بحران، بحران است فرقی ندارد بحران طبیعی مثل سیل و زلزله باشد یا بحران یک کسب و کار. گاهی اوقات بعضی از وظایف و کارها بین کاغذ بازی‌ها و در بین انبوه وظایف دیگر گم می‌شوند، و پیگیری آن‌ها برای شما غیرممکن یا بسیار سخت می‌شود و شما نمی‌توانید کنترل بهتری بر اوضاع به هم ریخته داشته باشید. اما اگر با مشکلات یکی‌یکی برخورد کنید، میتوانید دوباره بر شرایط تسلط پیدا کرده و مشکلات را حل کنید. ما در این مطلب از آکادمی کسب و کار پاکراه قصد داریم شما را با نحوه مدیریت بحران کسب و کار آشنا کنیم. ما را تا آخر مطلب همراهی کنید.
- بحران کسب و کار چیست؟
- مدیریت بحران یعنی چه؟
- فرآیند مدیریت بحران در کسب و کار
- برنامه مدیریت بحران یعنی چه؟
- چرا باید یک برنامه مدیریت بحران داشته باشیم؟
- ویژگی‌های بحران
- دلایل ایجاد بحران
- چگونه بر موانع بحران یک کسب و کار غلبه کنیم؟
- هفت گام برای ایجاد یک برنامه مدیریت بحران کسب و کار
- مراحل بحران
- برای مدیریت بحران در کسب و کار از چه کسی کمک بگیریم؟
بحران کسب و کار چیست؟
بحران کسب و کار زمانی رخ می‌دهد که یک سازمان یا شرکت با مشکلات جدی مالی، عملکردی یا روابط عمومی مواجه می‌شود. این مشکلات ممکن است به دلیل عوامل مختلفی مانند رکود اقتصادی، تغییرات در صنایع، مشکلات مدیریتی یا حتی بحران‌های طبیعی ایجاد شود. این مشکلات می‌توانند منجر به کاهش فروش، افزایش هزینه‌ها، کاهش اعتبار یا افت نرخ سهم شرکت شوند. در بیشتر موارد، بحران کسب و کار نیاز به تصمیمات سریع و اصلاحی دارد تا از افزایش مشکلات جلوگیری شود یا حداقل تاثیرات آن کاهش یابد.
مدیریت بحران یعنی چه؟
ممکن است این سوال به ذهنتان خطور کند که مدیریت بحران یعنی چه؟ باید بگوییم که مدیریت بحران به طور کلی فرایندی است که شامل شناسایی، پیش‌بینی، پیشگیری، مدیریت و اصلاح نتایج یک بحران یا واقعه ناگوار است. این فرایند شامل برنامه‌ریزی برای مواجهه با بحران‌های مختلف می‌شود. مدیریت بحران شامل رویکردها و استراتژی‌های مختلفی است که به منظور مقابله با بحران‌ها، کاهش اثرات آن‌ها و همچنین فعالیت‌های جاری سازمان‌ها و شرکت‌ها طراحی می‌شود.
فرآیند مدیریت بحران در کسب و کار
فرآیند مدیریت بحران در کسب و کار شامل مراحل مختلفی است که باید پیش‌بینی شوند. اما این فرآیند به چند صورت است که باید به آن توجه کافی داشته باشید.
مرحله قبل از بحران
اولین مرحله قبل از انجام هر کار پیشگیری برای هر نوع بحران احتمالی است. این یعنی ایجاد و تدوین یک برنامه برای مدیریت بحران، آموزش و استخدام تیم مدیریت بحران و تمرینات و مواردی از این قبیل را شامل می‌شود. یکی دیگر از کارهایی که باید در مرحله قبل از بحران انجام دهید این است که پیش‌نویس‌های اولیه برای مدیریت بحران بنویسید تا در صورت مدیریت بحران در زمان خود حداکثر صرفه‌جویی را بکنید.
مرحله حین بحران
مرحله دوم در مدیریت بحران مربوط به خود بحران است که رخ می‌دهد. بدون شک وقتی از بحران سخنی به میان می‌آید در ذهنمان همین مرحله را تصور می‌کنیم. در این مرحله باید به مراحل مختلف بحران و واکنش آن بپردازید. در این مرحله، بحران شما شروع شده است. باید در این مرحله پیام‌های اولیه‌ای که نوشتید را منتشر کنید، با ذینفعان و کارکنان تماس بگیرید و در نهایت ایمنی شرکت را در اولویت مد نظر قرار دهید.
مرحله پس از بحران
زمانی که بحران فروکش کرده باشد یا از بین رود، یعنی کار مدیریت بحران شما تمام شده است. حیاتی است که با ذینفعان، کارکنان و مشتریان خود در ارتباط باشید و به تمامی سوالات ایجاد شده در ذهن آن‌ها پاسخ دهید. در آخر نیز بهتر است با تیم مدیریت بحران خود در ارتباط باشید تا بتوانید برنامه تجزیه و تحلیل مدیریت بحران را در اولویت خود قرار دهید. باید بدانید که ارتباطات شما چگونه و به چه صورتی عمل کرده است؟ به چه سوالاتی پاسخ نداده‌اید؟ از چه مواردی غافل شده‌اید؟ و مواردی نظیر این‌ها. در این صورت میتوانید یک تجزیه و تحلیل حسابی و کاربردی داشته باشید.
برنامه مدیریت بحران یعنی چه؟
برنامه مدیریت بحران یک سری اقدامات و راه‌هایی است که برای مدیریت و کنترل یک وضعیت بحرانی یا فوری ایجاد می‌شود. برنامه مدیریت بحران باید به گونه‌ای باشد که تا قبل از وقوع بحران به اتمام برسد تا کسب و کار و شرکت شما بتواند اصلاحات و مبارزات لازم را در این خصوص انجام دهد
چرا باید یک برنامه مدیریت بحران داشته باشیم؟
باید بگوییم که اگر کسب و کار شما در مرحله‌ای قرار دارد که با یک بحران در حال مواجهه شدن است به احتمال بسیار زیاد عواقب پیچیده و طولانی‌مدت را تجربه خواهید کرد. این پیامدها ممکن است به دلایل مختلف از قبیل روابط عمومی، عملیاتی یا حقوقی ربط داشته باشد. بسته به میزان آسیبی که ممکن است یکی از این عوامل داشته باشد، میزان از کار انداختن کسب و کارتان نیز متغیر خواهد بود. طبق مستنداتی که وجود دارد گفته شده است که حدود 29 درصد از شرکت‌هایی که در بین سال‌های 2014 تا 2019 با یک بحران مواجه بوده‌اند، می‌گویند که هیچ نیروی انسانی آمادگی لازم در برابر بحران را ندارد. به عبارتی دیگر می‌توان چنین بیان کرد که 28.9 درصد از شرکت‌ها و سازمان‌ها نمی‌دانند که برنامه مدیریت بحران آن‌ها به روز شده است یا نه.
هر کسب و کاری برای خود باید یک برنامه مدیریت بحران داشته باشد تا بتواند در چنین مواقعی اقدامات لازم را انجام دهد. از جمله دیگر دلایل برای داشتن یک برنامه مدیریت بحران به شرح زیر است.
- به عنوان یک کارفرما و رئیس شرکت همیشه و همیشه آرامش خاطر را در مواجهه با مشکلات خواهید داشت؛
- سلامت، رفاه و ایمنی همه نیروهای انسانی شما فراهم است و میتوانید آن‌ها را بهبود بخشید؛
- داشتن برنامه به شما کمک میکند تا شهرت و اعتبار خود را همچنان پس از سپری کردن بحران حفظ کنید.
- در طول بحران و بعد از آن بهره‌وری‌تان افزایش خواهد یافت.
ویژگی‌های بحران
- بحران سبب ایجاد ترس و وحشت در بین افراد می‌شود؛
- معمولا بحران با یک توجه کوتاه مواجه می‌شود؛
- بحران مجموعه‌ای از اتفاقات ناگوار و ناگهانی است که به سازمان یا شرکت مربوطه آسیب می‌رساند.
دلایل ایجاد بحران
- یکی از دلایلی که سبب ایجاد بحران می‌شود این است که شرکت یا سازمان نمی‌تواند پرداختی لازم را به طلبکاران خود بپردازد و در نتیجه سبب ورشکستگی سازمان می‌شود؛
- رفتارهای ناپسند و غیرقانونی از قبیل رشوه‌خواری، دستکاری داده، کلاهبرداری و غیره سبب بحران در مجموعه می‌شود؛
- سرقت، تروریسم و خشونت از دیگر عوامل ایجاد بحران است؛
- غافل شدن از مسائل ریز و جزئی ممکن است سبب بحران‌های بزرگ‌تر و بیشتر شود. مدیریت مربوطه باید نگرشی کامل و جامع بر تمام امور داشته باشد تا چنین مواردی پیش نیاید؛
- خرابی‌های ماشین یا از کار افتادن قسمت فنی سبب ایجاد بحران هستند؛
- خطا در رمز عبورها، مشکلات اینترنت، فساد در نرم‌افزارهای گوناگون از دیگر عوامل هستند؛
- زمانی که کارمندان با یکدیگر موافق نباشند در شرکت یا سازمان یک بحران پدید می‌آید. این بحران در نتیجه اعتصاب برای مدت نامحدود، تحریم و مواردی از این قبیل می‌شود.
چگونه بر موانع بحران یک کسب و کار غلبه کنیم؟
ممکن است موانع بحران بسیاری در یک کسب و کار وجود داشته باشد اما با این حال، چگونه باید با این موانع غلبه کنیم. در ادامه به صورت کامل به بررسی این موارد خواهیم پرداخت.
استراتژی و برنامه‌ریزی اهمیت زیادی دارد
موفقیت در کسب و کار بدون برنامه‌ریزی و استراتژی دقیق در هیچ زمینه‌ای ممکن نیست. یکی از مهم‌ترین علل رشد نکردن در کسب و کارهای کوچک بی‌توجهی به برنامه‌ریزی و استراتژیک است. کارآفرینان، یک برنامه دقیق، جزئی و یکنواخت برای شرکت خود دارند و بر طبق آن ماهانه آن را اجرا و تدوین می‌کنند. این روند در طولانی مدت هیچ ارزشی نخواهد داشت چرا که لازمه یک برنامه‌ریزی موفق شناسایی دقیق موقعیت فعلی است که در آن قرار دارند. بعد از آن هم شناخت مشتریان فعلی و درک نیازها مد نظر گرفته می‌شود.
در هر مرحله ای که کسب و کار شما رُشد میکند، مشتری های بیشتری با سلایق مختلف به سمت شما می آیند که نیاز است؛ در صورت لزوم برنامه ریزی و استراتژی را متناسب با تحقیقی بر نیازهای مشتریان تغییر و توسعه دهید.
ریسک‌های کلیدی را بشناسید
یکی از موارد مهم برای داشتن یک استراتژی مدیریت بحران در کسب و کار تعیین محل بحران است. امروزه در محیط تجاری، روشی که کسب و کارها با آن اداره می‌شوند، زمینه ریسک بالایی را ایجاد کرده است و می‌تواند مشکلات زیادی را با خود به همراه داشته باشد. پس باتوجه به این موضوع اگر بتوان ریسک‌های کلیدی خود را شناسایی کرد، می‌توان با یک استراتژی محکم، تجارت خود را برای همیشه حفظ کرد.
با ایجاد شناخت از ریسک ها هر کسب و کار، قبل از وقوع میتوانید آن ها را شناسایی نمایید.
ارتباط درست و شفاف ایجاد کنید
ارتباط موثر در طول یک بحران در کسب و کار حائز اهمیت است. به وجود آوردن کانال‌های ارتباطی شفاف در داخل شرکت و نیز با عوامل خارجی مانند مشتریان، شرکا و فروشندگان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این ممکن است شامل یک خط تلفن بحرانی، توسعه یک طرح برای واکنش در رسانه‌های اجتماعی و یا ارائه به‌روزرسانی منظم به دیگران در طول بحران باشد.
با آدم های پیرامون خود در کسب و کارتان به گونه ای رفتار کنید تا در حین بحران، پشت شما را خالی نکنند.
بحران کسب و کار را انکار نکنید
زمانی که یک بحران مانند افت بیش از اندازه فروش یا نارضایتی بیش از حد مشتریان از فرآیند و محصولات به وجود می‌آید، قبول کنید که این بحران وجود دارد. بسیاری از مدیران کسب و کار وقتی با بحران مواجه می‌شوند در وهله اول آن را انکار می‌کنند. انکار کردن بحران در کار و کسب یعنی چشم‌ها را بر روی واقعیت بسته و با چشمان بسته به جلو حرکت کردن است. ادامه دادن اشتباهات یا تکرار آن‌ها شما را به نابود کردن هر چه بیشتر سازمان‌‌تان نزدیک‌تر میکند. با انکار بحران شما دیگر دنبال راه‌حل نیستید بلکه می‌خواهید آن را توجیه کنید. پس اولین توصیه برای نجات کسب و کار خود از بحران پیش آمده، قبول کردن آن و دنبال راه چاره گشتن برای نجات سازمان است.
در بحران دنبال مقصر نباشید
یک سری اتفاقات و یک سری اشتباهات از طرف بخش‌های مختلف سازمان رخ داده است که شما به نتیجه امروز رسیده‌اید. حالا اگر شما دنبال مقصر بگردید به غیر از این‌که وقت خود را از دست داده‌اید، با این کار توان گروهی سازمان شما هم از دست می‌رود. پس هنگام وقوع بحران به جای این‌که دنبال مقصر باشید، به دنبال عوامل به وجود آورنده بحران باشید تا بتوانید جلوی آن را بگیرید. به عبارتی می‌توان گفت جلوی ضرر را از هر کجا که بگیری سود و منفعت است. شما میتوانید بعد از گذر از بحران تجزیه و تحلیل کرده و منشا بحران را پیدا کنید تا از تکرار مجدد آن جلوگیری کنید.
در بحران مثبت فکر کنید
در بحران کسب و کار شما به عنوان مدیر سازمان، اصلی‌ترین عضو سازمان هستید. حالا اگر شما انرژی مثبت و انگیزه لازم را از دست بدهید قاعدتا سازمان در این بحران ضرر‌های جبران‌ناپذیری را تجربه خواهد کرد. پس باید اول به فکر انگیزه، انرژی و تفکرات مثبت خود باشید تا بتوانید این انرژی و تفکر مثبت را به تیم خود انتقال دهید. انرژی حاصل از این تفکرات مثبت شما را در این بحران خیلی کمک خواهد کرد.
مسئولیت بحران را بپذیرید
برای به دست آوردن موفقیت دوباره به هنگام بحران در کسب و کار، باید مسئولیت هر چیزی که در حال وقوع است را پذیرفت. قابل توجه است که به تعویق انداختن و یا بی‌توجهی به این رخداد بزرگ هزینه‌های زیادی را به دنبال خواهد داشت. یک استراتژی مدیریت بحران قوی را می‌توان شامل تحقیقاتی برای مطلع شدن از آمادگی‌ها، رهبری و تیم‌سازی برای اطمینان از پاسخ‌گویی، سیستم‌ها و فرآیندهایی برای اجرای آن استراتژی و به حداکثر رساندن استعداد‌ها دانست.
آزمایش استراتژی‌ها در بحران را مد نظر قرار دهید
یک استراتژی مدیریت بحران حداقل باید در طول سال یک بار مورد آزمایش قرار بگیرد. کسی که مدیریت بیزینس یا تیم مقابله با بحران را بر عهده دارد، باید بتواند استراتژی‌ها را برای تشخیص هر نوع شکاف در طرح بررسی کند. در برنامه مدیریت بحران در کسب و کار باید همه کارکنان، مدیران و رهبران جدید شرکت کننده آموزش‌های کافی را ببینند. این افراد باید آگاه باشند که در صورت اختلال در شرکت چه نقشی خواهند داشت.
به دنبال هزینه‌های کم در کسب و کار باشید
اجاره دفتر خصوصی مهم‌ترین و بزرگ‌ترین هزینه هر کسب و کاری می‌تواند باشد. تجهیز دفتر و اجاره بها می‌تواند بخش زیادی از بودجه شما را به خود اختصاص دهد. به خصوص در کسب و کارهای کوچک و محدود، پرداخت این هزینه‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. بهتر است در این مواقع فضاهای کاری اشتراکی در نظر بگیرید. در این فضاهای اشتراکی دیگر لازم نیست نگران این چنین هزینه‌هایی باشید.
رهن کامل به جای پرداخت هزینه های هنگفت اجاره در زمان بحران یک ابزار کمکی برای شما میباشد و نگران پرداخت هزینه اجاره نخواهید بود.
همکاری خلاقانه در بحران داشته باشید
در حالی که یک فضای کاری مشترک، به کارکنان شما کمک میکند تا با هم بهتر کار کنند، به آن‌ها این اجازه را هم می‌دهد تا از متخصصان رشته‌های دیگر نیز کمک بگیرند. این می‌تواند در بیزینس‌ها به خصوص زمان شرایط بحران در کسب و کار بسیار کمک کننده باشد.
فضاهای کار اشتراکی هر کدام حال و هوای خاص خود را دارند و متخصصان میزبان می‌توانند مطالب مفیدی از همدیگر یاد بگیرند. همچنین شما میتوانید دیدگاه بهتری نسبت به محصولات، بحران در کسب و کار، نظارت بر روند کار در آینده در رمینه‌های مختلف، ایده‌های جدید در مورد نحوه بازاریابی و … داشته باشید و یاد بگیرید که چگونه بهترین و باکیفیت‌ترین محصولات یا خدمات را برای مخاطبان و مشتریان خود آماده و ارائه کنید. به غیر از این‌ها شما این فرصت را دارید که با مجموعه‌ای از افراد مختلف ارتباط برقرار کرده و رابطه حرفه‌ای طولانی مدت ایجاد کنید که می‌تواند در جذب مشتریان و سرمایه‌گذاران تاثیرگذار باشد. کار در یک فضای کاری مشترک می‌تواند به شما امکان دهد تا تجارت خود را مانند قبل حتی پس از بحران در کسب و کار توسعه دهید. فضای کار اشتراکی برای حل بحران در کسب و کار بسیار کمک‌کننده است.
البته فضای کار اشتراکی برای همه کسب و کارها مناسب نمیباشد و فقط برای کسب و کارهای استارتاپی و کوچک که در شروع کار هستند مناسب است.
برای شروع کسب و کار، فضاهای اشتراکی اجاره‌ای بسیار مقرون‌به‌‌صرفه هستند. چرا که به شما اجازه می‌دهد، در یکی از بهترین مکان‌های شهر با هزینه کم کسب و کار خود را به راه اندازید. فضای کار اشتراکی یک محیط و مکان مشترک است که در آن‌جا کارآفرینان در زمینه‌های مختلف می‌توانند با هم فعالیت کنند. کار در چنین شرایطی مزایای زیادی دارد و می‌تواند برای شما در بیرون آمدن از بحران در کسب و کار کمک شایانی کند. به علاوه، این شانس را به شما می‌دهد تا تجارت خود را به رشد بیشتری برسانید. داشتن دفتر کار اشتراکی به ویژه برای کسب و کارهای کوچک و آسیب دیده می‌تواند بهترین گزینه باشد.
امکانات همه جانبه در فضای کار اشتراکی
اجاره یک دفتر برای شروع کسب و کار شما را با انبوهی از هزینه و دردسر‌های بزرگ روبه‌رو میکند. برای ایجاد یک فضای کاری عالی و شیک باید آن را مبله کنید. Wi-Fi نصب کنید و امکانات رفاهی زیادی ایجاد کنید. چنین مخارجی می‌تواند برای کسی که مهارت‌های مدیریتی کافی ندارد، یا به تازگی با یک بحران در کسب و کار مواجه شده است و به زور توانسته خود را از یک بحران نجات دهد می‌تواند تصویری تلخ باشد. اما با داشتن فضای کاری اشتراکی دیگر نیازی نیست که هیچ یک از این مشکلات را تجربه کنید.
فضاهای کاری اشتراکی به تمام امکانات مدرن مجهز هستند و به شما اجازه می‌دهند که تنها به انجام فعالیت‌های تجاری خود تمرکز کنید. جا دارد بگوییم که شما میتوانید فضای تعیین شده خود را به سلیقه خودتان دکور کنید. شما حتی با یک دکور میتوانید کارمندان خود را تشویق کنید تا با سایر افرادی که در آن فضا کار می‌کنند، یک جو رقابتی داشته باشند؛ بنابراین فضاهای کار اشتراکی برای به حداکثر رساندن همکاری و هماهنگی در بین کارکنان از مشاغل مختلف ساخته شده است تا بتواند به افراد کمک کند در جهت اهداف مشترک با همدیگر همکاری کرده و هر چه سریع‌تر به اهداف خود برسند.
هفت گام برای ایجاد یک برنامه مدیریت بحران کسب و کار
1. انواع بحران‌های مالی را شناسایی کنید
اولین کاری که باید زمان ایجاد یک برنامه مدیریت بحران برای کسب و کار خود انجام دهید، شناسایی انواع بحران‌های احتمالی است که امکان دارد برای کسب و کار شما اتفاق بیفتد. برای کمک به شما در انجام این کار، میتوانید دسته‌های مختلف بحران‌هایی را در نظر بگیرید که کسب و کارها بیشتر استعداد تجربه کردن آن‌ها را دارند.
- بحران مالی: وقتی که یک کسب و کار با کاهش تقاضا برای هر چیزی که می‌فروشد روبه‌رو می‌شود خواه آن یک محصول باشد خواه خدمات، سازمان مقداری پول خود را از دست می‌دهد و از پس پرداخت بدهی‌های خود بر نمی‌آید. ورشکستگی، از دست دادن درآمد، از دست دادن بازار کار، تغییر ناگهانی روند کار از جمله عواملی هستند که در بحران مالی نقش مهمی دارند.
- بحران فناوری: زمانی که سرورها از کار می‌افتند، نرم‌افزار از کار می‌افتد یا سیستم تکنولوژی خوب کار نمی‌کند. در این حالت ممکن است یک کسب و کار مقداری از سرمایه خود را از دست بدهد، مشتریان قابلیت اطمینان آن‌ها را زیر سوال ببرند یا آبرو و حیثیت این نوع کسب و کار را خدشه‌دار کنند.
- بحران پرسنلی: وقتی که یک کارمند یا شخص دیگری مرتبط با یک تجارت، درگیر فعالیت یا رفتار غیراخلاقی و غیرقانونی شود، می‌تواند با زندگی شخصی یا زندگی کاری فرد درگیر، ارتباط داشته باشد.
- بحران سازمانی: زمانی که یک اتفاق پیش‌بینی نشده در یک کسب و کاری رخ می‌دهد، آرامش سازمان را در معرض خطر قرار می‌دهد.
- بحران طبیعی: بحران طبیعی همان زلزله، سیل، گردباد، طوفان، سونامی، کرونا و … است که هیچ کدام منشا انسانی ندارند و ممکن است کسب و کار را مختل کنند.
2. تاثیر هر نوع بحران را تعیین کنید
وقتی بحران‌هایی را که می‌تواند بر کسب و کار شما تاثیر بگذارند را در نظر گرفتید، باید تاثیری را که هر یک از این رویدادها می‌توانند بر شرکت، کارمندان و مشتریان شما داشته باشند را تعیین کنید. مانند:
- ضرر در فروش؛
- نارضایتی مشتری؛
- لکه‌دار شدن شهرت برند شما؛
- کاهش وفاداری مشتری به برند شما؛
- افزایش هزینه‌ها برای رفع مشکل موجود.
با تعیین کمیت اثری که هر بحران می‌تواند بر کسب و کار شما داشته باشد، میتوانید هر زاویه احتمالی یک فاجعه یا هشدار را درک کنید و برای مقابله با آن آماده شوید. این نوع بررسی شما و همکاران‌تان را به تعیین اقدام مناسبی برای حل این بحران هدایت میکند.
3. اقداماتی را که باید برای حل بحران انجام دهید را در نظر بگیرید
برای تعیین اقداماتی که شما و کسب و کارتان باید برای حل یک موقعیت بحرانی دنبال کنید و نیز روش‌های مدیریت بحران مختلفی را که میتوانید اجرا کنید را مرور کنید. برخی از مهم‌ترین روش‌های مدیریت بحران عبارت‌اند از:
- مدیریت بحران پاسخگو: یک کسب و کار از قبل یک واکنش آماده به نوعی خاص از وضعیت بحرانی دارد که می‌تواند در هر زمانی ارائه دهد. شما میتوانید از تئوری ارتباطات بحران موقعیتی برای کمک به توسعه این استراتژی استفاده کنید تا کسب و کار شما برای مقابله با هر اتفاق پیش‌بینی نشده آماده باشد.
- مدیریت بحران پیشگیرانه: وقتی که یک کسب و کار نوع خاصی از یک بحران را پیش‌بینی میکند و به طور فعال برای مقابله با آن آماده می‌شود، برای جلوگیری از این بحران مدیریت کافی را دارد.
- مدیریت بحران بازیابی: زمانی یک کسب و کار بحرانی را مدیریت میکند که این بحران آن‌ها را فلج کرده باشد. چرا که این بحران به طور ناگهانی رخ داده است. مثلا در بحران فناوری اگر نرم‌افزار یک کسب و کاری به طور غیر منتظره از کار بیفتد، علاوه بر کارمندانی که از نرم‌افزار استفاده می‌کردند به مشتریان نیز تاثیر می‌گذارد.
4. افرادی که در اقدامات به آن‌ها نیاز خواهید داشت
وقتی که تاثیر هر نوع بحران را در نظر گرفتید و همچنین اقداماتی را که برای حل آن باید انجام دهید را شناسایی کردید، حالا وقت آن است که فکر کنید چه کسی یا چه کسانی برنامه‌ها و اقدامات لازم را برای حل و فصل این رویداد انجام خواهند داد. این افراد امکان دارد شامل کارمندان خاصی با تخصص در زمینه‌های مختلف کسب و کار، منابع انسانی، روابط عمومی و یا هر شخص دیگری باشند که این‌ها همگی مناسب موقعیت خاص کنونی هستند. شما بسته به نوع بحران شاید تشخیص دهید که به کمک وکلا، مشاوران یا اولین پاسخ دهندگان برای گذر از این بحران نیاز دارید.
5. برنامه‌های حل و فصل برای هر نوع بحران را توسعه دهید
شما میتوانید برنامه‌های مناسبی برای حل هر نوع بحران به وجود آورید. طرح حل و فصل بر اساس موقعیت خاص متفاوت است. حالا چند سوال وجود دارد که باید در زمان توسعه هر نوع طرح بحران در نظر گرفته شود. این سوال‌ها عبارت‌اند از:
- چه مدت طول خواهد کشید تا این بحران حل شود؟
- به چه ابزار و منابعی برای حل این بحران نیاز است؟
- آیا تعیین کردید چند نفر و چه کسانی در حل این بحران شرکت کنند؟
- آیا صلاح است با مشتریان خود به طور مستقیم صحبت کنید؟
- علت بحران چیست و چگونه میتوانید از تکرار مجدد آن و یا بحرانی‌تر شدن آن جلوگیری کنید؟
6. همه کسانی را که نیاز دارند با برنامه‌های شما آشنا شوند، آموزش دهید
همه کسانی که در برنامه‌های مدیریت بحران شما نقش دارند، باید آموزش لازم در مورد نقشی که ایفا می‌کنند را ببینند. میتوانید این آموزش را هم از طریق جلسات و ارائه‌ها انجام دهید و هم میتوانید کارشناسانی را برای دیدار و گفتگو با کارمندان خود در مورد نحوه مدیریت عملکرد‌های شغلی خود در طول بحران انتخاب کنید. سایر کارمندانی که ممکن است در حل و فصل یک وضعیت بحرانی هیچ نقشی نداشته باشند اما همچنان تحت تاثیر این بحران قرار گرفته‌اند، باید آن‌ها هم اطلاعات کافی از این اقدامات داشته باشند.
7. برنامه‌های خود را به طور منظم بازبینی و به روز کنید
زمانی که شرکت و کسب و کار شما رشد میکند، ممکن است کارمندان خود را زیاد کنید یا دفاتر جدیدی در شهرها یا حتی کشورهای دیگر باز کنید، یا ممکن است بخواهید ساختار عملیات تجاری خود را تغییر دهید، همه این‌ها نمونه‌هایی از زمان‌هایی هستند که می‌خواهید برنامه‌های مدیریت بحران خود را مجددا بررسی کرده و به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید آیا هنوز برای شرکت شما کار می‌کنند یا نه؟ اگر از یک بحران سخت عبور می‌کنید، حتما نتایج برنامه‌های مدیریتی خود را تجزیه و تحلیل کنید تا معلوم شود آیا آن‌ها در به ثمر رساندن کسب و کار شما موفق بوده‌اند یا نه؟ ممکن است به این نتیجه برسید که این برنامه‌ها نیاز به بازسازی کامل یا به‌روزرسانی دارند.
مراحل بحران
آگاهی و شناخت از مراحل مختلف بحران حائز اهمیت است. این مراحل در طول یک بحران رخ می‌دهند و به شما کمک می‌کنند تا بدانید در مقاطع زمانی مختلف چگونه به موقعیت عکس‌العمل نشان دهید. باید اطمینان داشته باشید که قبل از انجام مراحل بحران در یک موقعیت واقعی تمام برنامه‌های مدیریت بحران را آماده کنید. حالا مراحل بحران عبارت‌اند از:
هشدار
اگرچه همیشه نمی‌توان زمان یا وقوع یک بحران را پیش‌ببنی کرد، اما اکثر وقت‌ها نشانه‌هایی وجود دارد که می‌توان به عنوان یک هشدار دنبال آن را گرفت. این نشانه‌های هشدار دهنده می‌توانند به طیف گسترده‌ای از عوامل مانند وضعیت مالی کسب و کار، رفتار کارمند و یا الگوهای آب‌وهوایی مربوط باشند.
ارزیابی ریسک
مرحله ارزیابی ریسک بلافاصله بعد از وقوع یک بحران شروع می‌شود. این دقیقا زمانی است که بازیگران کلیدی شرکت شما شروع به ارزیابی تاثیر این وضعیت بر تجارت، کارمندان و مشتریان شما می‌کنند. در این مرحله، پیامدهای بالقوه بحران، آسیب‌های مورد قبول و مشکلات ناشی از آن مورد بحث قرار می‌گیرد؛ بنابراین همه افراد درگیر خود را برای بدترین سناریوی ممکن آماده می‌کنند.
پاسخ
زمانی که سطح ریسک مربوط به بحران را بررسی کردید شما و تیم‌تان میتوانید تصمیم بگیرید که کدام برنامه مدیریت بحران را می‌خواهید اجرا کنید. اکنون همه افراد درگیر از جمله کارمندان، مشتریان و در صورت لزوم تیم‌های واکنش اضطراری می‌توانند مطلع شوند. مرحله واکنش شامل ارتباطات زیادی است تا همه را از بحران آگاه کند و همچنین اقدامات مختلفی را که برای مدیریت و کاهش حادثه انجام خواهد شد را شروع کند.
مدیریت
مرحله مدیریت مرحله‌ای است که همه کسانی که در اصلاح بحران دخیل هستند، برای مدیریت برنامه حل منتخب، تاثیرات فوری رویداد و هرگونه تاثیر جدید یا تاثیر بدتر که به وجود می‌آید، کار می‌کنند. این مرحله همان نوع ارتباط باز است که در مرحله پاسخ‌گویی استفاده شده است تا اطمینان کسب شود که همه کارمندان، مشتریان و ذینفعان در وضعیت کسب و کار همکاری می‌کنند.
کنترل
در طول این مرحله همه کسانی که در حل بحران نقش دارند، باید وظایفی که به آن‌ها داده شده را به نحو احسن انجام داده باشند. بحران در این مرحله باید تا حد زیادی کنترل شده باشد. مرحله کنترل زمانی است که تمام برنامه‌ها و اقدامات لازم برای بازگشت کسب و کار شما به حالت عادی باید شروع شود.
بازیابی
همانطور که مرحله حل و فصل را کنترل می‌کنید و به سوی بهبودی حرکت می‌کنید، کسب و کار شما به حالت عادی خود بر می‌گردد. این مرحله شیرین شامل برگرداندن کارمندان به فعالیت‌های روز‌مره خود بوده و اطمینان از این‌که مشتریان بار دیگر با محصولات شما همراه و هم‌قدم شده‌اند. در مرحله بهبود تجزیه و تحلیل نتایج طرح مدیریت بحران بسیار مهم است؛ بنابراین میتوانید تعیین کنید که چگونه احساس می‌کنید که موقعیت مدیریت شده است و چگونه باید برنامه‌ریزی کنید تا از وقوع موقعیت‌های نظیر در آینده جلوگیری کنید.
برای کمک به شما در اجرای برنامه مدیریت بحران و همچنین مراحل یک بحران، ممکن است استخدام یا شروع کار با یک تیم مدیریت بحران بهترین گزینه برای شرکت شما باشد.
در نهایت؛ برای مدیریت بحران در کسب و کار از چه کسی کمک بگیریم؟
آشنایی با مدیریت بحران موثر و استراتژی برای رسیدن به موفقیت طی بحران در کسب و کار برای هر تجارتی لازم و ضروری است. ولی با داشتن یک مدیریت بحران، شناسایی خطرات احتمالی، مشارکت دادن سهامداران، ایجاد تیم‌های ارتباطی واضح و یادگیری از تجربیات خود، میتوانید شرکت خود را برای بیرون آوردن از هر بحرانی که ممکن است اتفاق بیفتد آماده کنید. با رویکردی جامع برای کاهش ریسک و مدیریت بحران کسب و کار شما می‌تواند حتی در چالش‌برانگیز‌ترین شرایط نیز رشد کند.
ما در این مطلب از آکادمی پاکراه سعی کردیم مطالبی را در مورد نحوه مدیریت بحران در کسب و کار برایتان بیان کنیم. اما اگر شما قصد شروع یک کسب و کار خوب را دارید برای جلوگیری از بحران در کسب و کار خود و یا اگر دچار این بحران شده‌اید برای نجات خود از این موقعیت بحرانی میتوانید یک وقت مشاوره از آکادمی ایمان پاکراه رزرو کنید و از تجربیات مفید ایشان نهایت بهره را ببرید. مسیرتان پر از شادکامی و پیروزی.