنها، بهینه‌سازی فرایند انگیزشی و ایجاد محیط سالم، یکی از دیگر وظایف مدیریت هستند. از جمله وظایف مدیر عملیات در سازمان و در بخش‌های مختلف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نظارت بر نحوه کار کارکنان
- ارائه و مشاوره موثر به سطوح بالاتر
- زمان‌بندی دقیق در جلسه‌ها و اجرای عملیات
- برنامه‌ریزی بلند مدت
- تهیه گزارشات
- تعیین قیمت و سایر اعتبارات
- ایجاد تیم قدرتمند و بررسی نیاز مشتریان
- هماهنگی و سازماندهی دیگر واحدهای شرکت
- مدیریت بودجه و رسیدگی به وضعیت مالی
- ارتباط با کارکنان و یافتن نقص سازمان از دید آنها
- بررسی کیفیت محصولات و نحوه تولید
- هدایت و تعیین استانداردهای مجموعه در زمینه‌های متنوع
- تعیین نیاز مجموعه به منابع مختلف
ویژگی مدیران عملیاتی موفق
نقش مدیر عملیات یا فرایند در سازمان‌ها بسیار منحصربه‌فرد است و یک مدیر موفق خصلت‌هایی دارد که موجب کارایی عملکرد یک سازمان می‌شود. این خصلت‌ها عبارتند از:
- مدیر عملیات باید توانایی تحلیل و حل مشکلات را داشته باشد. یکی از ویژگی‌های مدیران عملیاتی که موجب توسعه و هماهنگی سازمان می‌شود، ارتباط قوی مدیران است. گاهی فن بیان قوی و قدرت ارتباطات اجتماعی میتواند به گسترش روابط شرکت کمک کند.
- یکی از دیگر ویژگی‌های قابل توجه مدیران عملیات، آماده باش بودن آنها است. در این شغل شما به وقت بسیاری برای انجام فعالیت‌های خود نیاز دارید، اما با برنامه‌ریزی و کنترل زمان می‌توانید از هدر رفتن وقت خود جلوگیری کنید و کارها را بهینه انجام دهید.
- مدیران خلاق و باهوش می‌توانند راه‌حل‌های جدیدتر و خلاقانه‌تری به سازمان معرفی کنند و تأثیر زیادی در سازمان داشته باشند. ابتکار عمل و تمایل به مسئولیت‌پذیری میتواند یک مدیر عملیات موفق بسازد.
- انعطاف و انطباق‌پذیر بودن یک مدیر سازمان موجب می‌شود که صبر و حوصله مدیر در برابر مسائل و مشکلات احتمالی بالا باشد و با موفقیت از آنها گذر کند. ریسک‌پذیر بودن مدیر عملیات میتواند مدیری بسازد که تمامی فرصت‌ها را سنجیده و از آنها به‌خوبی بهره می‌برد.
مهارت مورد نیاز مدیران عملیاتی
مهارت‌های رشته مدیریت به توانایی آنها در حوزه ادراکی، انسانی و فنی وابسته است. شما با داشتن این مهارت‌ها می‌توانید یک تیم را به‌راحتی رهبری کنید و از هر مهارت خود در بخش متنوعی از سازمان بهره ببرید.
مهارت‌های ارتباطی
یکی از مهارت‌های مهمی که در تمام مسیر این رشته نیازتان می‌شود، توانایی برقراری ارتباط موثر و کارآمد است. ارتباط سازنده با مدیران سایر کسب‌وکارها میتواند به شکل حضوری، تلفنی، ایمیل و یا حتی پیامک باشد که در نهایت موجب گسترش کسب‌وکار خودتان خواهد شد.
مهارت حل مسئله
مدیر عملیات یا فرایند روزانه با مشکلات مختلفی مواجه می‌شوند که یک مدیر عالی باید بتواند یک راه‌حل درست و منطقی را برای حل مسئله پیدا کند.
مهارت گزارش‌نویسی
اینکه شما بتوانید یک گزارش خوب به سرپرست تیم ارائه دهید، مهارتی به‌ظاهر ساده اما بسیار مهم است. با ارائه گزارش از فعالیت خود به دید کاملی از مسیر خود دست پیدا خواهید کرد تا بتوانید به شکلی سازماندهی شده به ادامه آن بپردازید.
مهارت شبکه‌سازی
مهارت‌های شبکه‌ای مانند هماهنگ کردن برنامه‌ها، برقراری ارتباط با دیگران و ردیابی مخاطبین تجاری سازمان و غیره نیز منجر به همکاری بیشتر و گسترش کسب‌وکار خواهد شد.
تسلط بر زبان انگلیسی
این مهارت هنگامی که شما در صنایع بزرگ و بین‌المللی مشغول به کار باشید، بسیار حائز اهمیت خواهد بود. استفاده از منابع تخصصی انگلیسی و ارتباط موثر با بخش‌های صادرات محصولات، از وظیفه‌های مهم شما مدیران عملیاتی محسوب می‌شود.
مهارت تحلیل داده
روزانه حجم بسیار زیادی از داده‌ها در سازمان در گردش است. شما باید با مهارت خود در تحلیل داده‌ها به ارائه راه‌حل و گام‌های پیش روی سازمان بپردازید.
مهارت تفکر استراتژیک
مهارت تفکر استراتژیک یکی از مهارت‌های مهم و کلیدی مدیران عملیاتی است. این نوع تفکر به مدیران کمک می‌کند تا علاوه بر مسائل روزمره سازمان، به آینده سازمان نیز نگاهی داشته باشند. مدیران عملیاتی در این زمینه به پیشرفت سازمان کمک می‌کنند تا شاهد رشد آن در تمامی ابعاد باشند.
امانت‌داری و احترام
یکی دیگر از مهارت‌هایی که هر کدام از اعضای تیم باید داشته باشند، امانت‌داری و احترام است. مدیر عملیات یا فرایند میتواند با ارائه مشاوره درست و استقبال از بازخورد اعضای تیم، اعتماد و احترام را در تیم خود ایجاد کند.
بازار کار و درآمد مدیران عملیاتی
جایگاه ارزشمند این موقعیت شغلی در سازمان‌ها، تقاضا را برای این شغل افزایش داده است؛ بنابراین می‌توان بازار کار را برای مدیران عملیات در حال رشد دانست. یک مدیر عملیات در صنایع مختلفی مانند تولیدات، خدمات و غیره فعالیت می‌کند که در این صورت بازار کار یک مدیر متناسب با بخشی که در آن فعالیت می‌کند، متفاوت است. به‌عنوان‌مثال مدیریت بخش فناوری اطلاعات بخش بسیار خوبی برای مدیران عملیات نرم‌افزاری خواهد بود.
درآمد مدیران عملیات باتوجه‌به عواملی مانند سطح تحصیلات و تخصص شخص، سابقه کار، نوع صنعت فعالیت و محل زندگی شخص تعیین می‌شود. مدیران در سازمان‌های بزرگ‌تر عموماً مسئولیت‌های بیشتری دارند؛ بنابراین درآمد آنها نسبت به سازمان‌های کوچک‌تر با مسئولیت‌های کمتر، بیشتر است. طبق برآوردهایی که انجام شده است، مدیران عملیات در بخش‌های مدیریت مالی و فناوری اطلاعات متوسط درآمد بیشتری دارند و معمولاً کارشناسان این حوزه درآمد خوبی دارند.
تحصیلات مورد نیاز شغل مدیریت عملیات
مدیریت از جمله مشاغلی است که در تمام بخش‌های یک صنعت و تجارت توسط افرادی متخصص و با تحصیلات عالی انجام می‌شود. در میان رشته‌های دانشگاهی، دو رشته مدیریت (در گرایش‌هایی مانند مدیریت بازرگانی، مدیریت مالی، صنعتی و…) و مهندسی صنایع افراد متخصص را جهت پذیرش پست‌های مدیریتی آماده می‌کنند. هرچند که برخی از شرکت‌ها به توانایی‌های اشخاص متقاضی توجه بیشتری دارند، اما داشتن تحصیلات مرتبط تأثیر مستقیمی در انتخاب شما به‌عنوان یک مدیر عملیات یا فرایند خواهد داشت.
نرم‌افزارهای کاربردی شغل مدیر عملیات
دانش و آگاهی در زمینه نرم‌افزارهای مختلف و نحوه به‌کارگیری آن در هر شغلی میتواند بازده فعالیت را افزایش دهد. مدیر عملیات با کمک ابزارهای کامپیوتری و نرم‌افزارهای کاربردی، میتواند در زمینه تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری آمار و هوش تجاری مفید واقع شود. از مهم‌ترین نرم‌افزارهای کاربردی شغل مدیر عملیات یا فرایند عبارتند از:
- نرم‌افزار Netsuite برای حسابداری ابری
- نرم‌افزار IBM SPS برای تحلیل آماری
- نرم‌افزار Minitab برای مباحث آماری
- نرم‌افزار Tableau برای داده‌های صنعتی
- نرم‌افزار Stata برای آمار اقتصادی و مدیریت
لینک‌هایی که میتواند برای شما مناسب باشد:
- نرم افزارهای حسابداری مناسب برای کسب و کار
- معرفی نرم افزارهای مدیریت پروژه
- نرم افزارهای مناسب برای مدیریت منابع انسانی
ابزارهای کار مدیر عملیات
همان‌طور که پیش‌تر نیز بیان کردیم، مدیر عملیات یا فرایند در بخش‌های مختلفی فعالیت می‌کند. اما با توجه به ماهیت مدیریت، هر مدیر در هر بخشی به ابزارهایی نیاز دارد که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم:
- ماشین‌حساب ده کلیدی
- اسکنرهای کامپیوتری
- ماشین‌های پردازش کارت اعتباری
- کامپیوتر رومیزی
- دوربین‌های دیجیتال
- دستیارهای دیجیتال شخصی
- سیستم‌های به‌روز و نرم‌افزارهای کاربردی
مزایا و معایب شغل مدیر عملیاتی
این جایگاه شغلی نیز مانند هر شغل دیگری مزایا و معایب مختص خود را دارد. در جدول زیر نگاه مختصری به این مزایا و معایب مدیر عملیات یا فرایند می‌اندازیم:
| مزایا | معایب |
| چابکی و مقیاس پذیری بیشتر برای کسب و کار | نیازمند هزینه اولیه زیاد |
| ارائه خدمات دهی بهتر به مشتریان | احتمال مقاومت برخی کارکنان |
| توانایی تمرکز بیشتری روی اطلاعات | پیچیدگی پیاده سازی |
| سادگی گردش کارها و افزایش کاربرد | نیازمند به روز رسانی مداوم |
| کاهش خطر از دست رفتن سرمایه | نیازمند تخصص و دانش |
دیگر عناوین شغلی مدیر عملیاتی
برخی از پست‌های سازمانی را با چندین نام می‌شناسند. این جایگاه نیز تنها یک عنوان ندارد و مدیر عملیاتی با عناوین زیر نیز شناخته می‌شود:
- مدیر شرکت
- مدیر ساختمان
- مدیر تجاری
- مدیر ارشد اداری
- مدیر کل یک مجموعه
- ناظر بازرگانی
- مدیر منطقه
- ناظر کارخانه
- سرپرست حفاری و تولید
- سرپرست تعمیر و نگهداری تجهیزات
- مدیر سازمان صنعتی
- مدیر سالن‌ها
- مدیر تولید و چاپ
- سرپرست شیفت
جمع‌بندی
در سازمان‌ها وجود مدیر عملیات یا فرایند مزایای متعددی مانند افزایش سود، کاهش هزینه‌ها، بهبود عملکرد و افزایش کیفیت تولیدات نهایی و غیره را برای مجموعه به دنبال دارد. به همین دلیل در چند سال اخیر جایگاه شغلی مدیر عملیات بسیار ارزشمند شده است و سازمان‌های زیادی به این روش از مدیریت منابع خود روی آورده‌اند. در حال حاضر سازمان‌هایی که از مدیران عملیات در تیم خود کمک می‌گیرند با قدرت بیشتری در بازارهای تجاری رقابت می‌کنند. در واقع این سازمان‌ها با کمک مدیر عملیات یا فرایند به کاهش هزینه‌های خود و افزایش فروش و در نتیجه سود بیشتر دست پیدا می‌کنند.