ماتریس RACI چیست؟

آیا تا به حال در یک پروژه تیمی برایتان پیش آمده که بپرسید مسئول این کار کیست؟ یا فلان تصمیم را چه کسی باید بگیرد؟ اگر بله، پس وقت آن رسیده که با ابزاری آشنا شوید که می‌تواند جواب این سوال ها را بدهد.

ماتریس RACI ابزاری است که مثل یک راهنما، مسئولیت‌ها را مشخص کرده و جلوی سردرگمی را در تیم می‌گیرد. اما چطور باید از آن استفاده کرد؟

در این مطلب از آکادمی کسب و کار پاکراه، ضمن بررسی اینکه ماتریس RACI چیست، کاربردها، نحوه استفاده و توصیه‌های لازم برای اجرای این ماتریس را با شما در میان می‌گذاریم. اگر می‌خواهید در مسیر شغلی خود حساب شده‌تر عمل کنید، با ما در این مطلب همراه شوید!

هرجای این مطلب سوالی برایتان ایجاد شد، حس کردید موضوعی از قلم افتاده یا نکات بیشتری لازم است، کامنت بگذارید یا در بخش و پاسخ مطرح کنید تا فوری و رایگان، شما را راهنمایی کنیم.

ماتریس RACI یعنی چه؟

قبل از هر چیز، بیایید تعریفی ساده از ماتریس RACI داشته باشیم! ماتریس RACI یا (Responsibility Assignment Matrix) یک ابزار حرفه‌ای است که در زمینه مدیریت کاربرد دارد و به تیم‌ها کمک می‌کند نقش‌ها وظایف هر کدام از افراد موجود در تیم را مشخص کنند.

RACI مخفف چهار نقش مهم در یک پروژه است:

• R = Responsible (مسئول): کسی که کار را انجام می‌دهد؛
• A = Accountable (پاسخگو): کسی که پاسخگوی انجام درست کار است؛ (فقط یک نفر باید پاسخگو باشد.)
• C = Consulted (مشاور): کسی که باید در طول کار از او نظرخواهی شود؛
• I = Informed (مطلع): کسی که باید در جریان کار باشد، اما نقش اجرایی یا مشورتی ندارد.

اینکه به هرکسی در تیم چه مسئولیتی داده شود، معمولا جزو وظایف مدیر منابع انسانی خواهد بود.

بنظر شما چرا ماتریس RACI مهم است و باید از آن استفاده کنیم؟ در بخش بعدی، این موضوع را بررسی خواهیم کرد.

چرا ماتریس RACI مهم است؟

بدون RACI، ممکن است در یک پروژه چند نفر یک کار را انجام بدهند، یا هیچ‌کس هیچ مسئولیتی قبول نکند یا بدتر، چند نفر همزمان با هم تصمیم بگیرند و باعث سردرگمی گروه شوند؛ اما با RACI، هرکس جای خودش را می‌داند!

در ادامه به 4 مورد از مزایای این ماتریس اشاره می‌کنیم تا ببینیم چرا برای مدیران پروژه، یک ابزار مفید محسوب می‌شود.

۱. ساده سازی ارتباطات

با داشتن RACI، ارتباطات در پروژه‌ خیلی ساده‌تر و بهتر پیش می‌روند؛ یعنی، به‌ جای اینکه همه افراد در تمام تصمیم‌ها دخیل باشند، فقط کسانی که واقعا لازم هستند درگیر می‌شوند.

این موضوع باعث می‌شود تصمیم ‌گیری سریع‌تر باشد و هر کس نقش خودش و کارهایی که باید انجام بدهد را بهتر بشناسد.

۲. جلوگیری از هدر رفتن نیروی کار

وقتی تعداد زیادی نظر بدون ساختار وارد فرآیند تصمیم ‌گیری می‌شوند، کارها پیچیده خواهند شد.

اما RACI کمک می‌کند بین کسانی که باید مشورت بدهند و آنهایی که صرفا باید در جریان امور باشند، مرز مشخصی ایجاد شود. در نتیجه، از توان تیم به بهترین شکل استفاده خواهد شد.

۳. جلوگیری از بار اضافی روی دوش افراد

خیلی وقت‌ها مدیر پروژه همزمان و به ‌تنهایی، چند نقش را ایفا می‌کند و این موضوع باعث خستگی و کاهش تمرکز او می‌شود.

RACI این امکان را فراهم می‌کند که کارها به شکل بهتری بین افراد تقسیم شده، از انباشت وظایف جلوگیری شود و فرآیند واگذاری مسئولیت‌ها هم راحت‌تر صورت گیرد.

۴. تنظیم انتظارات

از آنجایی که ماتریس RACI باعث می‌شود از همان ابتدای پروژه، مشخص باشد که هر کسی چه نقشی دارد، از انتظارات غیرواقعی جلوگیری می‌شود.

وقتی افراد بدانند در کدام بخش‌ها باید مشارکت کنند یا مسئول چه چیزی هستند، هم توقعات روشن‌تر می‌شود و هم پروژه با انسجام بیشتری جلو خواهد رفت.

ماتریس RACI برای چه کارهایی استفاده می‌شود؟

ماتریس RACI ابزاری‌ است که قبل از شروع رسمی پروژه و در مرحله برنامه ‌ریزی استفاده می‌شود. با استفاده از این ماتریس، می‌توان به ‌صورت دقیق مشخص کرد چه کسی در انجام هر بخش از کار، مسئول یا پاسخگو است.

به این ترتیب، زمانی که موعد اجرای یک فعالیت یا دریافت بازخورد درباره نتایج پروژه فرا برسد، همه اعضای تیم از قبل می‌دانند که چه وظایفی بر عهده‌ چه کسی بوده است.

نقش‌ها و مسئولیت‌های ماتریس RACI

همانطور که ابتدای مطلب اشاره کردیم، در ماتریس RACI 4 نقش وجود دارد. در ادامه این 4 نقش را به زبان ساده همراه با مثال، برای درک بهتر شما همراهان عزیز آکادمی پاکراه، بررسی خواهیم کرد:

1. مسئول (Responsible)

این فرد، کسی است که واقعا کار انجام می‌دهد و وظیفه‌ مشخصی بر عهده‌ او گذاشته شده است. در یک پروژه ممکن است چند نفر مسئول باشند و وظیفه‌ اجرای دستورات با این فرد یا افراد است.

2. پاسخگو (Accountable)

پاسخگو فردی است که مسئول نهایی یک کار یوده و باید خروجی نهایی را تایید کند و پاسخگو باشد. معمولا برای هر پروژه فقط یک نفر پاسخگو وجود دارد تا مسئولیت‌ها قابل پیگیری باشند.

3. مشاور (Consulted)

مشاور، فرد یا افرادی هستند که قبل از انجام هر کار یا تصمیم ‌گیری، باید با آنها مشورت شود. این افراد تخصص دارند و نظرشان می‌تواند به بهتر شدن نتیجه کار کمک کند.

4. مطلع (Informed)

افرادی هستند که باید از روند انجام کار یا تصمیم‌های گرفته ‌شده باخبر باشند، ولی نقش اجرایی یا تصمیم ‌گیری ندارند.

ماتریس RACI در مدیریت واحد کسب و کار استراتژیک (SBU) هم نقش مهمی در تعیین مسئولیت‌ها و پاسخگویی ایفا می‌کند.

نحوه اجرای نمودار RACI در 5 مرحله

ایجاد یک نمودار RACI، به طی ‌کردن چند مرحله مشخص نیاز دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت:

1. شناسایی فرایند موردنظر

در این مرحله:

• از فرایندهایی شروع کنید که روی پروژه یا تیم تاثیر مستقیم دارند.
• از پرداختن به فرآیندهایی که هنوز قطعی یا در حال تغییر هستند، خودداری کنید.
• مطمئن شوید که فرایند مورد نظر به ‌روشنی تعریف شده باشد.
• اگر فعالیت‌های تعریف ‌شده در فرایند کمتر از ۱۰ مورد باشد، نشان می‌دهد دامنه‌ کار خیلی محدود است.
• اگر بیش از ۲۵ فعالیت در آن باشد، نشان ‌دهنده‌ گستردگی زیاد فرایند است که شاید به تقسیم‌ بندی بیشتر نیاز داشته باشد.

2. تعیین فعالیت‌ها و تصمیم‌ها در نمودار

بعد از گذراندن مرحله اول:

• سراغ کارهای مبهم و کلی مثل “شرکت در جلسه” یا “نوشتن گزارش” نروید.
• هر فعالیت یا تصمیم بهتر است با یک فعل مشخص شروع شود. مثلا بررسی کردن، مستند سازی، آموزش دادن، بازبینی کردن، تصمیم‌ گیری و…
• هدف این است که همه بدانند دقیقا چه کاری باید انجام شود، نه اینکه فقط یک عنوان کلی ببینند.

3. تعیین نقش‌ها و افراد درگیر

در مرحله سوم به یاد داشته باشید نقش‌ها می‌توانند افراد، تیم‌ها یا حتی واحدهای سازمانی باشند. پس:

• اگر افراد خارج از سازمان مثل مشتری یا تامین‌ کننده هم در کار نقش دارند، آنها را هم لحاظ کنید.
• به ‌جای نوشتن نام اشخاص، از عنوان شغلی یا نقش سازمانی استفاده کنید (مثلا مدیر منابع انسانی به‌ جای آقای رضایی).
• هدف این است که نمودار بدون وابستگی به افراد، پایدار بماند و با تغییر اعضای تیم، ساختار RACI به‌ هم نخورد.

4. ترسیم نمودار RACI

قبل از تخصیص نقش‌ها، مشخص کنید این نمودار برای وضعیت فعلی سازمان طراحی می‌شود یا برای حالتی که در آینده هدف دارید به آن برسید. در این مرحله:

• ابتدا مشخص کنید چه کسی مسئول (R) انجام هر کار است.
• بعد از او، یک نفر به‌ عنوان پاسخگو (A) تعیین می‌شود.
• در ادامه، مشاوران (C) و افراد نیازمند اطلاع (I) هم برای هر فعالیت اضافه می‌شوند.

5. دریافت بازخورد و نهایی‌ سازی نمودار

در مرحله آخر این کارها را انجام بدهید:

• نمودار آماده ‌شده را بین تمام افراد و نقش‌های مربوط به پروژه منتشر کنید.
• اگه نظری یا اصلاحیه‌ای داشتند، آن را بررسی و در صورت نیاز اعمال کنید.
• در صورتی که تغییرات اساسی بود، جلسه‌ای برای هماهنگی برگزار کنید.
• بعد از اصلاح نهایی، نسخه جدید نمودار را منتشر کرده و در صورت نیاز در آینده به‌ روزرسانی کنید.

2 ترفند کلیدی برای اجرای بهتر نمودار RACI

برای اینکه این ابزار واقعا به شما کمک کند، باید مطمئن شوید که با یک استراتژی مشخص هماهنگ است و نقش‌ها بدون ابهام و تعارض تعریف شدند.

در واقع، میزان موفقیت شما به نحوه پیاده ‌سازی درست این نمودار بستگی دارد. پس برای اجرای درست و بررسی کیفیت نمودار RACI، از ترفندهای زیر استفاده کنید:

1. بررسی تعادل نقش‌ها بین ذی‌ نفعان

این ترفند به شما می‌گوید به سوال‌های زیر پاسخ بدهید:

آیا یک نفر مسئولیت بیش‌ از حدی دارد؟

اگر حجم زیادی از کار روی دوش یک نفر باشد، احتمال خطا و تاخیر بالا می‌رود؛ توزیع متعادل‌تر وظایف می‌تواند بهره‌ وری را افزایش بدهد.

آیا بعضی از خانه‌های جدول خالی هستند؟

نبود نقش مشخص برای برخی فعالیت‌ها باعث سردرگمی می‌شود؛ البته لازم نیست همه افراد در همه کارها مشارکت کنند. بهتر است افراد در حوزه‌هایی فعالیت کنند که با تخصص و تجربه‌ آنها همخوانی دارد.

آیا افراد با نقش‌های تعیین ‌شده موافق هستند؟

قبل از نهایی ‌شدن RACI، حتما با ذی‌ نفعان در مورد نقش‌هایی که برای آنها در نظر گرفته شده است، صحبت و توافق کنید. این توافق بهتر است در اسناد رسمی پروژه ثبت شود.

2. ارزیابی دقیق نقش‌ها در مراحل مختلف پروژه

دومین ترفندی که می‌خواهیم به شما بگوییم، مشخص کردن جواب سوال‌های زیر است:

چه کسی کار را انجام می‌دهد و چه کسی هدایت می‌کند؟

در هر مرحله، مشخص باشد چه کسی مسئول اجراست و چه کسی هدایت و نظارت را بر عهده دارد.

آیا تعداد مسئول‌ها خیلی زیاد است؟

وقتی چند نفر همزمان مسئول یک کار باشند، ممکن است کارها پیش نروند یا هر کس منتظر اقدام دیگری بماند. مسئولیت باید مشخص و ترجیحا به یک یا دو نفر محول شود.

چه کسی پاسخگو است؟

هر مرحله، باید یک نفر پاسخگوی نهایی داشته و این فرد باید در برابر خروجی کار، تصمیم‌ها و پیگیری‌ها جوابگو باشد. داشتن بیش از یک پاسخگو، معمولا باعث کند شدن روند کار و ابهام در تصمیم‌ گیری می‌شود.

آیا تمام نقش‌ها به درستی تکمیل شده‌اند؟

مشارکت در پروژه باید هدفمند باشد؛ از خودتان بپرسید آیا واقعا حضور همه‌ افراد حاضر در نمودار، ضروری است؟ هر نقشی که در نمودار می‌آید باید توجیه منطقی داشته باشد.

آیا تعداد مشاورها (Consulted) بیش از حد است؟

مشارکت بیش از اندازه افراد در نقش مشاوره می‌تواند فرآیند تصمیم‌ گیری را کند کند. بهتر است فقط بعضی افراد در جریان امور قرار بگیرند (Informed) و فقط در صورت نیاز نظر بدهند.

آیا تمام ذی‌ نفعان واقعی در نمودار لحاظ شده‌اند؟

گاهی فراموش می‌کنیم نقش‌هایی را وارد کنیم و بعدا مشخص می‌شود باید حضور داشته باشند. در این موارد، بهتر است از یک تیم مدیریتی یا کارگروه بررسی نهایی کمک بگیرید تا مطمئن شوید هیچ نقش مهمی از قلم نیفتاده است.

چه زمانی از ماتریس RACI استفاده کنیم؟

حالا که می‌دانید نمودار RACI چیست و چه کاربردی دارد، احتمالا برایتان سوال است که آیا همیشه باید به سراغ نمودار RACI برویم؟

درست است که این ابزار یکی از بهترین روش‌ها برای مشخص‌ کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در پروژه‌هاست، اما استفاده از آن در همه موقعیت‌ها الزامی و حتی منطقی نیست.

اگر شرایط زیر را دارید، RACI می‌تواند به شما کمک کند:

• پروژه‌های بزرگ و پیچیده که اهداف و خروجی‌های مشخصی دارند.
• سازمان‌هایی با ساختار رسمی و نقش‌های تعریف‌ شده
• پروژه‌هایی با تعداد زیادی ذی ‌نفع که در تصمیم‌ گیری‌ها دخیل هستند.
• همکاری بین چند بخش یا تیم مختلف در یک پروژه
• صنایعی با الزامات قانونی و نظارتی بالا، مثل بهداشت، مالی یا هوافضا

چه زمانی از RACI استفاده نکنیم؟

گاهی استفاده از این ماتریس نه تنها سودی ندارد، بلکه باعث پیچیدگی بیشتر هم می‌شود. در این موقعیت‌ها بهتر است از این ابزار استفاده نکنید:

1. پروژه‌های کوچک با یک تیم جمع ‌و جور

اگه پروژه محدود به یک تیم یا بخش خاص است و اعضای تیم به‌ خوبی با هم هماهنگ هستند، نیازی به ابزار رسمی مثل RACI نیست.

2. تیم‌هایی که با متد چابک (Agile) کار می‌کنند

در روش‌هایی مثل اسکرام، تاکید روی همکاری، انعطاف ‌پذیری و تصمیم‌ گیری جمعی تیم است. RACI به دلیل ساختاری ثابت دارد، ممکن است با فضای پویای تیم‌های چابک جور در نیاید.

3. سازمان‌هایی با تیم‌های خودگردان

در تیم‌هایی که خود سازمان‌ ده هستن، نقش‌ها به‌ صورت طبیعی بین اعضا تقسیم می‌شوند و افراد خودشان تصمیم می‌گیرند که چه کاری انجام بدهند. تحمیل نقش‌ها به ‌صورت از بالا به پایین (مثل RACI)، می‌تواند مانع خلاقیت و استقلال تیم شود.

4 نکته طلایی برای اجرای موثر RACI

اگر قصد دارید از ماتریس RACI برای تعیین وظایف استفاده کنید، بد نیست نکاتی که در ادامه توضیح می‌دهیم را مد نظر داشته باشید:

1. قبل از شروع، فعالیت‌ها را دقیق تعریف کنید

قبل از اینکه نقش‌ها و مسئولیت‌ها را بین افراد تقسیم کنید، باید تصویری شفاف از کارهایی که قرار است انجام شوند داشته باشید.

استفاده از ابزارهایی مثل ساختار شکست کار (WBS) یا یک نقشه راه پروژه، می‌تواند به شما در درک بهتر مراحل، وظایف و پیچیدگی پروژه کمک کند.

وقتی کارها به‌ درستی تعریف شده باشند، تخصیص مسئولیت هم دقیق‌تر و منطقی‌تر انجام می‌شود.

2. از واگذاری وظایف به نیروهای تازه‌ کار نترسید

همیشه لازم نیست مسئولیت‌ها فقط به افراد با تجربه داده شوند. سپردن برخی وظایف به کارکنان جدید یا کم ‌سابقه و جونیور، نه تنها به توزیع متعادل کار کمک می‌کند، بلکه فرصت رشد و یادگیری را هم برای آنها فراهم خواهدکرد.

اگر همه بار کار روی دوش مدیران یا افراد کلیدی باشد، پروژه‌ها و حتی سازمان، در بلندمدت دچار مشکل می‌شوند.

3. برای تمام بخش‌ها رویکرد استاندارد داشته باشید

یکی از مزایای استفاده از RACI این است که می‌تواند یک چارچوب یکپارچه بین تیم‌ها، واحدها یا حتی شعب مختلف ایجاد کند.

اگر همه ‌جای سازمان به ‌صورت منسجم از این روش استفاده کنند، هم هماهنگی تیم‌ها بیشتر می‌شود و هم اینکه همه دقیقا می‌دانند چه انتظاری از آنها می‌رود. این یعنی شفافیت بیشتر، مسئولیت‌ پذیری بالاتر و کاهش سردرگمی!

4. از ابزارهای دیجیتال کمک بگیرید

اتکا به اکسل یا فایل‌های کاغذی برای مدیریت RACI می‌تواند کار را در سازمان‌های بزرگ سخت‌تر کند.

درعوض، استفاده از نرم ‌افزارهای مدیریت پروژه مثل Asana، Monday، Jira یا حتی Microsoft Teams کار تخصیص، پیگیری، اطلاع‌ رسانی و همکاری بین اعضا را خیلی راحت‌تر خواهد کرد.

این ابزارها کمک می‌کنند همه افراد در جریان آخرین وضعیت پروژه باشند و از دوباره‌ کاری یا ابهام جلوگیری شود.

برای اجرای ماتریس RACI از چه کسی مشاوره بگیریم؟

استفاده درست از RACI، چه در مدیریت استارتاپ‌ها، چه در تیم‌های بزرگ سازمانی، می‌تواند نظم و سرعت کارتان را به طرز عجیبی بالا ببرد. اما طراحی یک RACI موثر فقط گذاشتن چند حرف داخل جدول نیست؛ شما باید این نمودار را بر اساس ساختار تیم، فرهنگ سازمانی و هدف پروژه تنظیم کنید و اینجاست که تخصص اهمیت پیدا می‌کند.

اگر در کسب‌ و ‌کارتان با چالش‌هایی مثل نقش‌های نامشخص، مدیریت منابع یا سردرگمی تیمی رو به‌ رو هستید، ما در آکادمی کسب‌ و ‌کار پاکراه آماده‌ایم تا به شما کمک کنیم.

ما با ارائه خدمات مشاوره کسب و کار تخصصی، مدیران، استارتاپ‌ها و تیم‌های مختلف یک پروژه کمک می‌کنیم تا با ابزارهای عملی مثل RACI، بهره ‌وری خود را بالا ببرند.

کافی است همین حالا با ما تماس بگیرید یا فرم‌های مشاوره را پر کنید تا در جلسه مشاوره تخصصی، چند و چون کار را به شما بگوییم!