مدیر عملیات یا فرایند (Operations Manager) از بهینه‌سازان عملکرد و کارایی یک شرکت است که بر چرخه کارکنان و اجرای سیاست‌های منابع انسانی در سازمان نظارت میکند. مدیر عملیات پشتیبانی کوچک‌ترین بخش‌های یک شرکت را انجام می‌دهد و گزارشات خود را به مدیران میانی ارائه می‌دهد.
در ادامه این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه با این گزینه شغلی جذاب در حوزه مدیریت بیشتر آشنا خواهید شد. پس حتما تا انتها همراهمان بمانید و اگر به اطلاعات بیشتری نیاز داشتید، کافیست در بخش کامنت ها یا پرسش و پاسخ سایت مطرح کنید تا مشاورین ما به شما پاسخ دهند!
- مدیر عملیات کیست؟
- وظایف مدیر عملیات
- ویژگی مدیران عملیاتی موفق
- مهارت مورد نیاز مدیران عملیاتی
- بازار کار و درآمد مدیران عملیاتی
- تحصیلات مورد نیاز مدیریت عملیات
- نرم‌افزارهای کاربردی مدیر عملیات
- ابزارهای کار مدیر عملیات
- مزایا و معایب شغل مدیر عملیاتی
- چطور مدیر عملیاتی موفقی باشیم؟
- از چه کسی مشاوره بگیریم؟
مدیر عملیات کیست؟ شناخت کامل مدیر عملیات
مدیر عملیات یک پست سازمانی از مدیریت محسوب میشود که با مدیر محصولات در سازمان همکاری میکند. این افراد، مسئولیت رهبری فعالیت‌های روزمره مانند آموزش سایر کارکنان، رهبری مؤسسات مالی و استخدام یا تیم عملیاتی را بر عهده دارند.
پست مدیریت در سازمان جایگاه مهمی دارد، به همین دلیل بدون حضور مدیر عملیاتی، دیگر پست های سازمان قادر به راه‌اندازی برنامه‌های روی کاغذ نیستند. مدیر عملیات در شرکت با قسمت‌های مختلفی مانند پشتیبانی، تولید و کیفیت همکاری میکند.
اگر سازمان طبق روال عادی خود باشد، کسی متوجه کارهای مدیر عملیات نخواهد شد. اما همین که شرایط نامناسب و غیر عادی باشد، همه متوجه حضور مؤثر این مدیران می‌شوند. مدیران عملیاتی به طور مستقیم کارکنان را زیر نظر دارند و در صورت اشکال کار به آنها هشدار می‌دهند و اشتباه کار را اصلاح می‌کنند.
وظایف مدیر عملیات
در حال حاضر بیشتر فرایندهای موجود در سازمان با کمک مدیر عملیات یا فرایند انجام میشود. هدف اصلی این جایگاه شغلی، توسعه و استفاده از مواد اولیه برای تولید کالا و کسب‌وکار است. مدیران عملیات همیشه باید در میدان حاضر باشند و به دلیل وظایف گسترده و تأثیرگذار، حضور آنها در شرکت ضروری است.
ز جمله وظایف مدیر عملیات در سازمان و در بخش‌های مختلف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نظارت بر نحوه کار کارکنان
- ارائه و مشاوره موثر به سطوح بالاتر
- زمان‌بندی دقیق در جلسه‌ها و اجرای عملیات
- برنامه‌ریزی بلند مدت
- تهیه گزارشات
- تعیین قیمت و سایر اعتبارات
- ایجاد تیم قدرتمند و بررسی نیاز مشتریان
- هماهنگی و سازماندهی دیگر واحدهای شرکت
- مدیریت بودجه و رسیدگی به وضعیت مالی
- ارتباط با کارکنان و یافتن نقص سازمان از دید آنها
- بررسی کیفیت محصولات و نحوه تولید
- هدایت و تعیین استانداردهای مجموعه در زمینه‌های متنوع
- تعیین نیاز مجموعه به منابع مختلف
ویژگی مدیران عملیاتی موفق
نقش مدیر عملیات یا فرایند در سازمان‌ها بسیار منحصربه‌فرد است و یک مدیر موفق خصلت‌هایی دارد که موجب کارایی عملکرد یک سازمان میشود. این خصلت‌ها عبارتند از:
1. هوش تحلیلی بالا:
- مدیر عملیات باید توانایی تحلیل و حل مشکلات را داشته باشد.
2. مهارتهای ارتباطی:
- یکی از ویژگی‌های مدیران عملیاتی که موجب توسعه و هماهنگی سازمان میشود، ارتباط قوی مدیران است.
- گاهی فن بیان قوی و قدرت ارتباطات اجتماعی میتواند به گسترش روابط شرکت کمک کند.
3. برنامه ریزی:
- یکی از دیگر ویژگی‌های قابل توجه مدیران عملیات، آماده باش بودن آنها است.
- در این شغل شما به وقت بسیاری برای انجام فعالیت‌های خود نیاز دارید، اما با برنامه‌ریزی و کنترل زمان می‌توانید از هدر رفتن وقت خود جلوگیری کنید و کارها را بهینه انجام دهید.
4. خلاقیت:
- مدیران خلاق و باهوش میتوانند راه‌حل‌های جدیدتر و خلاقانه‌تری به سازمان معرفی کنند و تأثیر زیادی در سازمان داشته باشند.
- ابتکار عمل و تمایل به مسئولیت‌پذیری میتواند یک مدیر عملیات موفق بسازد.
5. انعطاف پذیری:
- انعطاف و انطباق‌پذیر بودن یک مدیر سازمان موجب میشود که صبر و حوصله مدیر در برابر مسائل و مشکلات احتمالی بالا باشد و با موفقیت از آنها گذر کند.
- ریسک‌پذیر بودن مدیر عملیات میتواند مدیری بسازد که تمامی فرصت‌ها را سنجیده و از آنها به‌خوبی بهره می‌برد.
8 مهارت مورد نیاز مدیران عملیاتی
مهارتهای رشته مدیریت به توانایی آنها در حوزه ادراکی، انسانی و فنی وابسته است. شما با داشتن این مهارت‌ها می‌توانید یک تیم را به‌راحتی رهبری کنید و از هر مهارت خود در بخش متنوعی از سازمان بهره ببرید.
1. مهارتهای ارتباطی
یکی از مهارتهای مهمی که در تمام مسیر این رشته نیازتان میشود، توانایی برقراری ارتباط موثر و کارآمد است. ارتباط سازنده با مدیران سایر کسب‌وکارها میتواند به شکل حضوری، تلفنی، ایمیل و یا حتی پیامک باشد که در نهایت موجب گسترش کسب‌وکار خودتان خواهد شد.
2. مهارت حل مسئله
مدیر عملیات یا فرایند روزانه با مشکلات مختلفی مواجه می‌شوند که یک مدیر عالی باید بتواند یک راه‌حل درست و منطقی را برای حل مسئله پیدا کند.
3. مهارت گزارش‌نویسی
اینکه شما بتوانید یک گزارش خوب به سرپرست تیم ارائه دهید، مهارتی به‌ظاهر ساده اما بسیار مهم است. با ارائه گزارش از فعالیت خود به دید کاملی از مسیر خود دست پیدا خواهید کرد تا بتوانید به شکلی سازماندهی شده به ادامه آن بپردازید.
4. مهارت شبکه‌سازی
مهارتهای شبکه‌ای مانند هماهنگ کردن برنامه‌ها، برقراری ارتباط با دیگران و ردیابی مخاطبین تجاری سازمان و غیره نیز منجر به همکاری بیشتر و گسترش کسب‌وکار خواهد شد.
5. تسلط بر زبان انگلیسی
این مهارت هنگامی که شما در صنایع بزرگ و بین‌المللی مشغول به کار باشید، بسیار حائز اهمیت خواهد بود. استفاده از منابع تخصصی انگلیسی و ارتباط موثر با بخش‌های صادرات محصولات، از وظیفه‌های مهم شما مدیران عملیاتی محسوب میشود.
6. مهارت تحلیل داده
روزانه حجم بسیار زیادی از داده‌ها در سازمان در گردش است. شما باید با مهارت خود در تحلیل داده‌ها به ارائه راه‌حل و گام‌های پیش روی سازمان بپردازید.
7. مهارت تفکر استراتژیک
مهارت تفکر استراتژیک یکی از مهارتهای مهم و کلیدی مدیران عملیاتی است. این نوع تفکر به مدیران کمک میکند تا علاوه بر مسائل روزمره سازمان، به آینده سازمان نیز نگاهی داشته باشند. مدیران عملیاتی در این زمینه به پیشرفت سازمان کمک می‌کنند تا شاهد رشد آن در تمامی ابعاد باشند.
8. امانت‌داری و احترام
یکی دیگر از مهارتهایی که هر کدام از اعضای تیم باید داشته باشند، امانت‌داری و احترام است. مدیر عملیات یا فرایند میتواند با ارائه مشاوره درست و استقبال از بازخورد اعضای تیم، اعتماد و احترام را در تیم خود ایجاد کند.
بازار کار و درآمد مدیران عملیاتی
جایگاه ارزشمند این موقعیت شغلی در سازمان‌ها، تقاضا را برای این شغل افزایش داده است؛ بنابراین می‌توان بازار کار را برای مدیران عملیات در حال رشد دانست.
درآمد مدیران عملیات باتوجه‌به عواملی مانند موارد زیر تعیین میشود:
- سطح تحصیلات و تخصص شخص
- سابقه کار
- نوع صنعت فعالیت
- محل زندگی شخص
مدیران در سازمان‌های بزرگ‌تر عموماً مسئولیت‌های بیشتری دارند؛ بنابراین درآمد آنها نسبت به سازمان‌های کوچک‌تر با مسئولیت‌های کمتر، بیشتر است.
تحصیلات مورد نیاز شغل مدیریت عملیات
مدیریت از جمله مشاغلی است که در تمام بخش‌های یک صنعت و تجارت توسط افرادی متخصص و با تحصیلات عالی انجام میشود. در میان رشته‌های دانشگاهی، دو رشته مدیریت (در گرایش‌هایی مانند مدیریت بازرگانی، مدیریت مالی، صنعتی و…) و مهندسی صنایع افراد متخصص را جهت پذیرش پست‌های مدیریتی آماده می‌کنند.
هرچند که برخی از شرکت‌ها به توانایی‌های اشخاص متقاضی توجه بیشتری دارند، اما داشتن تحصیلات مرتبط تأثیر مستقیمی در انتخاب شما به‌عنوان یک مدیر عملیات یا فرایند خواهد داشت.
نرم‌افزارهای کاربردی مورد نیاز برای شغل مدیر عملیات
دانش و آگاهی در زمینه نرم‌افزارهای مختلف و نحوه به‌کارگیری آن در هر شغلی میتواند بازده فعالیت را افزایش دهد. مدیر عملیات با کمک ابزارهای کامپیوتری و نرم‌افزارهای کاربردی، میتواند در زمینه تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری آمار و هوش تجاری مفید واقع شود. از مهم‌ترین نرم‌افزارهای کاربردی شغل مدیر عملیات یا فرایند عبارتند از:
- نرم‌افزار Netsuite برای حسابداری ابری
- نرم‌افزار IBM SPS برای تحلیل آماری
- نرم‌افزار Minitab برای مباحث آماری
- نرم‌افزار Tableau برای داده‌های صنعتی
- نرم‌افزار Stata برای آمار اقتصادی و مدیریت
ابزارهای کار مدیر عملیات
همان‌طور که پیش‌تر نیز بیان کردیم، مدیر عملیات یا فرایند در بخش‌های مختلفی فعالیت میکند. اما با توجه به ماهیت مدیریت، هر مدیر در هر بخشی به ابزارهایی نیاز دارد که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم:
- ماشین‌حساب ده کلیدی
- اسکنرهای کامپیوتری
- ماشین‌های پردازش کارت اعتباری
- کامپیوتر رومیزی
- دوربین‌های دیجیتال
- دستیارهای دیجیتال شخصی
- سیستم‌های به‌روز و نرم‌افزارهای کاربردی
مزایا و معایب شغل مدیر عملیاتی
این جایگاه شغلی نیز مانند هر شغل دیگری مزایا و معایب مختص خود را دارد. در جدول زیر نگاه مختصری به این مزایا و معایب مدیر عملیات یا فرایند می‌اندازیم:
| مزایا | معایب |
| چابکی و مقیاس پذیری بیشتر برای کسب و کار | نیازمند هزینه اولیه زیاد |
| ارائه خدمات دهی بهتر به مشتریان | احتمال مقاومت برخی کارکنان |
| توانایی تمرکز بیشتری روی اطلاعات | پیچیدگی پیاده سازی |
| سادگی گردش کارها و افزایش کاربرد | نیازمند به روز رسانی مداوم |
| کاهش خطر از دست رفتن سرمایه | نیازمند تخصص و دانش |
چطور یک مدیر عملیات موفق شویم؟
برای موفقیت به عنوان مدیر عملیات، ترکیبی از مهارتهای فنی، مدیریتی و فردی لازم است. در اینجا چند نکته کلیدی آورده شده است که به شما کمک میکند تا یک مدیر عملیات موفق شوید:
۱. درک عمیق از فرآیندها و عملیات:
- باید با تمام جنبه‌های عملیاتی کسب‌وکار خود، از تولید و زنجیره تأمین گرفته تا لجستیک و خدمات مشتری، آشنا باشید.
- به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت باشید.
۲. رهبری و مدیریت تیم:
- افراد مناسب را استخدام کنید، آنها را آموزش دهید و یک محیط کاری مثبت و مشارکتی ایجاد کنید.
- با اعضای تیم خود به طور شفاف و منظم ارتباط برقرار کنید، انتظارات را روشن سازید و بازخورد سازنده ارائه دهید.
- تیم خود را تشویق کنید، به دستاوردهایشان پاداش دهید و آنها را در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دهید.
۳. برنامه‌ریزی و استراتژی:
- اهداف عملیاتی روشن و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید که با اهداف کلی کسب‌وکار همسو باشند.
- ریسک‌های بالقوه را شناسایی کرده و برنامه‌هایی برای کاهش یا مدیریت آنها تدوین کنید.
- تقاضا، منابع و نیازهای آینده را پیش‌بینی کنید تا از آمادگی سازمان اطمینان حاصل شود.
۴. مدیریت مالی و بودجه:
- هزینه‌های عملیاتی را به دقت مدیریت کنید و به دنبال راه‌هایی برای صرفه‌جویی باشید بدون اینکه کیفیت فدا شود.
- بودجه‌های واقع‌بینانه تهیه کنید و اطمینان حاصل کنید که عملیات در چارچوب بودجه تعیین شده پیش می‌رود.
۵. استفاده از فناوری و ابزارها:
- از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت (MIS)، نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و سایر ابزارهای فناوری برای بهبود عملیات استفاده کنید.
- پذیرای فناوری‌های جدید باشید و ببینید چگونه میتوانند به بهبود فرآیندها و نتایج کمک کنند.
۶. مهارتهای حل مسئله و تصمیم‌گیری:
- مشکلات را به طور سیستماتیک تجزیه و تحلیل کنید تا ریشه‌های آنها را شناسایی کنید.
- بر اساس داده‌ها و تحلیل‌ها، تصمیمات سریع و مؤثر بگیرید.
۷. تمرکز بر مشتری:
- درک کنید که عملیات شما چگونه بر رضایت مشتری تاثیر می‌گذارد و همیشه به دنبال بهبود تجربه مشتری باشید.
۸. یادگیری مستمر:
- صنعت عملیات به سرعت در حال تغییر است. همیشه در مورد روندهای جدید، فناوری‌ها و بهترین شیوه‌ها مطالعه کنید و خود را به‌روز نگه دارید.
با تمرکز بر این حوزه‌ها، می‌توانید مهارتهای لازم را برای تبدیل شدن به یک مدیر عملیات موفق و مؤثر توسعه دهید.
برای استخدام یک مدیر عملیاتی خوب از چه کسی مشاوره بگیریم؟
در سازمان‌ها وجود مدیر عملیات یا فرایند مزایای متعددی مانند افزایش سود، کاهش هزینه‌ها، بهبود عملکرد و افزایش کیفیت تولیدات نهایی و غیره را برای مجموعه به دنبال دارد. به همین دلیل در چند سال اخیر جایگاه شغلی مدیر عملیات بسیار ارزشمند شده است و سازمان‌های زیادی به این روش از مدیریت منابع خود روی آورده‌اند.
اگر شما هم برای تکمیل نیروی انسانی خود نیاز به کمک دارید، می‌توانید از خدمات مشاوره مدیریت منابع انسانی آکادمی پاکراه کمک بگیرید. ما به شما توضیح می دهیم که به کدام موقعیت های شغلی در سازمانتان نیاز دارید و چطور باید فرد مناسبی را برای هر موقعیت انتخاب کنید!
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه به‌صورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنمایی‌تان کنند.
مشاوره آنلاین