در جلسات مشاوره منابع انسانی گاهی مدیران میگویند:
«چند بار نیرو گرفتیم، اما هیچکدام مناسب نبودند.»
در چنین شرایطی اولین سؤال من این نیست که چرا نیروی خوب پیدا نمیشود. سؤال را یک مرحله عقبتر میبرم:
اصلاً از کجا فهمیدید به این نیرو نیاز دارید و قبل از شروع استخدام، تعریف شما از فرد مناسب چه بود؟
چون استخدام اشتباه معمولاً از جلسه مصاحبه شروع نمیشود. ممکن است از همان زمانی شروع شده باشد که نیاز سازمان درست تشخیص داده نشده، شرح شغل مشخص نیست یا مدیر بدون معیار روشن وارد انتخاب شده است.
من استخدام را تا حدی شبیه شروع یک رابطه جدی میبینم؛ دو طرف قرار است مدت زیادی با هم کار کنند و شناخت چنددقیقهای برای چنین تصمیمی کافی نیست.
اینکه بعد از یک مصاحبه بگوییم «حس خوبی به این فرد دارم» شاید گاهی درست از آب دربیاید، اما فرایند حرفهای استخدام نباید فقط روی حس مدیر بنا شود.
در ادامه این مقاله از آکادمی پاکراه، بیشتر به بررسی این موضوع میپردازیم.
چرا مدیران فرد اشتباهی را استخدام میکنند؟
انتخاب اشتباه نتیجه یک خطای واحد نیست. ممکن است نیاز شغلی از ابتدا درست تعریف نشده باشد، مدیر معیار مشخصی برای انتخاب نداشته باشد یا در مرحله مصاحبه و ارزیابی به نشانههای اشتباهی توجه کند.
در ادامه، مهمترین نقاطی را بررسی میکنم که میتوانند یک فرایند استخدام را به انتخاب فرد نامناسب برسانند.
۱. قبل از استخدام، نیاز واقعی خود را مشخص نکردهاند
گاهی فرایند استخدام با یک جمله شروع میشود:
«یک نیرو لازم داریم.»
اما قبل از انتشار آگهی باید مشخص شود:
- چرا به نیروی جدید نیاز داریم؟
- این نیاز مربوط به کدام واحد است؟
- فرد دقیقاً قرار است چه کاری انجام دهد؟
- چه خروجیای از او انتظار داریم؟
- چه مسئولیتهایی خواهد داشت؟
- با چه کسی کار میکند؟
- و موفقیت او چگونه سنجیده میشود؟
حتی باید پرسید آیا واقعاً استخدام لازم است یا مسئله را میتوان با اصلاح فرایند، آموزش یا جابهجایی وظایف حل کرد.
۲. معیار انتخاب را قبل از دیدن کاندیداها مشخص نکردهاند
جمله «یک آدم خوب میخواهم» برای استخدام کافی نیست.
فرد مناسب برای هر شغل متفاوت است.
در یک موقعیت، دقت و نظم مهمتر است.
در دیگری مذاکره یا ارتباط با مشتری.
جایی فرد باید مستقل تصمیم بگیرد و جای دیگری رعایت دقیق فرایند اهمیت بیشتری دارد.
قبل از مصاحبه باید بدانیم:
- چه مهارتهایی ضروریاند؟
- چه ویژگیهای رفتاری برای این شغل اهمیت دارند؟
- چه چیزی را میتوان بعداً آموزش داد؟
اگر معیارها از قبل مشخص نباشند، بعد از دیدن هر فرد ممکن است استاندارد خودمان را تغییر دهیم و انتخاب به سلیقه شخصی تبدیل شود.
۳. نمیدانند چه سطحی از نیرو را میخواهند
یکی از نکاتی که خودم در استخدام به آن توجه میکنم، مشخصبودن سیاست جذب است.
بهطور کلی ممکن است سه مسیر داشته باشیم:
- نیروی پایه یا کارآموز: فرد را از ابتدا میگیریم و خودمان آموزش میدهیم.
- نیروی دارای مهارت متوسط: فرد بخشی از کار را بلد است و قرار است در سازمان رشد کند.
- نیروی متخصص و آماده: فرد باید تقریباً از همان ابتدا خروجی حرفهای داشته باشد.
هیچکدام ذاتاً بهتر نیست.
مسئله این است که سازمان بداند کدام را میخواهد و آیا زیرساخت متناسب با آن را دارد یا نه.
اگر فرد تازهکار استخدام میکنید اما برنامه آموزشی ندارید، احتمالاً بعداً از عملکردش ناراضی میشوید.
اگر متخصص کامل میخواهید اما شرایط و پیشنهاد شما متناسب با چنین نیرویی نیست، باز هم فرایند انتخاب دچار مشکل میشود.
۴. با یک مصاحبه و رزومه خوب قانع میشوند
رزومه قوی الزاماً به معنی عملکرد قوی نیست.
ممکن است فرد خوب صحبت کند، اعتمادبهنفس بالایی داشته باشد و رزومه بسیار جذابی ارائه دهد، اما اینها بهتنهایی نشان نمیدهند در شغل موردنظر هم موفق خواهد بود.
بسته به موقعیت شغلی، ممکن است لازم باشد:
- درباره سوابق قبلی دقیقتر سؤال شود؛
- بعضی ادعاهای رزومه صحتسنجی شوند؛
- مصاحبه تخصصی انجام شود؛
- نمونهکار بررسی شود؛
- یا یک ارزیابی عملی مرتبط با شغل داشته باشیم.
من ترجیح میدهم جایی که امکانش وجود دارد، فقط از فرد نپرسیم «این کار را بلدی؟»؛ بخشی از توانایی واقعی او را هم ببینیم.
طبیعتاً هر آزمون عملی یا دوره آزمایشی هم باید مطابق قانون، قرارداد و شرایط همان موقعیت اجرا شود.
۵. فقط مهارت را میبینند و تناسب رفتاری را فراموش میکنند
مهارت مهم است، اما من در استخدام فقط به تخصص نگاه نمیکنم.
برایم سؤال است که فرد:
- چقدر آموزشپذیر است؟
- چقدر به تعهداتش پایبند است؟
- چه نگاهی به زمان دارد؟
- چقدر مسئولیت کار خودش را میپذیرد؟
- چگونه با دیگران ارتباط برقرار میکند؟
خیلی از مهارتها را میتوان با آموزش توسعه داد، اما تغییر بعضی الگوهای رفتاری و ارزشهای فردی بسیار سختتر و زمانبرتر است و در بعضی موارد اصلا شدنی نیست.
البته اینجا یک مرز مهم وجود دارد:
تناسب فرهنگی به معنی شبیهبودن آدمها به یکدیگر نیست.
قرار نیست افراد از نظر سن، سبک شخصیتی یا پیشینه شبیه مدیر یا بقیه تیم باشند.
باید ببینیم آیا فرد از نظر رفتار کاری، ارزشهای لازم برای شغل و شیوه همکاری میتواند در این محیط عملکرد خوبی داشته باشد یا نه.
اگر زمان مصاحبه مشخص شده و فرد بدون هماهنگی مرتب زمان را جابهجا میکند، این رفتار ارزش بررسی دارد. اما یک تأخیر یا اتفاق بهتنهایی نباید مبنای قضاوت قطعی درباره شخصیت فرد قرار گیرد.
۶. واقعیت شغل را به کارجو نمیگویند
گاهی مدیر آنقدر به فکر جذب نیرو است که فقط نقاط مثبت شغل را توضیح میدهد.
اما استخدام یک انتخاب دوطرفه است.
فرد باید بداند:
- وظایف واقعی چیست؛
- شرایط کاری چگونه است؛
- چه انتظاری از او وجود دارد؛
- سختیهای شغل چیست؛
- چه محدودیتهایی دارد؛
- و چه مسیری برای رشد وجود دارد.
اگر در مصاحبه تصویری بسیار جذاب ارائه کنیم و فرد بعد از ورود با واقعیت دیگری مواجه شود، ممکن است خیلی زود متوجه شویم دو طرف انتخاب درستی نداشتهاند.
از نگاه من نگهداشت نیروی انسانی از همان زمان جذب شروع میشود.
کسی که با آگاهی وارد سازمان شده، بهتر میتواند تصمیم بگیرد آیا این محیط و شغل برای او مناسب است یا نه.
۷. مدیر مستقیم را در انتخاب فرد دخالت نمیدهند
اگر فرد قرار نیست مستقیماً با صاحب کسبوکار کار کند، مدیر یا سرپرست مستقیم او باید حداقل در بخشی از فرایند ارزیابی حضور داشته باشد.
چون بعد از استخدام همین دو نفر قرار است:
- وظیفه تعریف کنند،
- گزارش ردوبدل کنند،
- بازخورد بدهند،
- مسئله حل کنند
- و تقریباً هر روز با هم کار کنند.
ممکن است منابع انسانی از یک زاویه فرد را تأیید کند و ارزیابی تخصصی هم مثبت باشد، اما مدیر مستقیم نکتهای درباره نحوه همکاری یا نیازهای واقعی تیم ببیند که در مراحل قبلی مشخص نشده است.
۸. برای پر کردن جای خالی عجله میکنند
یکی از موقعیتهایی که احتمال استخدام اشتباه را بالا میبرد، زمانی است که یک نفر ناگهانی از مجموعه خارج شده و مدیر میگوید:
«هرطور شده سریع یک نفر را جایگزین کنید.»
وقتی سرعت به اولویت اول تبدیل میشود، ممکن است:
- معیارها پایین بیایند،
- مصاحبهها کوتاه شوند،
- علامتهای هشدار نادیده گرفته شوند
- و فردی استخدام شود که در شرایط عادی انتخاب نمیشد.
برای بعضی نقشهای حساس بهتر است از قبل برای پوشش موقت یا جانشینی برنامه داشته باشیم تا خروج یک نفر سازمان را مجبور به استخدام عجولانه نکند.
من این موضوع را شبیه زاپاس خودرو میبینم؛ قرار نیست برای همه موقعیتها یک نیروی اضافه استخدام کنیم، اما برای بعضی نقشهای حیاتی نباید اولین خروج نیرو کل سیستم را وارد وضعیت اضطراری کند.
اشتباه استخدام همیشه در انتخاب فرد اتفاق نمیافتد
یک نکته مهم دیگر وجود دارد.
گاهی مدیر میگوید:
«نیروی اشتباهی استخدام کردم.»
اما وقتی بررسی میکنیم میبینیم:
- شرح شغل مشخص نبوده،
- آموزش کافی انجام نشده،
- انتظارات گفته نشده،
- بازخورد وجود نداشته
- و عملکرد فرد هم با معیار مشخصی ارزیابی نشده است.
در این شرایط باید منصفانه بپرسیم:
آیا واقعاً فرد نامناسب بود یا سیستم مدیریت او بعد از استخدام مشکل داشت؟
از نگاه من جذب نیروی انسانی یک زنجیره است:
- نیازسنجی ← تعریف شغل ← ارزیابی ← انتخاب ← آموزش ← ارزیابی عملکرد ← توسعه و نگهداشت
قبل از استخدام نهایی چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
قبل از تصمیم نهایی بهتر است مدیر بتواند به این سؤالها پاسخ دهد:
- دقیقاً چرا به این فرد نیاز داریم؟
- وظایف و خروجی مورد انتظارش چیست؟
- چه مهارتهایی باید از روز اول داشته باشد؟
- چه چیزهایی را میتوانیم به او آموزش دهیم؟
- آیا فقط به رزومه و مصاحبه شفاهی اکتفا کردهایم؟
- آیا تواناییهای کلیدی او را تا حد ممکن بررسی کردهایم؟
- آیا رفتارهای لازم برای این شغل را دیدهایم؟
- آیا مدیر مستقیم او را ارزیابی کرده است؟
- آیا شرایط واقعی و سختیهای شغل را گفتهایم؟
- و بعد از استخدام چه برنامهای برای آموزش و ارزیابی او داریم؟
اگر برای بیشتر این سؤالها پاسخ روشنی نداریم، شاید هنوز برای استخدام نهایی زود باشد.
در نهایت، استخدام درست نتیجه یک فرایند انتخاب و ارزیابی درست است
هر استخدام ناموفق به این معنی نیست که:
«نیروی خوب پیدا نمیشود.»
گاهی مشکل از خود فرایند انتخاب است.
- نمیدانیم چه کسی میخواهیم.
- معیار مشخص نداریم.
- به رزومه یا حس اولیه بیش از حد اعتماد میکنیم.
- فقط مهارت را میبینیم.
- واقعیت شغل را توضیح نمیدهیم.
- مدیر مستقیم را درگیر نمیکنیم.
- در انتخاب عجله میکنیم.
- یا بعد از استخدام انتظار داریم فرد بدون آموزش و مدیریت درست خودش همهچیز را حل کند.
برای همین قبل از اینکه بعد از چند تجربه ناموفق بازار کار را مقصر بدانیم، بهتر است یک بار از خودمان بپرسیم:
«واقعاً فرد اشتباهی استخدام کردیم یا با فرایند اشتباه، فرد را انتخاب و مدیریت کردیم؟»
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه بهصورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنماییتان کنند.
مشاوره آنلاین