حوزه فناوری اطلاعات حوزهی بسیار گستردهای است. امروزه کمتر سازمانی بدون فناوری قادر به پیمودن مسیر کاری خود است. تصور اینکه شرکتی یا سازمانی بدون سیستم رایانهای باشد غیر ممکن است. به همین دلیل امروزه در تمامی سازمانها پشت هر میزی یک کامپیوتر قرار دارد. فناوری اطلاعات لازمه پیشرفت سازمان است و برای سازمانها نقش حیاتی را دارد چرا که بسیاری از نرمافزارها از حقوق و دستمزد گرفته تا حسابداری، منابع انسانی، انبارداری، مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیونهای اداری، پورتال شرکت، آموزش و همچنین سختافزارها به وسیله فناوری اطلاعات سرویس داده میشوند.
همین اهمیت نقش نرمافزار و سختافزار در سازمانها موجب گسترش و پررنگتر شدن شغل مدیریت فناوری اطلاعات و فراگیری آن شده است. مدیر فناوری اطلاعات (Information Technology (IT) Manager) در موفقیت و همچنین دستیابی سازمانها به اهداف کوتاهمدت، میانمدت و بلندمدت نقشی حیاتی و اساسی دارد. در این مقاله قصد داریم به نقش و وظایف مدیران فناوری اطلاعات در سازمانها و شرکتها بپردازیم. برای مشاوره انتخاب شغل و مشاوره مدیریت منابع انسانی در شرکت ها هم میتوانید از خدمات آکادمی کسب و کار پاکراه بهره مند شوید.
- مدیر فناوری اطلاعات کیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
- وظایف مدیر فناوری اطلاعات
- مهارتها و ویژگیهای مدیر فناوری اطلاعات
- مزایا و معایب مدیریت فناوری اطلاعات
- چالشها و مشکلات مهم روبهروی مدیران فناوری اطلاعات
- روشها و نکات مهم برای تبدیل شدن به یک مدیر فناوری اطلاعات موفق
- برای فعالیت و مشاوره در حوزه مدیر فناوری اطلاعات از چه کسی کمک بگیریم؟
مدیر فناوری اطلاعات کیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
از جمله کاربردیترین و مهمترین مشاغل سازمانی در دنیای امروز شغل مدیر فناوری اطلاعات (Information Technology (IT) Manager) است. مدیر فناوری اطلاعات بالاترین مقام فناوری اطلاعات را در سازمان بر عهده دارد و وظیفه آن نظارت بر بخشهای مرتبط با تکنولوژی و اطلاعات، نگهداری و بهبود مداوم فرایندهای داخلی مرتبط با فناوری اطلاعات و افزایش بهرهوری در سازمان است. بخشی از وظایف این مدیر، اجرایی است و به تخصصی که در حوزه رایانه و کامپیوتر دارد، مانند خرید تجهیزات فناوری اطلاعات یا ساخت سیستمهای جدید مربوط میشود، اما بخشی دیگر از وظایف مدیر به چیدن استراتژیهای و سیاستهای مدیریتی، ارائه راهکارهای مبتنی بر IT، رفع موارد و مشکلات مشتریان و کارکنان، نظارت بر پایگاه دادهها، تعیین هدف و چشماندازهای مرتبط با بخش تحت نظارت وی برمیگردد.
وظایف مدیر فناوری اطلاعات
مدیر فناوری اطلاعات نقش حیاتی و مهمی را در تعیین اهداف، نوسازی، مدیریت پروژهها، مدیریت دانش و تحول دیجیتال سازمانها ایفا میکند. این نقش با گسترش فناوریها و تغییرات مداوم روزبهروز پیچیدهتر نیز میشود. به همین دلیل، در کنار هوش تجاری، تخصص فنی و اجرایی نیز برای موفقیت مدیر فناوری اطلاعات ضروری است. به عبارتی دیگر، تمام وظایف یک مدیر فناوری با فراگیری مهارتهای مدیریتی و اجتماعی جدید برای ایجاد و همسو شدن با تغییرات در سازمان گره خورده است.
به طور کلی، مسئولیتها و وظایف یک مدیر فناوری اطلاعات شامل موارد زیر است:
مدیریت زیرساختهای فناوری اطلاعات
مدیر فناوری اطلاعات وظیفه نظارت بر زیرساختهای فناوری سازمان از جمله سختافزار، نرمافزار، شبکهها و سرورها را بر عهده دارد. به این صورت که مدیر IT علاوه بر فراهم ساختن بستر سختافزاری و نرمافزاری بر نحوه عملکرد سیستمهای فناوری اطلاعات سازمان نیز نظارت کامل دارد.
بودجهبندی و تخصیص منابع
مدیر فناور اطلاعات مسئولیت بودجه بندی و تخصیص منابع برای پروژههای مختلف را بر عهده دارد. مدیر باید با سایر بخشها همکاری و ارتباط لازم را داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که نیازهای فناوری اطلاعات سازمان در چارچوب بودجه تعیین شده، برآورده شده است.
مدیریت تیم
یکی از مسئولیتهای اصلی مدیر فناوری اطلاعات تعامل با کارمندان، کارشناسان و متخصصان فناوری اطلاعات است که وظایف مختلفی از جمله استخدام، آموزش و ارزیابی اعضای تیم را در سازمان بر عهده دارند. مدیر باید مطمئن شود که تیم انگیزه کافی برای انجام وظایف و دستیابی سازمان به اهدافش را دارد.
مدیریت پروژه
پروژههای کوچک و بزرگی که به واحد IT محول میشوند فراتر از امور روزمره و عادی هستند و به نوعی دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند که اگر به درستی انجام نشوند نهایتا جز بازده اندک و صرف هزینههای گزاف حاصلی برای سازمان نخواهند داشت. یکی از وظایف مدیر IT ، مدیریت و کنترل پروژههای فناوری اطلاعات از جمله برنامهریزی، زمانبندی، اجرا و تحویل پروژهها است. مدیر فناوری اطلاعات باید اطمینان حاصل کنند که پروژهها به موقع و در چارچوب بودجه انجام میشوند و نیازها و اهداف سازمان را برآورده میکنند.
فراهم ساختن امنیت اطلاعات
مهمترین موضوعی که در زمینه زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان مطرح است، مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یک ساختار ارتباطی علی رغم پیشرفته بودن، اگر امن نباشد همه کارکردهای مثبت فناوری اطلاعات را به خطر میاندازد. یکی از وظایف مدیر فناوری اطلاعات شناسایی و کاهش خطرات امنیتی است. اگر امنیت سیستمهای فناوری اطلاعات و بستر اطلاعاتی برقرار نباشد در آن صورت با افزایش میزان تبادل اطلاعات، عملا دانش، سرمایه معنوی، تجربه و مهمتر از همه اطلاعات محرمانه سازمان یا شرکت به خطر میافتند.
مدیریت دانش
یکی از اَشکال اصلی و مهم سرمایه در سازمانها اطلاعات است. در واقع دانش و اطلاعات در سازمانهایی که به سطحی پیشرفته در استفاده از فناوری اطلاعات رسیدهاند، به کالایی باارزش در میان انواع سرمایهها و داشتههای سازمان تبدیل شده است. همانطور که کنترل و مدیریت سرمایههای مالی سازمان یکی از مهمترین پایههای مدیریت آن است، برای سازمانهایی هم که از دانش و اطلاعات به عنوان سرمایه در کسب و کار خود استفاده میکند نیز کنترل سرمایههای اطلاعاتی بسیار مهم و ضروری است. به همین دلیل یکی از مهمترین مسئولیتهای مدیر فناوری اطلاعات، مدیریت دانش است.
مدیریت ارتباطات
یکی دیگر از وظایف مدیر فناوری اطلاعات تسهیل ارتباطات درون و برون سازمانی است. ارتباطاتی که به وسیله ابزارهای ارتباطی الکترونیکی و کامپیوتری میان کارمندان، مشتریان و مخاطبان فعالیتهای سازمان صورت میگیرد. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این حوزه آن است که با بررسی و تشخیص نقاط قوت و ضعف جریانهای اطلاعاتی داخل سازمان و نحوه اتصال آنها به خارج از سازمان، به طور مداوم به فکر بهبود آن باشند تا حدی که کارمندان سازمان برای برقراری ارتباط میان خود و مراجعان با موانع کمتری روبهرو شوند.
از دیگر وظایف و مسئولیتهای مدیر فناوری اطلاعات عبارتاند از:
- ارزیابی عملکرد کارمندان؛
- بررسی نیازهای بخش فناوری اطلاعات و برآورده کردن آنها؛
- ایجاد مزیتهای رقابتی در سازمان؛
- تعیین اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت در سازمان؛
- اطمینان از دسترسی کارمندان سازمان به شبکهها؛
- تعیین و ایجاد استراتژیها، خط مشیها و استانداردهای فناوری اطلاعات در سازمان؛
- آشنایی با تکنولوژیها و فناوریهای روز دنیا و وارد کردن آنها به سازمان در صورت لزوم؛
- توسعه و تصویب بودجه و مدیریت سرمایهگذاری در سازمان؛
- توسعه و نظارت بر پلتفرمهای خدمات مشتری؛
- ارائه راهکارهای مناسب برای بهینهسازی فرایندهای بخش آی تی؛
- بررسی نیازهای آموزشی کارکنان و درخواست برگزاری دورههای آموزشی برای کارکنان بخش فناوری اطلاعات در صورت لزوم.
مهارتها و ویژگیهای مدیر فناوری اطلاعات
امروزه سازمانها با گسترش فناوری اطلاعات به شکل مداوم با چالشها و وضعیتهای جدیدی روبهرو هستند. برای کنترل چنین وضعیتی مدیران فناوری اطلاعات به مجموعه مهارتهای مختلف نیاز دارند تا به کمک آنها توانایی مدیریت مسائل مرتبط با فناوری را پیدا کنند. از جمله مهارتهایی که به یک مدیر فناوری اطلاعات در مدیریت کسب و کار و تقویت رزومه خود کمک میکند، عبارتاند از:
ارتباطات
توانایی برقراری ارتباطات در سازمان توسط مدیران بسیار ضروری است. مهارتهای ارتباطاتی قوی این اجازه را به مدیران فناوری اطلاعات میدهد تا نیازها و خواستههای بخشهای مختلف را درک کنند و بتوانند راهکارهای مناسبی را به نیازها و دغدغههای آنها ارائه دهند. همچنین مدیران با استفاده از ارتباطات شفاف و مستقیم میتوانند دستورالعمل پروژههای پیچیده فناوری اطلاعات را به زبان ساده به اعضای تیم منتقل کنند.
خلاقیت و نوآوری
خلاقیت و نوآوری لازمه رشد و پیشرفت در سازمان است. مدیران فناوری اطلاعات میتوانند با شناخت کارکردهای صنعت حوزه فعالیت، ارزیابی سرمایهگذاری فناوری اطلاعات، شناسایی زمینههای رشد و بهروز نگهداشتن دانش در زمینه فناوری اطلاعات، راهکارهای نوآورانه و خلاقانهای را برای بهبود وضعیت کسب و کار سازمانها ارائه دهند و به آنها کمک میکنند تا تکامل یابند. مدیران فناوری اطلاعات باید به طور مداوم به دنبال فرصتهای خلاقانه برای افزایش بهرهوری، سازگاری و اعتبار سازمانها باشند.
رهبری
هر مدیر فناوری اطلاعات باید برای ایجاد یک تیم کاری از متخصصان حرفهای فناوری اطلاعات و همچنین ارائه خروجیهای موثر و کارآمد از ظرفیتها و مهارتهای رهبری برخوردار باشد. مهارتهای رهبری به مدیران IT این امکان را میدهد تا منابع انسانی را به طور موثر مدیریت کنند.
مدیریت پروژه
یکی از مهمترین مهارتها و تواناییهایی که هر مدیر فناوری اطلاعات باید از آن برخوردار باشد، مدیریت تیمی از کارکنان با حوزههای تخصصی مختلف در یک پروژه کاری مشخص است. به عبارتی مدیران فناوری اطلاعات باید توانایی نظارت بر بخشهای مختلف یک پروژه فناوری اطلاعات را داشته باشند.
مدیریت زمان
یک مدیر فناوری اطلاعات باید ازکارافتادگیها، بهروزرسانیها و دیگر وظایف مرتبط در سازمان را به دقت و در زمان مناسب مدیریت و برنامهریزی کند. مدیریت درست زمان این امکان را فراهم میکند تا درست زمانی که سازمانها بیشترین نیاز را به سیستمهای فناوری اطلاعات دارند، این سیستمها در دسترس قرار بگیرند.
حل مسئله
حل مشکلات سیستمهای مدیریت فناوری اطلاعات و همچنین حل مسئله کارکنان از جمله مهارتهایی است که یک مدیر فناوری اطلاعات باید از آن برخوردار باشد چرا که خرابیها، اشکالات، تهدیدهای امنیتی و دیگر مشکلات و خطاها میتوانند در هر زمانی رخ دهند. این مشکلات نیاز به پاسخی سریع و کارآمد دارند. به همین منظور مدیران فناوری اطلاعات باید با ترکیب مهارتهای تفکر انتقادی و دانش فنی گسترده، خطاها را شناسایی و ارزیابی کرده و راهحلهایی را برای رسیدن به نتایج مطلوب ارائه دهند.
مدیریت ریسک
سرعت گسترش و تغییرات فناوری، موجب ایجاد ریسکهای ناشناختهای میشود که هدایت فناوری اطلاعات سازمان را بیشتر از قبل با مشکلات و چالشهای جدید روبهرو میکند. امروزه بسیاری از سازمانها هم برای دستیابی به مزیت رقابتی به دنبال استفاده از روشهای جدید فناوری هستند. این نیاز به همگام بودن با پیشرفتهای فناوری و تغییرات، ممکن است شرکتها و سازمانها را تشویق به استفاده از فناوریهایی کند که درک درستی از مشکلات و ریسکهای موجود در آن را ندارند؛ بنابراین این وظیفه مدیر فناوری اطلاعات هست که این ریسکها را درک و شناسایی کند و بسته به نیاز سازمان آنها را مدیریت کرده و کاهش دهد.
مزایای مدیریت فناوری اطلاعات
- برخورداری از حقوق و مزایای عالی؛
- داشتن عنوان شغلی ارزشمند و پردرآمد؛
- برخورداری از جایگاه اجتماعی مناسب؛
- غنی کردن رزومه برای به دست آوردن فرصتهای شغلی بهتر؛
- داشتن فرصت شغلی و بازار کار عالی در داخل و خارج از کشور.
معایب مدیریت فناوری اطلاعات
- تحمل فشار کاری بالا؛
- طولانی بودن ساعات کاری مدیران فناوری اطلاعات در صورت بروز مشکلات در سازمانها؛
- مسئولیت حل مشکلات زیرساختهای شبکه یا سیستمهای سازمان در کوتاهترین زمان ممکن؛
- درگیر بودن بیش از حد با مسائل کاری و تحت تاثیر قرار گرفتن زندگی شخصی؛
- لزوم بهروز نگه داشتن و یادگیری دانش جدید جهت همگام شدن با تغییرات و پیشرفتهای تکنولوژی.
چالشها و مشکلات مهم روبهروی مدیران فناوری اطلاعات
شکافهای مهارتی
همانطور که گفتیم فناوری با سرعت زیادی در حال رشد و گسترش است. به دلیل پررنگ بودن نقش فناوری اطلاعات در حوزه تجارت، سازمانها هر روز با تغییر در اهداف و چشماندازها روبهرو میشوند و مدیران فناوری اطلاعات هم به کارکنان ماهری نیاز دارند تا بتوانند خود را با سرعت رشد فناوری تطبیق دهند و همچنین بتوانند تهدیدات سایبری را مدیریت کنند.
پردازش ابری
رایانش ابری و انتقال اطلاعات به فضای ابر، یکی از جدیدترین روندها در حوزه فناوری اطلاعات به شمار میرود. فضای ابری در حوزه فناوری اطلاعات طیف گستردهای از خدماتی را در بر میگیرد که در بستر اینترنت ارائه میشود. به این صورت که این فضا میتواند بدون نیاز به خرید تجهیزات فیزیکی، زیرساختهای مورد نیاز سازمانها و کسب و کارها را به صورت اینترنتی تأمین کند.
رایانش ابری به سبب صرفهجویی در زمان و هزینه، نقش پررنگتری در حوزه تجارت پیدا کرده و بسیار مورد توجه کسب و کارها قرار گرفته است. مهاجرت به فضای ابری برای هر کسب و کاری یک تصمیم استراتژیک و راهبردی است. اما اگر مدیر فناوری اطلاعات نتواند به درستی در این رابطه تصمیمگیری و مشارکت داشته باشد، در آن صورت شرح وظایف آن تحت تأثیر قرار میگیرد و در نتیجه منجر به تصمیمگیریهای اشتباه و ضررهای مالی برای کسب و کار میشود.
حملات سایبری
شرکتها و سازمانهای بسیاری در جهان امروزه دچار حملات سایبری میشوند. مدیران فناوری اطلاعات زیر سایه این تهدیدات، در انجام کارها، تنظیم برنامههای استراتژیک و همچنین نظارت بر عملکرد سازمان با مشکلات فراوانی روبهرو میشوند. چرا که تهدیدات سایبری بسیار مخرب هستند و ممکن است منجر به بروز ضررهای مالی و اعتباری عظیمی به سازمان شوند.
برون سپاری
راهحلها همیشه نتیجه نمیدهند در برخی موارد آنها میتوانند چالشهای جدیدی را هم ایجاد کنند. برای مثال، کسب و کارهای بسیاری امروزه به سمت برونسپاری و واگذاری پروژههای مشارکتی به یک تامین کننده خارجی سوق پیدا کردهاند.
در حالی که این کار ممکن است علاوه بر مزایای فراوان منجر به بروز مشکلات مختلفی از جمله فاش شدن اطلاعات محرمانه شرکت، بیبرنامگی در انجام پروژه، از بین رفتن یکپارچگی و هماهنگی در سازمان و غیره شود. به همین دلیل مدیران فناوری اطلاعات باید نگرانیها و مشکلات مربوط به امنیت، قابلیت اطمینان و مسئولیتپذیری را در فرایند برونسپاری در نظر بگیرند و مدیریتشان کنند.
تحول دیجیتال
شاید دگرگونی دیجیتال پرهزینه باشد اما با این حال سازمانها مجبور به همسو شدن با تغییرات و تحولات فناوری هستند. یکی از چالشهای مدیران فناوری اطلاعات پیشبرد این تغییرات است چرا که تغییر و تحولات در سازمان به یک هنجار تبدیل میشود و باید با تمام عملیاتهای یک کسب و کار هماهنگ باشد.
روشها و نکات مهم برای تبدیل شدن به یک مدیر فناوری اطلاعات موفق
مدیران فناوری اطلاعات برای موفقیت در این شغل باید با بهترین روشهای حوزه خودشان آشنا شوند و آنها را دنبال کنند. از جمله نکات مهم برای موفقیت در این زمینه عبارتاند از:
دریافت راهنمایی و پشتیبانی از مدیر ارشد
یکی از بهترین روش ها برای یک مدیر فناوری اطلاعات، تکیه کردن به مدیر ارشد سازمان جهت دریافت پشتیبانی و راهنمایی است. مدیران فناوری اطلاعات میتوانند در امور مربوط به فناوری اطلاعات از جمله انتخاب و پیادهسازی فناوریهای جدید از مدیران ارشد راهنمایی دریافت کنند.
فعال و آگاه بودن
مدیران فناوری اطلاعات باید بتوانند مسائل و مشکلات را قبل از وقوع پیشبینی کنند تا در مواقع بروز مشکلات بتوانند راهحلهایی را برای حل آن ارائه دهند.
استفاده از یک چارچوب مشخص
مدیر فناوری اطلاعات باید برای ایجاد استراتژیهای مناسب در سازمان از چارچوبهای مشخصی استفاده کند. داشتن یک چارچوب مناسب و استفاده از آن چارچوب به سازماندهی و نظم بخشیدن به امور کمک فراوانی میکند.
حفظ امنیت دادهها و اطلاعات
یکی از وظایف اصلی مدیران فناوری اطلاعات امن نگه داشتن سیستم شرکت یا سازمان از حملات احتمالی است. یک مدیر فناوری اطلاعات موفق با استفاده از ابزارهای مختلف از جمله کنترل دسترسی کاربران به سیستم کامپیوتری سازمان به طور کارآمد امنیت دادهها و اطلاعات را فراهم میکند.
تخصص در حوزه فناوری
مدیر فناوری اطلاعات به منظور مدیریت موثر باید با انواع مختلف فناوریهای کامپیوتری و استفاده از آنها به خوبی آشنا باشند. علی رغم اینکه ممکن است مدیران برخی از موارد را در حین کار آموزش ببینند اما به هر حال آشنایی و داشتن پایهای قوی از مهارتهای فناوری، سازگاری آنها را برای استفاده از ابزارهای سختافزاری و نرمافزاری جدید آسانتر میکند.
تعیین اهداف قابل دستیابی
یکی از روشهای کلیدی و مهم برای موفقیت مدیران فناوری اطلاعات تعیین اهدافی است که به راحتی بتوان به آنها دست یافت. این کار به ایجاد اعتمادبهنفس در بین کارکنان و بهبود روحیه تیم کمک فراوانی میکند.
تصمیمگیری
سیستمهای فناوری اطلاعات برای عملیات کسب و کارها و پیشبرد اهداف سازمانها، بسیار ضروری هستند؛ بنابراین، مدیران فناوری اطلاعات باید تصمیمات هوشمندانهای بگیرند و سیستمهایی را انتخاب کنند که شبکههای سازمان را با خطر مواجه نکنند. یک مدیر فناوری اطلاعات موفق با استفاده از هوش تجاری و تحلیل دادهها و اطلاعات مرتبط، به صورت استراتژیک تصمیمات آگاهانهای را برای سازمان میگیرد.
هوش مالی
استخدام کارکنان و همچنین خرید یا ارتقا تجهیزات فناوری اطلاعات برای تمامی سازمانها هزینه زیادی را در بر دارد. برای اطمینان از تحت کنترل بودن امور مالی، مدیران فناوری اطلاعات باید مهارتهایی داشته باشند تا بتوانند بودجه را برنامهریزی و مدیریت کنند، مثلا میتوانند برای دریافت تخفیف در خرید تجهیزات و وسایل مذاکره کنند.
برای فعالیت و مشاوره در حوزه مدیر فناوری اطلاعات از چه کسی کمک بگیریم؟
دنیای فناوری اطلاعات دنیای بسیار پیچیده و شبیه به هزارتویی است که به صورت مداوم تغییر میکند؛ مدیران فناوری اطلاعات هم افرادی هستند که از بالا به این هزارتو نظاره میکنند و مسیر درست را برای حرکت در اختیار سازمانها قرار میدهند. اهمیت نقش مدیر فناوری اطلاعات به خصوص در دنیای امروز که بدون فناوری نمیتوان پیشرفت کرد، بیش از پیش نمود پیدا میکند. مدیر فناوری اطلاعات با در نظر گرفتن نیاز سازمان و همچنین روند رشد فناوری، باید تصمیمهای آگاهانهای را برای پیشرفت یک کسب و کار در راستای رسیدن به اهداف تجاری را اخذ کند و سازمان را با تغییرات روز فناوری همسو کند.
اگر قصد راهاندازی کسب و کار یا توسعه کسب و کار را دارید یا در حال حاضر مدیر فناوری اطلاعات هستید و میخواهید در این حوزه کاری موفق باشید، تیم مشاوره کسب و کار در آکادمی کسب و کار پاکراه به شما اطلاعات لازم را در این زمینه خواهند داد.