پادکست سیستم‌سازی کسب‌وکار در “پاکار”
اگر با نبودن شما کارها متوقف می‌شود، بیشتر تصمیم‌ها باید از شما عبور کند، کارکنان برای انجام کارهای تکراری مدام سؤال می‌پرسند یا احساس می‌کنید تمام کسب‌وکارتان به حضور خودتان وابسته است، احتمالاً مسئله فقط کمبود نیرو یا مدیریت زمان نیست؛ کسب‌وکارتان به سیستم نیاز دارد.
در پادکست سیستم‌سازی کسب‌وکار پاکار با روایت ایمان پاکراه، درباره این صحبت می‌کنیم که چطور کارها را از ذهن افراد خارج کنیم، برای فعالیت‌های تکرارشونده فرایند مشخص بسازیم و کسب‌وکاری ایجاد کنیم که برای انجام هر کار کوچکی به حضور دائمی مدیر وابسته نباشد.
سیستم‌سازی به این معنی نیست که کسب‌وکار را پر از فرم، دستورالعمل و پیچیدگی کنیم. هدف این است که مشخص باشد چه کاری، توسط چه کسی، به چه روشی و با چه استانداردی باید انجام شود؛ به شکلی که نتیجه کار تا حد ممکن وابسته به حافظه، سلیقه یا حضور یک فرد خاص نباشد.
در پادکست سیستم‌سازی درباره چه موضوعاتی صحبت می‌کنیم؟
یکی از نشانه‌های یک کسب‌وکار وابسته این است که تقریباً همه چیز به مدیر ختم می‌شود؛ از تصمیم‌های مهم گرفته تا سؤال‌های ساده‌ای که بارها پاسخ داده شده‌اند.
در چنین شرایطی معمولاً مدیر پرمشغله‌تر می‌شود، اما الزاماً کسب‌وکار بهتر مدیریت نمی‌شود.
در اپیزودهای این بخش درباره موضوعاتی مثل طراحی فرایند، استانداردسازی کارها، مستندسازی، تعریف مسئولیت‌ها، تفویض کار، کنترل عملکرد و کاهش وابستگی کسب‌وکار به مدیر صحبت می‌کنیم.
هدف این است که به‌تدریج کارهایی که امروز فقط «در ذهن مدیر یا کارکنان» هستند به روش‌های مشخص و قابل‌تکرار تبدیل شوند.
سیستم‌سازی کسب‌وکار از کجا شروع می‌شود؟
برای سیستم‌سازی لازم نیست از همان ابتدا تمام بخش‌های کسب‌وکار را تغییر دهید.
معمولاً بهتر است ابتدا سراغ کارهایی بروید که زیاد تکرار می‌شوند، خطای بالایی دارند، زمان زیادی از مدیر می‌گیرند یا نتیجه آن‌ها به فرد خاصی وابسته است.
بعد باید ببینید آن کار امروز دقیقاً چطور انجام می‌شود، مسئول آن چه کسی است، چه خروجی‌ای از او انتظار دارید و چطور می‌توان روش انجام کار را به شکلی مشخص ثبت کرد.
وقتی این فرایندها به‌تدریج ساخته و اصلاح شوند، کارکنان برای هر تصمیم کوچک منتظر مدیر نمی‌مانند و خود مدیر هم می‌تواند بخش بیشتری از زمانش را صرف تصمیم‌های مهم‌تر کسب‌وکار کند.
کسب‌وکار مستقل از مدیر یعنی چه؟
استقلال کسب‌وکار از مدیر به معنی حذف مدیر نیست.
مدیر همچنان باید تصمیم بگیرد، مسیر را مشخص کند، عملکرد را بسنجد و سیستم‌ها را اصلاح کند؛ اما نباید انجام شدن تمام فعالیت‌های روزانه به حضور او وابسته باشد.
اگر صاحب کسب‌وکار برای مدتی حضور نداشته باشد و همه چیز از فروش و پاسخ‌گویی گرفته تا عملیات داخلی متوقف شود، هنوز بخش زیادی از کسب‌وکار بر پایه افراد می‌چرخد، نه سیستم.
یکی از اهداف سیستم‌سازی این است که این وابستگی را مرحله‌به‌مرحله کمتر کنیم.
پادکست سیستم‌سازی برای چه کسانی مناسب است؟
اگر کسب‌وکارتان از مرحله شروع عبور کرده، تعداد کارها و نیروها بیشتر شده و احساس می‌کنید دیگر نمی‌توانید همه چیز را شخصاً کنترل کنید، سیستم‌سازی به یکی از مسائل مهم مدیریتی شما تبدیل می‌شود.
این موضوع مخصوص شرکت‌های بزرگ نیست.
حتی یک کسب‌وکار کوچک هم می‌تواند برای کارهای تکراری خود فرایند مشخص داشته باشد؛ از نحوه پاسخ‌گویی به مشتری و پیگیری کارها گرفته تا تحویل سفارش، کنترل کیفیت یا گزارش‌دهی کارکنان.
مهم این نیست که کسب‌وکار چند نفر نیرو دارد؛ مهم این است که بدانیم کارهای مهم کسب‌وکار چقدر قابل‌تکرار، قابل‌اندازه‌گیری و مستقل از افراد شده‌اند.
از کدام اپیزود پادکست سیستم‌سازی شروع کنم؟
اگر هنوز مفهوم سیستم‌سازی برایتان کاملاً روشن نیست، بهتر است ابتدا سراغ اپیزودهایی بروید که درباره سیستم‌سازی چیست و چرا یک کسب‌وکار به سیستم نیاز دارد صحبت می‌کنند.
اما اگر مشکل اصلی شما این است که همه کارها به خودتان وابسته شده و بدون حضور شما مجموعه دچار مشکل می‌شود، اپیزودهای مربوط به کاهش وابستگی کسب‌وکار به مدیر برایتان کاربردی‌تر خواهد بود.
در ادامه می‌توانید اپیزودهای پادکست سیستم‌سازی کسب‌وکار پاکار با روایت ایمان پاکراه را ببینید و بر اساس مسئله‌ای که امروز در مدیریت فرایندها و کاهش وابستگی کسب‌وکارتان دارید، موضوع مناسب را انتخاب کنید.
