زمان مطالعه: 11 دقیقه
سوالی درباره مقاله «مدیریت عملیات در سازمان چیست؟» دارید؟

روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه به‌صورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنمایی‌تان کنند.

مشاوره آنلاین

مدیریت عملیات در سازمان یعنی طراحی، اجرا، کنترل و بهبود فرایندهایی که منابع سازمان را به محصول یا خدمت قابل ارائه به مشتری تبدیل می‌کنند.

این تعریف فقط به کارخانه و خط تولید مربوط نیست. یک فروشگاه اینترنتی، بیمارستان، شرکت نرم‌افزاری، بانک یا آموزشگاه هم عملیات دارد؛ چون در همه این سازمان‌ها منابعی وارد یک فرایند می‌شوند و در نهایت خروجی مشخصی به مشتری یا ذی‌نفع ارائه می‌شود.

مدل «ورودی، فرایند تبدیل و خروجی» یکی از چارچوب‌های پایه برای توضیح مدیریت عملیات است.

در این مطلب از آکادمی پاکراه، قصد داریم این مفهوم را به زبان ساده و کاربردی و بررسی کنیم. اگر میخواهید مدیریت عملیات را به بهترین شکل در کسب و کارتان اجرا کنید، با همراه شوید!

مدیریت عملیات در سازمان یعنی چه؟

مدیریت عملیات مجموعه تصمیم‌ها و اقداماتی است که کمک می‌کند سازمان بتواند با استفاده مناسب از منابع، محصول یا خدمت مورد انتظار را با کیفیت، هزینه، سرعت و ظرفیت مناسب ارائه کند.

در این نگاه، مدیریت عملیات سه پرسش اصلی دارد:

  1. چه منابعی برای انجام کار نیاز داریم؟
  2. این منابع چگونه باید در فرایند کار به‌کار گرفته شوند؟
  3. چطور بفهمیم خروجی به‌موقع، باکیفیت و با هزینه قابل قبول ایجاد شده است؟

Open University برای توضیح عملیات از مدل Input–Process–Output استفاده می‌کند: منابعی مانند نیروی انسانی، تجهیزات، اطلاعات، مواد و حتی مشتری وارد فرایند می‌شوند، فرایند آن‌ها را تغییر می‌دهد و در نهایت محصول یا خدمت، همراه با نتایجی مانند رضایت مشتری و هزینه واحد، به ‌عنوان خروجی ایجاد می‌شود.

بنابراین، عملیات فقط انجام دادن کارهای روزمره نیست. بخش مهمی از آن به این مربوط می‌شود که کارها از ابتدا چگونه طراحی شده‌اند و چگونه می‌توان آن‌ها را بهتر، قابل پیش ‌بینی‌تر و مقیاس ‌پذیرتر کرد.

مدیریت عملیات در سازمان

یک مثال ساده برای فهم مدیریت عملیات

مثال:

فرض کنید یک آموزشگاه هر ماه ۵۰۰ ثبت ‌نام دارد.

فرایند سازمان ممکن است از این مراحل تشکیل شود:

  • ثبت درخواست،
  • ثبت ‌نام،
  • پرداخت،
  • تشکیل کلاس،
  • تخصیص مدرس،
  • برگزاری دوره،
  • پشتیبانی،
  • ارزیابی.

حالا تصور کنید تعداد ثبت ‌نام‌ها دو برابر شود اما تعداد مدرسان و ظرفیت برنامه ‌ریزی تغییر نکند.

نتیجه ممکن است این باشد:

  • زمان پاسخ‌گویی افزایش پیدا کند،
  • کلاس‌ها با تاخیر تشکیل شوند،
  • مدرس مناسب برای بعضی دوره‌ها پیدا نشود،
  • کارکنان مجبور به انجام دوباره بخشی از کارها شوند،
  • شکایت مشتریان افزایش پیدا کند.

در این شرایط، راه‌ حل استخدام نیروی بیشتر نیست.

ممکن است لازم باشد فرایند تخصیص مدرس، برنامه ‌ریزی ظرفیت، گردش اطلاعات یا نحوه ثبت ‌نام بازطراحی شود.

این دقیقا همان جایی است که مدیریت عملیات اهمیت پیدا می‌کند؛ پیدا کردن رابطه میان منابع، فرایندها و خروجی.

مدیریت عملیات چه چیزهایی را مدیریت می‌کند؟

دامنه مدیریت عملیات به نوع سازمان بستگی دارد، اما چند حوزه در بسیاری از کسب ‌و کارها مشترک‌اند.

دامنه مدیریت عملیات در سازمان

۱. مدیریت و طراحی فرایندها

فرایند مشخص می‌کند یک کار از کجا شروع می‌شود، چه مراحلی دارد، چه کسی مسئول هر مرحله است و در نهایت چه خروجی‌ای باید ایجاد شود.

مدیریت عملیات فقط اجرای فرایند موجود نیست؛ طراحی و بهبود آن نیز بخشی از کار است.

مثال: برای مثال، اگر درخواست مشتری برای پاسخ‌گویی باید از پنج نفر عبور کند، مدیر عملیات باید بررسی کند آیا هر پنج مرحله ضروری هستند یا نه.

یک فرایند خوب باید تا حد امکان:

  • مراحل غیرضروری نداشته باشد،
  • مسئولیت هر مرحله را مشخص کند،
  • نقاط کنترل مناسبی داشته باشد،
  • قابل اندازه ‌گیری باشد،
  • در صورت افزایش حجم کار، قابلیت توسعه داشته باشد.

۲. مدیریت ظرفیت

ظرفیت یعنی سازمان در یک بازه زمانی مشخص چقدر توان انجام کار دارد.

فرض کنید یک مرکز تماس در هر ساعت می‌تواند ۱۰۰ تماس را پاسخ دهد، اما در ساعات خاصی ۱۵۰ تماس وارد می‌شود. اگر این وضعیت مدیریت نشود، صف انتظار افزایش پیدا می‌کند.

مدیریت ظرفیت به پرسش‌هایی مانند این پاسخ می‌دهد:

  • چه مقدار نیروی انسانی لازم است؟
  • چه مقدار تقاضا می‌توان پاسخ داد؟
  • چه زمانی ظرفیت مازاد یا کمبود ظرفیت داریم؟
  • برای رشد تقاضا چه منابعی باید آماده شود؟

مدیریت ظرفیت یکی از موضوعات اصلی در مدیریت عملیات است و به هماهنگ ‌کردن منابع با تقاضا کمک می‌کند.

۳. مدیریت کیفیت

کیفیت فقط به محصول نهایی محدود نیست.

اگر مشتری برای دریافت یک خدمت مجبور باشد چند بار اطلاعات خود را ارسال کند، حتی اگر خدمت نهایی درست باشد، کیفیت فرایند پایین است.

در مدیریت عملیات باید مشخص شود:

  • خروجی مطلوب دقیقا چیست؟
  • خطا در کدام مرحله ایجاد می‌شود؟
  • نرخ خطا چقدر است؟
  • چه چیزی باعث دوباره‌ کاری می‌شود؟
  • چگونه می‌توان از ایجاد خطا جلوگیری کرد؟

۴. مدیریت زمان و جریان کار

یکی از مشکلات رایج سازمان‌ها این است که کارکنان مشغول‌اند، اما کارها به‌ موقع تمام نمی‌شوند.

علت این مشکل می‌تواند گلوگاه، انتظار بین مراحل، اولویت‌بندی نامناسب یا وابستگی بیش از حد به یک فرد باشد.

بنابراین مدیریت عملیات به جای اینکه فقط بپرسد:

«چه کسی بیشتر کار می‌کند؟»

باید بپرسد:

«کل فرایند با چه سرعتی خروجی ایجاد می‌کند و چه چیزی آن را متوقف می‌کند؟»

۵. مدیریت منابع و تامین

منابع می‌توانند شامل نیروی انسانی، تجهیزات، مواد، اطلاعات، فناوری و تامین‌ کنندگان باشند.

در بسیاری از سازمان‌ها، تامین منابع بخشی از زنجیره عملیات است. با این حال، مدیریت عملیات و مدیریت زنجیره تامین یکی نیستند و بسته به ساختار سازمان ممکن است دامنه مسئولیت آن‌ها متفاوت باشد.

۶. بهبود مستمر

عملیات یک سیستم ثابت نیست.

بعد از اجرای یک فرایند باید عملکرد آن اندازه ‌گیری شود، مشکل‌ها شناسایی شوند و تغییرات لازم اعمال شود. مدل عملیات نیز با یک چرخه بازخورد قابل توضیح است: خروجی‌ها اطلاعاتی ایجاد می‌کنند که برای اصلاح ورودی‌ها و فرایند استفاده می‌شود.

وظایف مدیر عملیات چیست؟

مدیر عملیات یا فرایند، مسئولیت‌های متفاوتی دارد و شرح وظایف او به صنعت و اندازه سازمان وابسته است.

وظایف مدیر عملیات چیست

با این حال، وظایف رایج او شامل موارد زیر است:

  • برنامه ‌ریزی فعالیت‌های عملیاتی،
  • طراحی و بهبود فرایندها،
  • تخصیص منابع،
  • مدیریت ظرفیت،
  • هماهنگی میان واحدهای مختلف،
  • کنترل کیفیت،
  • پایش شاخص‌های عملکرد،
  • شناسایی گلوگاه‌ها،
  • کاهش اتلاف و دوباره‌ کاری،
  • مدیریت ریسک‌های عملیاتی،
  • هماهنگی با تامین‌ کنندگان یا واحدهای مرتبط،
  • برنامه ‌ریزی برای افزایش ظرفیت،
  • استانداردسازی روش انجام کار،
  • استفاده از داده برای بهبود تصمیم‌های عملیاتی.
نکته:

مدیر عملیات صرفا مسئول این نیست که کارها انجام شوند.

بخش مهم‌تر مسئولیت او این است که بفهمد چرا کارها با این روش انجام می‌شوند و آیا می‌توان سیستم انجام کار را بهتر طراحی کرد یا نه.

منابع حرفه‌ای نیز مدیریت عملیات را ترکیبی از طراحی، برنامه ‌ریزی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی مستمر عملیات می‌دانند.

مدیر عملیات در طول یک روز چه تصمیم‌هایی می‌گیرد؟

برای درک بهتر این نقش، سه سطح تصمیم را می‌توان از هم جدا کرد.

مدیر عملیات چه تصمیم‌هایی می‌گیرد؟

تصمیم‌های روزانه

مثال:
  • امروز چه مقدار کار داریم؟
  • چه کسی مسئول هر فعالیت است؟
  • کدام سفارش یا درخواست اولویت دارد؟
  • کدام گلوگاه باعث تاخیر شده است؟
  • آیا منابع کافی برای انجام کارها داریم؟

تصمیم‌های میان‌مدت

مثال:
  • آیا به نیروی بیشتری نیاز داریم؟
  • آیا باید یک فرایند را تغییر دهیم؟
  • ظرفیت فعلی برای رشد تقاضا کافی است؟
  • کدام فعالیت را می‌توان استاندارد یا خودکار کرد؟

تصمیم‌های بلندمدت

مثال:
  • ساختار عملیاتی سازمان چگونه باشد؟
  • چه فناوری‌هایی باید وارد فرایند شوند؟
  • چه بخشی از عملیات برون‌سپاری شود؟
  • چگونه عملیات را برای رشد آینده آماده کنیم؟

به همین دلیل مدیریت عملیات هم جنبه روزمره دارد و هم با تصمیم‌های استراتژیک سازمان ارتباط پیدا می‌کند.

مدیریت عملیات فقط برای کارخانه‌ها نیست

یکی از برداشت‌های اشتباه این است که عملیات را مساوی با تولید کالا بدانیم. در حالی که عملیات در سازمان‌های خدماتی نیز وجود دارد.

Open University توضیح می‌دهد که فرایند تبدیل فقط درباره مواد اولیه نیست و می‌تواند اطلاعات یا حتی وضعیت مشتری را نیز تغییر دهد؛ برای نمونه، بیمارستان وضعیت بیمار را تغییر می‌دهد و شرکت مشاوره اطلاعات را پردازش می‌کند.

3 مثال از مدیریت عملیات

مدیریت عملیات فقط برای کارخانه‌ها نیست هر سازمانی که منابعی را دریافت و از طریق یک فرایند به محصول یا خدمت تبدیل می‌کند، به نوعی با مدیریت عملیات سروکار دارد.

درادامه، 3 مثال از مدیریت عملیات در شرکت‌های خدماتی را بررسی می‌کنیم:

مثال:

۱. شرکت تولیدی

  • ورودی: مواد اولیه، نیروی انسانی، تجهیزات و انرژی
  • فرایند: تامین، تولید، کنترل کیفیت، انبار، ارسال
  • خروجی: محصول قابل فروش

۲. فروشگاه اینترنتی

  • ورودی: سفارش، اطلاعات مشتری، موجودی کالا و نیروی انسانی
  • فرایند: ثبت سفارش، پردازش، برداشت کالا، بسته ‌بندی، ارسال
  • خروجی: تحویل صحیح و به ‌موقع سفارش

۳. شرکت نرم‌افزاری

  • ورودی: نیاز مشتری، نیروی متخصص، اطلاعات و زیرساخت فناوری
  • فرایند: تحلیل، طراحی، توسعه، آزمون، انتشار، پشتیبانی
  • خروجی: محصول یا خدمت نرم‌افزاری قابل استفاده

در هر سه مثال، نوع عملیات متفاوت است؛ اما منطق مدیریت عملیات یکسان است. منابع وارد فرایند می‌شوند، در طول فرایند ارزش ایجاد می‌شود و در نهایت محصول یا خدمت به مشتری ارائه می‌شود.

تفاوت مدیریت عملیات با مدیریت تولید چیست؟

این دو مفهوم به هم نزدیک‌اند اما یکی نیستند.

مدیریت تولید بیشتر روی تولید کالا و کنترل فعالیت‌های مربوط به آن تمرکز دارد؛ در حالی که مدیریت عملیات دامنه گسترده‌تری دارد و تولید کالا و ارائه خدمات را شامل می‌شود.

مثال:

برنامه ‌ریزی خط تولید یک کارخانه، موضوع مدیریت تولید است.

مدیریت فرایند سفارش، ظرفیت، کیفیت، تامین و تحویل در همان سازمان می‌تواند در دامنه گسترده‌تر عملیات قرار بگیرد.

بنابراین می‌توان گفت مدیریت تولید یکی از حوزه‌های مهم عملیات است، اما عملیات به تولید محدود نمی‌شود.

تفاوت مدیریت عملیات با مدیریت زنجیره تامین چیست؟

زنجیره تامین روی جریان کالا، مواد، اطلاعات و فعالیت‌ها میان تامین‌ کنندگان، سازمان و مشتری تمرکز دارد.

مدیریت عملیات دامنه داخلی و اجرایی گسترده‌تری دارد و موضوعاتی مانند طراحی فرایند، ظرفیت، کیفیت، زمان‌بندی و بهبود عملکرد را نیز دربرمی‌گیرد.

در عمل، این دو حوزه با هم ارتباط نزدیکی دارند و مرز مسئولیت آن‌ها در سازمان‌های مختلف یکسان نیست.

مثال:

برای مثال، در یک فروشگاه اینترنتی:

  • انتخاب تامین‌ کننده و هماهنگی جریان کالا بیشتر به زنجیره تامین مربوط می‌شود؛
  • طراحی فرایند پردازش سفارش، تخصیص نیروی انبار و کاهش زمان آماده‌سازی سفارش بیشتر یک مسئله عملیاتی است.

تفاوت مدیریت عملیات با مدیریت پروژه چیست؟

پروژه برای رسیدن به یک خروجی مشخص و محدود در زمان مشخص تعریف می‌شود. اما عملیات به فعالیت‌هایی مربوط است که سازمان برای ارائه مستمر محصول یا خدمت انجام می‌دهد.

مثال:
  • راه‌اندازی یک سیستم CRM جدید = پروژه
  • استفاده روزانه از CRM برای پردازش درخواست مشتری = عملیات

البته گاهی هم اجرای یک پروژه با هدف بهبود عملیات انجام می‌شود.

تفاوت مدیریت عملیات با مدیریت اجرایی چیست؟

این دو عنوان در بعضی سازمان‌ها هم‌پوشانی دارند و نمی‌توان برای همه شرکت‌ها یک مرز ثابت تعیین کرد.

با این حال، در یک تفکیک ساده می‌توان گفت:

  • مدیریت اجرایی بیشتر بر اجرای تصمیم‌های مدیریتی و هماهنگی کلی سازمان تمرکز دارد،
  • مدیریت عملیات بیشتر روی نحوه انجام کار، فرایندها، منابع، ظرفیت، کیفیت و خروجی عملیاتی تمرکز می‌کند.

در شرکت‌های بزرگ، مدیر عملیات ممکن است مسئولیت مشخص و گسترده‌ای در اجرای عملیات داشته باشد؛ در شرکت‌های کوچک‌تر، همین وظایف ممکن است بین مدیرعامل، مدیر اجرایی و مدیران واحدها تقسیم شود.

از کجا بفهمیم یک سازمان مشکل عملیاتی دارد؟

گاهی سازمان تصور می‌کند مشکلش کمبود نیرو است، در حالی که مسئله اصلی در طراحی فرایند قرار دارد.

نشانه های وجود مشکل عملیاتی در سازمان

نشانه‌های زیر می‌توانند زنگ هشدار باشند:

۱. کارها به افراد خاص وابسته‌اند

اگر با نبود یک نفر، فرایند متوقف می‌شود، احتمال دارد دانش یا مسئولیت بیش از حد در یک نقطه متمرکز شده باشد.

۲. یک کار چند بار انجام می‌شود

دوباره ‌کاری نشانه فرایند نامناسب، اطلاعات ناقص یا کنترل کیفیت ضعیف است.

۳. مشتری باید منتظر بماند

زمان انتظار طولانی از کمبود ظرفیت، گلوگاه یا مراحل غیرضروری ناشی می‌شود.

۴. رشد فروش باعث آشفتگی می‌شود

اگر سازمان در حجم پایین خوب کار می‌کند اما با افزایش مشتری کیفیت افت می‌کند، ممکن است عملیات قابلیت مقیاس ‌پذیری نداشته باشد.

۵. کسی نمی‌داند عملکرد واقعی چقدر است

اگر مدیر نتواند به پرسش‌هایی مانند «متوسط زمان انجام این کار چقدر است؟» یا «چند درصد سفارش‌ها به‌موقع تحویل می‌شوند؟» پاسخ دهد، احتمالا اندازه ‌گیری عملیات کافی نیست.

۶. هر کارمند روش متفاوتی برای انجام یک کار دارد

این مسئله همیشه بد نیست، اما در فعالیت‌های تکرارشونده باعث نوسان کیفیت و افزایش خطا می‌شود.

۷. واحدها یکدیگر را مقصر می‌دانند

وقتی یک فرایند بین چند واحد تقسیم شده اما مالکیت آن مشخص نیست، مشکلات عملیاتی اغلب بین واحدها گم می‌شوند.

شاخص‌های مهم برای سنجش عملکرد عملیات

مدیریت عملیات بدون اندازه ‌گیری، بیشتر به حدس ‌زدن شبیه می‌شود.

لازم نیست هر سازمان ده‌ها KPI داشته باشد. بهتر است شاخص‌هایی انتخاب شوند که مستقیما به هدف و مشکل عملیاتی مرتبط باشند.

در جدول زیر برخی از شاخص‌های مناسب را می‌بینید:

شاخصچه چیزی را نشان می‌دهد؟
1. زمان چرخهانجام یک فرایند از ابتدا تا انتها چقدر طول می‌کشد؟
2. زمان انتظارچه مقدار از زمان صرف منتظر ماندن می‌شود؟
3. نرخ خطاچه درصدی از خروجی‌ها نیاز به اصلاح دارند؟
4. نرخ دوباره‌ کاریچه مقدار از کار باید مجددا انجام شود؟
5. بهره‌ وریبا منابع موجود چه میزان خروجی ایجاد می‌شود؟
6. استفاده از ظرفیتچه مقدار از ظرفیت موجود در حال استفاده است؟
7. تحویل به‌موقعچه درصدی از خروجی‌ها طبق زمان وعده ‌داده‌ شده تحویل می‌شوند؟
8. هزینه هر واحد خروجیایجاد هر محصول یا خدمت چه هزینه‌ای دارد؟
9. رضایت مشتریخروجی عملیات تا چه حد انتظارات مشتری را برآورده کرده است؟

هیچ KPI به‌تنهایی کیفیت عملیات را اثبات نمی‌کند.

مثال: برای مثال، کاهش زمان انجام سفارش اگر با افزایش خطا همراه باشد، لزوما یک بهبود واقعی نیست. مدیریت عملیات باید میان شاخص‌هایی مثل سرعت، هزینه، کیفیت و قابلیت اطمینان تعادل ایجاد کند.

یک مثال از تشخیص مشکل عملیاتی

فرض کنیم یک فروشگاه اینترنتی شکایت دارد که سفارش‌ها دیر به دست مشتری می‌رسند.

مدیر ممکن است در نگاه اول بگوید:

«باید نیروی بیشتری در انبار استخدام کنیم.»

اما تحلیل عملیات می‌تواند مسیر دیگری نشان دهد.

فرایند را بررسی می‌کنیم:

  • ثبت سفارش،
  • تایید پرداخت،
  • تخصیص کالا،
  • برداشت از انبار،
  • بسته ‌بندی،
  • تحویل به شرکت حمل.

فرض کنید مشخص شود بیشتر تاخیرها نه در بسته ‌بندی، بلکه در مرحله تخصیص کالا اتفاق می‌افتند؛ چون موجودی سیستم با موجودی واقعی انبار هماهنگ نیست.

در این حالت، استخدام نیروی بیشتر مشکل اصلی را حل نمی‌کند.

مسئله ممکن است به دقت داده‌های موجودی و طراحی فرایند تخصیص کالا مربوط باشد.

این مثال نشان می‌دهد چرا مدیریت عملیات فقط به معنای «مدیریت کارکنان» نیست؛ موضوع اصلی، عملکرد کل سیستم است.

چرا مدیریت عملیات برای سازمان مهم است؟

عملیات همان جایی است که بسیاری از تصمیم‌های سازمان به تجربه واقعی مشتری تبدیل می‌شوند.

چرا مدیریت عملیات برای سازمان مهم است

ممکن است واحد بازاریابی مشتری زیادی جذب کند، اما اگر عملیات نتواند تقاضای جدید را پاسخ دهد، رشد فروش فقط به افزایش نارضایتی منجر می‌شود.

از طرف دیگر، کاهش هزینه اگر با افت کیفیت همراه شود، لزوما موفقیت عملیاتی محسوب نمی‌شود.

مدیریت عملیات تلاش می‌کند میان چند هدف مهم تعادل برقرار کند:

  • کیفیت،
  • سرعت،
  • هزینه،
  • قابلیت اطمینان،
  • انعطاف‌پذیری،
  • ظرفیت.

به همین دلیل تصمیم‌های عملیاتی با بخش‌هایی مانند مالی، منابع انسانی، بازاریابی و زنجیره تامین ارتباط دارند.

آیا کسب ‌و کارهای کوچک هم به مدیریت عملیات نیاز دارند؟

بله، اما نه لزوما به این معنا که باید از همان ابتدا یک «مدیر عملیات» استخدام کنند.

در کسب ‌و کار کوچک ممکن است وظایف عملیاتی را مدیرعامل یا یکی از مدیران مجموعه انجام دهد.

مسئله اصلی این است که مالکیت و طراحی فرایندها مشخص باشد.

مثال:

برای مثال، یک شرکت ۱۰ نفره نیز باید بداند:

  • درخواست مشتری چگونه ثبت می‌شود؟
  • چه کسی مسئول پیگیری است؟
  • سفارش چگونه تحویل می‌شود؟
  • خطاها چگونه ثبت می‌شوند؟
  • عملکرد فرایند چگونه سنجیده می‌شود؟
  • با افزایش مشتری چه چیزی باید تغییر کند؟

هرچه سازمان بزرگ‌تر و پیچیده‌تر شود، اهمیت مدیریت رسمی عملیات نیز بیشتر می‌شود.

چه زمانی سازمان به بازطراحی عملیات نیاز دارد؟

بازطراحی عملیات زمانی مطرح می‌شود که تغییرات جزئی دیگر مشکل را حل نمی‌کنند.

برخی نشانه‌ها عبارت‌اند از:

  • فرایند فعلی با رشد سازمان سازگار نیست،
  • تعداد مراحل انجام کار بیش از حد شده است،
  • خطا و دوباره‌ کاری افزایش پیدا کرده است،
  • زمان انجام کار قابل پیش‌بینی نیست،
  • هزینه عملیات بدون افزایش متناسب خروجی بالا رفته است،
  • مشتریان از تاخیر یا ناهماهنگی شکایت دارند،
  • مسئولیت میان واحدها مبهم است،
  • سیستم‌های جدید با فرایندهای قدیمی هماهنگ نیستند.
نکته: در چنین شرایطی، قبل از اضافه ‌کردن نیروی انسانی یا خرید ابزار جدید، بهتر است خود فرایند بررسی شود.

گاهی مشکل از «کمبود منابع» نیست؛ از نحوه استفاده از منابع موجود است.

مدیریت عملیات چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟

یک مدیر عملیات موفق فقط به مهارت مدیریتی عمومی نیاز ندارد. بسته به صنعت و سطح شغلی، مهارت‌های زیر اهمیت دارند:

مهارت های لازم برای مدیریت عملیات در سازمان

  • تحلیل فرایند،
  • حل مسئله،
  • تصمیم‌گیری مبتنی بر داده،
  • مدیریت ظرفیت،
  • برنامه ‌ریزی و زمان‌بندی،
  • کنترل کیفیت،
  • تحلیل KPI،
  • مدیریت منابع،
  • ارتباط میان واحدهای مختلف،
  • مدیریت تغییر،
  • شناخت فناوری‌های مرتبط با عملیات،
  • توانایی شناسایی گلوگاه‌ها و اتلاف‌ها.

در کنار این مهارت‌ها، یک مدیر عملیات باید بتواند میان جزئیات روزمره و تصویر کلان سازمان ارتباط برقرار کند.

آیا مدیریت عملیات همان بهبود فرایند است؟

خیر. بهبود فرایند بخشی از مدیریت عملیات است، نه تمام آن!

مدیریت عملیات دامنه گسترده‌تری دارد و شامل طراحی عملیات، ظرفیت، کیفیت، برنامه ‌ریزی، منابع، تامین، کنترل عملکرد و توسعه عملیات است.

بهبود فرایند یکی از ابزارهای مهمی است که برای بهترکردن این سیستم استفاده می‌شود.

برای مدیریت عملیات در کسب و کارمان از چه کسی مشاوره بگیریم؟

اگر سازمان شما با مشکلاتی مثل تاخیر، دوباره‌ کاری، ناهماهنگی بین واحدها یا کاهش بهره ‌وری روبه‌روست، ممکن است ریشه مشکل در فرایندهای عملیاتی باشد.

برای شناسایی دقیق مسئله و پیدا کردن راهکار متناسب با شرایط سازمان، می‌توانید از مهندس پاکراه مشاوره تخصصی بگیرید و وضعیت عملیات و فرایندهای سازمان خود را بررسی کنید

سوالات متداول

مدیریت عملیات به طراحی، برنامه ‌ریزی، اجرا، کنترل و بهبود فرایندهایی گفته می‌شود که منابع سازمان را به محصول یا خدمت تبدیل می‌کنند. این مفهوم در سازمان‌های تولیدی و خدماتی کاربرد دارد.

وظیفه اصلی مدیر عملیات این است که اطمینان پیدا کند فرایندهای سازمان می‌توانند منابع را به خروجی مورد انتظار با کیفیت، زمان، هزینه و ظرفیت مناسب تبدیل کنند.

خیر. بانک‌ها، بیمارستان‌ها، شرکت‌های فناوری، فروشگاه‌های اینترنتی، شرکت‌های مشاوره و مراکز آموزشی نیز عملیات دارند؛ چون همه آن‌ها منابع را از طریق فرایندهایی به محصول یا خدمت تبدیل می‌کنند.

مدیریت تولید بیشتر بر تولید کالا تمرکز دارد، اما مدیریت عملیات علاوه بر تولید، فرایند ارائه خدمات و سایر فعالیت‌های عملیاتی سازمان را نیز دربرمی‌گیرد.

بسته به نوع سازمان، شاخص‌هایی مانند زمان چرخه، زمان انتظار، نرخ خطا، دوباره‌ کاری، بهره‌وری، استفاده از ظرفیت، تحویل به‌موقع، هزینه هر واحد خروجی و رضایت مشتری می‌توانند کاربرد داشته باشند.

هر سازمانی به مدیریت عملیات نیاز دارد، اما هر سازمانی لزوما به یک سمت شغلی مستقل با عنوان «مدیر عملیات» نیاز ندارد. در کسب ‌و کارهای کوچک ممکن است این مسئولیت بین مدیرعامل و مدیران واحدها تقسیم شود.

با شناسایی اتلاف، دوباره‌ کاری، ظرفیت بلااستفاده، گلوگاه‌ها و مراحل غیرضروری فرایند. کاهش هزینه زمانی ارزشمند است که کیفیت و سطح خدمت را به شکل نامطلوب کاهش ندهد.

مدیرعامل مسئول هدایت کلی سازمان و تصمیم‌های سطح بالای آن است؛ مدیر عملیات بیشتر بر نحوه اجرای فرایندها، استفاده از منابع و ایجاد خروجی عملیاتی تمرکز دارد. البته مرز این دو نقش به ساختار سازمان بستگی دارد.