هر شغلی ویژگی‌ها، وظایف و نیازمندی‌های خودش را دارد. قبل از اینکه تصمیم بگیرید در رشته یا حرفه‌ای شروع به کار کنید بهتر است آن را به درستی بشناسید. احتمالا قبلا نام شغل مدیر روابط عمومی (Public Relations (PR) Manager) را شنیده‌اید. مدیر روابط عمومی از جمله شغل‌هایی است که وظایف و ویژگی‌های آن در جامعه به درستی شناخته نشده است.
مدیر روابط عمومی وظیفه دارد تا نام برند شرکت‌ها را در بین مشتریان فعلی و جدید معتبر سازد. این کار را از طریق انواع جلسات کاری و تبلیغات امکان‌پذیر می‌سازد. در واقع کسی که این کار را انجام می‌دهد، یک پل ارتباطی بین سازمان ها و مشتریان است. در این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه سعی داریم تا به بررسی کامل شغل روابط عمومی بپردازیم؛ پس اگر شما هم میخواهید از صفر تا صد این شغل آگاهی پیدا کنید، تا انتهای این مطلب همراهمان باشید.
- شناخت درست مدیر روابط عمومی
- 7 مهارت لازم برای یک مدیر روابط عمومی
- ویژگی‌های شخصی مدیر روابط عمومی
- چگونه مدیر روابط عمومی شویم؟
- وظایف مدیر روابط عمومی
- مزایا و معایب شغل مدیریت روابط عمومی
- درآمد و ساعت کاری مدیر روابط عمومی
- شرایط استخدام مدیر روابط عمومی
- 4 ابزار لازم مدیر روابط عمومی
- 6 کسب و کار که به مدیر روابط عمومی نیاز دارند
- آشنایی با محیط کار شغل مدیر روابط عمومی
- از چه کسی مشورت بگیریم؟
شناخت درست مدیر روابط عمومی
کارشناسان روابط عمومی با داشتن مهارت و دانش خاص در زمینه‌ی ارتباطی، سعی می‌کنند بین مشتریان و یک سازمان خاص ارتباط برقرار کنند. مدیر روابط عمومی در واقع باید با اطلاع کامل، تصویر خوب و مطلوبی را برای کارفرما یا مشتریان ارائه دهد.
این شغل از نظر اعتبار یک شرکت یا سازمان بسیار اهمیت دارد. به طوری که می‌تواند وضعیت سازمان را کنترل و با انجام فعالیت‌های لازم آن را بهبود سازد. برای این کار لازم است مدیر روابط عمومی، وظایف خاص و امور مختلفی را بر عهده داشته باشد.
هر کسب و کاری با شرکت تجاری یا مشتریان دائم خود همیشه در ارتباط است. این ارتباط بین مشتری‌ها توسط مدیر روابط عمومی کنترل می‌شود. مثلا تایم‌های خاصی را برای جلسات کاری در نظر می‌گیرد و هنگام ایجاد مشکل، سعی میکند ارتباط آن‌ها را قوی تر سازد.
مخاطبان بیرون از شرکت که درخواست کار یا خرید از شرکت را دارند، مدیر ارتباطات شرکت تصمیم می‌گیرد که بین آن‌ها چه اطلاعاتی رد و بدل شود و حتی ممکن است برای آشنایی بهتر با مشتری از طریق سفر کاری یا جلسات با آن مذاکره کند.
7 مهارت لازم برای یک مدیر روابط عمومی
یک مدیر روابط عمومی باید مهارتهای بالایی در ارتباط‌گیری با سایر سازمان‌ها داشته باشد. برای این کار لازم است شخص از نظر گفتاری، نوشتاری، خلاقیت، سیاست و نحوه رفتار، مهارت بالایی داشته باشد. هر کسی که تمام این ویژگی‌ها را داشته باشد در این شغل موفق‌تر خواهد بود. البته به غیر از مهارت شخصی، تحصیلات و آموزش روش‌های مختلف این شغل هم پر اهمیت است.
1. تحصیلات
برای داشتن صلاحیت و اعتبار این شغل، شخص باید حداقل یک مدرک لیسانس داشته باشد. این مدرک می‌تواند رشته‌هایی مثل علوم ارتباطات، روابط عمومی، روزنامه‌نگاری، علوم سیاسی، اقتصاد و رشته‌هایی نظیر این موارد باشد. با داشتن دانش و علم در مورد این رشته‌ها بخشی از نیاز یک مدیر روابط عمومی تامین می‌شود.
البته افراد برای فعالیت در موقعیت شغلی مدیر روابط عمومی باید به کسب تجربه و آموزش در حوزه‌های مختلفی از جمله مارکتینگ، رسانه و روابط عمومی توجه داشته باشند. می‌توانید این کار را با کارهای ساده مثل کارآموزی شروع کرده و پس از پیشرفت و ترفیع به یک مدیر روابط عمومی تبدیل شوید.
2. مهارت نوشتاری
داشتن مهارت نوشتاری در نوشتن مطالب و تیزرهای تبلیغاتی اهمیت به سزایی دارد. این فرد به هنگام نوشتن ایمیل و پیام به سازمان یا مشتری‌ها باید بدون غلط املایی و از کلمات تاثیرگذار استفاده کند. همانطور که مشخص است نمی‌توان به راحتی از مهارت نوشتاری غافل شد.
3. مهارت گفتاری
در بین مهارتهای فرد، مهارت گفتاری از همه بیشتر در موفقیت فرد اثر می‌گذارد. نحوه انتخاب درست جملات، لحن حرف زدن، استفاده از کلمات متقاعد کننده یک نوع مهارت گفتاری درست محسوب می‌شوند. همچنین توانایی سخن گفتن بالا که از نیازمندی‌های آن داشتن اعتماد به نفس بالاست باید در فرد دیده شود. فرد با داشتن تمامی این قابلیت‌ها می‌تواند در انتقال مفهوم و نیازمندی‌های سازمان به مخاطب کمک کند.
شیوه سخن گفتن نه تنها در زندگی شخصی بلکه در شغل مدیر روابط عمومی نیز نقش پررنگی دارد. اگر تسلط ما بر زبان و معاشرات‌ها بیشتر باشد مهارت لازم جهت استخدام در شغل مدیر روابط عمومی را دارا هستیم. مدیر روابط عمومی باید توانایی برقراری ارتباط موثر با رسانهها و افراد مختلف را داشته باشد. همچنین باید در ارائه ایده‌ها و اطلاعات، بهره‌وری در استفاده از زبان و کلمات را داشته و توانایی انتقال پیام‌ها را به بهترین شکل ممکن داشته باشد.
4. مهارت ارتباطات بین فردی
با داشتن مهارتهای گفتاری به راحتی میتوان با افراد مختلف ارتباط برقرار کرد اما این کافی نیست. برخی رفتارها مثل لبخند زدن هنگام حرف زدن و صمیمانه صحبت کردن می‌تواند در ارتباطات یک مدیر روابط عمومی موثر واقع شود.
5. مهارت تحلیل و استراتژی
مدیر روابط عمومی باید در موقعیت‌های ضروری، شرایط را بسنجد و بهترین استراتژی‌ها و راه حل‌ها را ارائه دهد. مهارت سیاسی و هماهنگی سازمان با مشتری‌ها اهمیت به سزایی دارد.
6. توانایی مدیریت زمان
مدیر روابط عمومی باید توانایی مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های متعدد، مدیریت رویدادها و اولویت‌بندی وظایف را داشته باشد. این شامل توانایی در مدیریت مهمانی‌ها، زمان‌بندی جلسات و پیش‌بینی زمان لازم برای وظایف مختلف است.
7. توانایی ارتباط با مشتری‌ها
مدیر روابط عمومی برای ارتباط موثر با مشتریان باید توانایی شناخت نیازها و انتظارات آن‌ها را داشته باشد. او باید به شیوه‌های متنوعی همانند ارسال ایمیل، تلفن، جلسات حضوری یا دیگر وسایل ارتباطی با دیگران ارتباط برقرار کند. همچنین، فرد باید مهارت گوش دادن و حل مسائل را داشته باشد و سپس مطابق با آن نظرات و بازخوردهای مشتریان را پاسخ دهد.
ویژگی‌های شخصی مدیر روابط عمومی باید چگونه باشد؟
برخی از ویژگی‌های یک فرد تاثیر بسیاری زیادی در انتخاب این شغل ایفا میکند. شخصیت و رفتار فرد هم برای کارفرما و هم برای مشتری‌ها اهمیت بسیاری دارد. مثلا شخص برون‌گرا بدون خجالت و به راحتی می‌تواند سخنان خود را به مشتری‌ها منتقل کند.
تشخیص تیپ شخصیتی مناسب برای مدیر روابط عمومی سخت است. چرا که گاهی اوقات خودمان هم از تیپ شخصیتی خود باخبر نیستیم. برخی از شرکت‌های بزرگ از تست شخصیت‌شناسی MBTI کمک می‌گیرند. MBIT معتبرترین تست شخصیت شناسی است و می‌تواند اطلاعات دقیقی را در مورد شخصیت یک فرد ارائه دهد. چند مورد از تیپ‌های شخصیتی این تست برای شغل روابط عمومی مناسب هستند.
از تیپ شخصیت مناسب این شغل میتوان به تیپ ENFJ، ENFP،ENTP، ESFJ،ESFP اشاره کرد. بیشتر این شخصیت‌ها برون‌گرا هستند و در برقراری ارتباط با دیگران سریع‌تر عمل می‌کنند. همچنین در هنگام رویارویی با مشکلات از عملکرد استراتژیک، خلاقیت و قدرت اختیار خود استفاده کنند.
چگونه مدیر روابط عمومی شویم؟ 4 مرحله مهم
پس از بررسی مهارتها و شخصیت‌های لازم یک مدیر روابط عمومی می‌رسیم به عواملی که ما را به شغل مدیریت روابط عمومی نزدیک می‌کنند. یک فرد با تجربه و با سابقه طولانی مدت در پُست مدیریتی قطعا در این شغل موفق خواهد بود. با ایجاد شرایط زیر می‌توانید به شغل مدیر روابط عمومی دست یابید.
1. کسب مدرک دانشگاهی
در قدم اول لازم است تا تحصیلات لازم برای یک مدیر روابط عمومی را کسب کنید. این تحصیلات می‌تواند در رشته‌های دانشگاهی روزنامه‌نگاری، بازرگانی، علوم ارتباطات و زیرشاخه‌های آن، ادبیات و… باشد.
2. کسب مدرک آزاد
اگر فرصت تحصیل در دانشگاه را نداشتید و یا رشته‌ی تحصیلی شما با شغل مدیر روابط عمومی سازگار نیست می‌توانید با کسب مدرک از طریق آموزشگاه‌های آزاد به دنبال افزایش مهارت خود در این حرفه باشید.
3. کسب تجربه
همانطور که قبلا گفتیم تنها مدارک و مهارت در موفقیت یک مدیر روابط عمومی کافی نیستند. همچنین با موضوع های درسی در دانشگاه ها و سطح کیفی اساتید که صرفا به آموزش در این حوزه میپردازند، تنها دانشگاه کافی نیست. برای اینکه در این شغل موفق باشید باید سال‌ها در دوره‌های کارآموزی و کارمندی شرکت کنید. در این صورت با کسب تجربه و کمک افراد بالا رتبه در این زمینه می‌توانید به یک مدیر موفق تبدیل شوید.
4. یادگیری دائمی
به غیر از کسب علم و دانش در دانشگاه و تجربیات لازم به عنوان کارآموز لازم است تا در حین کار مطالعه بسیاری داشته باشید. مطالعه کتاب‌ها، شرکت در سمینارها، افزایش مهارت گفتاری و نوشتاری تنها بخشی از آن‌هاست. با مطالعه دقیق آنچه که در این بخش گفتیم می‌توانید در زمینه مدیر روابط عمومی بدرخشید. ناگفته نماند که برای کسب مقام‌های بالا در زمینه مدیریت، باید حداقل ۱۰ سال سابقه کاری داشته باشید.
وظایف مدیر روابط عمومی
این شخص وظیفه دارد اطلاعات مهم سازمان را با برنامه‌ریزی درست انتقال داده و باعث پیشرفت آن سازمان شود. مثلا مصاحبه‌ها و جلسات عمومی بر عهده مدیر روابط عمومی است. از دیگر وظایف این شغل، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیر روابط عمومی در یک سازمان، مسئول حفظ و تقویت ارتباطات با رسانهها و جامعه است؛ یعنی اینکه تمام روابط بین داخل و خارج شرکت‌ها را کنترل میکند.
- همچنین، او مسئول ایجاد و مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی آنلاین و آفلاین، پیگیری داده‌ها و آمار شبکه‌های اجتماعی، ارتقاء برند، تصویر و لوگوی سازمان است.
- مدیر روابط عمومی نظارت بر تیم بازاریابی و رسانه، در جذب مشتری‌ها، مدیریت بحران‌ها و اصلاح اطلاعات غلط نقش مهمی دارد.
در کل این نقش اهمیت زیادی برای شهرت، اعتبار و روابط عمومی موفق یک سازمان یا شرکت ایفا خواهد کرد.
مزایا و معایب شغل مدیریت روابط عمومی
در ادامه بهتر است با معایب و مزایای شغل روابط عمومی آشنا شوید. اگرچه این شغل بسیار آسان به نظر می‌رسد، اما با ورود به این کار متوجه سختی‌های آن خواهید شد.
مهمترین مزایای این شغل، شامل موارد زیر هستند:
- از مزایای این شغل میتوان به درآمد خوب آن اشاره کرد.
- همچنین شما با شرکت‌های بزرگ و افراد مهم سروکار دارید که می‌توانید از طریق این کار پیشرفت خود را افزایش دهید.
- کسانی که تمام مهارتهای لازم مدیر روابط عمومی را دارند می‌توانند در زندگی و شغل خود موفق باشند.
البته این شغل هم معایبی دارد که از آن جمله، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- فشار کاری شغل مدیر روابط عمومی بسیار بالاست.
- مدیر روابط عمومی یک پل ارتباطی بین سازمان‌ها و مشتریان است. برای همین تمام شکایت‌ها و نیازهای آن‌ها را باید تحمل کنید.
- برخی از نیازهای مدیران شرکت‌ها و همچنین مشتری‌ها را این شغل بر عهده می‌گیرد. پس انتقادات، تهدیدات و شکایت‌ها ممکن است از هر دو طرف به شما منتقل شود.
- یک مدیر به روحیه بالا و آرامش در هنگام مواجه با مشکلات نیاز دارد.
درآمد و ساعت کاری مدیر روابط عمومی
در مورد درآمد شغل مدیر روابط عمومی نمی‌توان با قاطعیت پاسخ داد. چرا که یک حقوق ثابت و مشخصی ندارد. وظایف و شرایط کاری مدیر روابط عمومی توسط هر شرکت به صورت جداگانه تعیین می‌شود. پس برای هر سازمان این درآمد متفاوت خواهند بود. معمولا درآمد این شغل در شرکت‌های دولتی بیشتر از شرکت‌های خصوصی است. البته این درآمد به میزان وظایف شما هم بستگی دارد و می‌تواند متغیر باشد.
ساعت کاری مدیر روابط عمومی باز به شرایط و موقعیت شغلی او بستگی دارد. این تایم کاری ممکن است تمام وقت باشد. به طور کلی، یک تایم مشخص برای روابط با سایر شرکت‌ها ندارید و این فعالیت‌های شماست که می‌گوید چند ساعت در هفته قرار است، کار کنید. میتوان گفت که ساعات جلسات، شرکت در همایش‌ها و حتی سفرهای کاری جزء تایم کاری شما محسوب می‌شوند.
شرایط استخدام مدیر روابط عمومی و مدرک تحصیلی آن
هر کس می‌تواند با مدرک لیسانس وارد این حرفه شود، البته بهتر است مدرک تحصیلی مرتبط نظیر مدیریت بازرگانی، مدیریت تبلیغات و روابط عمومی داشته باشید. همچنین داشتن مدرک زبان معتبر نیز یکی از امتیازات این شغل به حساب می‌آید. میتوان از دوره‌های تکمیلی روابط عمومی از طریق آموزشگاه‌های مربوط به آن نیز بهره برد. برخی از این آموزش‌ها توسط خود سازمان‌ها انجام می‌گیرد.
4 ابزار لازم برای مدیر روابط عمومی
یک مدیر روابط عمومی بستگی به وظایف خود به ابزارهای مختلفی نیاز دارد. از جمله این ابزارها میتوان به نرم‌افزارهای مختلف، لپ‌تاپ، ابزارهای گرافیکی، کتاب و … اشاره کرد. در ادامه به صورت تخصصی به تمامی ابزارهای مورد نیاز یک مدیر روابط عمومی اشاره خواهیم کرد.
1. لپ‌تاپ
مدیر روابط عمومی نیازمند به یک لپ‌تاپ به منظور انجام وظایف گوناگون مانند نگارش گزارش‌ها، مدیریت ارتباط با مشتریان از طریق نرم‌افزارهای مختلف، پیگیری رویدادها و مدیریت حساب‌های رسانه اجتماعی است. لپ‌تاپ به او این امکان را می‌دهد تا به راحتی در هر مکانی به فعالیت‌های خود پرداخته و ارتباطات خود را بهبود بخشد.
2. گزارشهای نوشتاری
گزارشهای نوشتاری یکی از ابزارهای مهم در حوزه مدیر روابط عمومی است. این گزارش‌ها ممکن است شامل مطالب مرتبط با فعالیت‌ها و دستاوردهای یک شرکت باشند. از جمله این گزارش‌ها میتوان به گزارشهای سالیانه به سهام‌داران یا گزارشات مالی که از طرف شرکت ارائه می‌شود، اشاره کرد.
شرکت‌های برجسته جهان به علاوه این گزارش‌ها، گزارش‌هایی با عنوان عوامل پیشرفت یک سازمان را ارائه می‌دهند. این گزارش‌ها جزئیاتی درباره نقش شرکت در توسعه عوامل مختلف یک منطقه از جمله مسائلی چون حفاظت از محیط‌زیست، ایجاد اشتغال محلی و حمایت از جوامع محلی را بررسی می‌کنند.
3. ابزارهای ارائه تصاویر و ویدیو
گزارشهای تصویری یکی از ابزارهای ارتقاء مدیر روابط عمومی است که در آن فیلمی از فعالیت‌های شرکت ساخته می‌شود. برای این کار به دوربین و فیلم‌بردار حرفه‌ای نیاز است. معمولا این کار را شرکت‌های بسیار بزرگ انجام می‌دهند. این ویدئو شامل نمایی از خط تولید و مشارکت کارکنان است و در آن درباره خط تولید، استراتژی و نمای شرکت مورد بررسی قرار می‌گیرند.
4. وبسایت
وبسایت، یکی دیگر از ابزارهای مدیر روابط عمومی است. از طریق وبسایت شرکت نیز میتوان به تبلیغ و ارتباط با مشتریان اقدام کرد. پس اگر شرکت یا موسسه‌ای دارای وبسایت است، از مزایای آن برای ارتقا و توسعه نهایت بهره را ببرید.
6 کسب و کار که به مدیر روابط عمومی نیاز دارند
استخدام یک مدیر روابط عمومی ممکن است برای هر کسب و کار یک امر ضروری به حساب بیاید، اما برخی از صنایع و نهادها به این شغل در کسب و کار خود بیشتر نیازمند هستند.
1. آژانس‌های تبلیغاتی و بازاریابی
آژانس‌های تبلیغاتی و بازاریابی نیاز به تبلیغات و بازاریابی مؤثر دارند و مدیر روابط عمومی می‌تواند نقش کلیدی در ارتباط با مشتریان و جلب توجه عمومی ایفا کند.
2. آژانس‌های مشاوره
ارتباط موثر با مشتریان و جوامع به ویژه در حوزه مشاوره، از اهمیت بالایی برخوردار است و مدیر روابط عمومی می‌تواند به تقویت این ارتباطات کمک شایانی کند.
3. سازمان‌ها و نهادهای تجاری
سازمان‌ها و نهادهای تجاری نیاز به ارتباطات عمومی قوی با افراد جامعه، رسانهها و مشتریان دارند تا شهرت و اعتبار خود را تقویت کنند.
4. شرکت‌های صنعتی
در شرکت‌های صنعتی که تمرکز بر تجربه مشتری و ارتباط نزدیک با آن‌ها دارند، حضور یک مدیر روابط عمومی بسیار پر اهمیت است.
5. خرید و فروش و تولیدکنندگان
برای تبلیغات محصولات و برندسازی نیاز به مدیریت مناسب روابط عمومی و ارتباط با رسانهها و بازارها وجود دارد.
6. سازمان‌های دولتی، موسسات نیکوکاری و خیریه
سازمان‌های دولتی، موسسات نیکوکاری و خیریه جهت ارتباطات موثر با جامعه و جلب حمایت عمومی برای پروژه‌ها و اهداف خود نیازمند به یک مدیر روابط عمومی هستند. استخدام یک فرد ماهر و حرفه‌ای در این حوزه، در تضمین ارتباطات و تعامل موثر با اشخاص مختلف نقش اساسی ایفا میکند.
آشنایی با محیط کار شغل مدیر روابط عمومی
مدیر روابط عمومی معمولا مانند هر موقعیت دیگر، در شرکت و در یک محیط اداری کار میکند. گفتنی است که ممکن است نیاز باشد آخر هفته در منزل یا هر جای دیگری به کار خود ادامه دهید. همچنین ممکن است برای جلسات کاری به خارج از شهر سفر کنید. برخی از این مدیران نظارت بر کارکنان را هم انجام می‌دهند و ممکن است با سایر افراد در مکان‌های مختلف ارتباط برقرار کنند.
یک مدیر روابط عمومی ممکن است بر تمام روابط عمومی شرکت نظارت کند یا تنها بخشی از آن را بر عهده بگیرد. در هر صورت به دلیل روابط با عوامل مختلف محیط کاری این شغل شلوغ است و ممکن است در یک روز با افراد مختلفی معاشرت کند.
برای شغل مدیر روابط عمومی از چه کسی مشورت بگیریم؟
یک مدیر روابط عمومی در موقعیت‌های مختلف حضور دارد و وظایف آن به یک فعالیت کاری ثابت مربوط نمی‌شود. مدیر روابط عمومی باید با تمام افراد خارج شرکت ارتباط داشته باشد. این افراد ممکن است کارفرما، مشتری یا شرکای یک شرکت باشند. البته توجه داشته باشید که انجام تمام وظایف مدیر روابط عمومی به این راحتی‌ها هم نیست و در اولین قدم به مدرک تحصیلی و آموزش نیاز دارد.
در صورتی که میخواهید یک مدیر روابط عمومی برای کسب و کارتان استخدام کنید و نیاز به کمک یا راهنمایی دارید، می‌توانید از خدمات آکادمی پاکراه در حوزه مشاوره مدیریت منابع انسانی بهره ببرید. اگر هم قصد دارید در این موقعیت شغلی فعالیت کنید اما از چالش‌های مسیرتان می‌هراسید، می‌توانید در مورد تمام سوالات یا ابهامات خود، زیر همین پست برایمان کامنت بگذارید تا بلافاصله پاسخگوی شما عزیزان باشیم.