ساعت ۵ یا ۶ صبح است. هنوز شهر کاملاً بیدار نشده، اما کسی که باید ساعت ۸ در محل کارش حاضر باشد، روزش را شروع کرده است.
فرقی نمیکند زن باشد یا مرد؛ باید آماده شود، لباس مناسب بپوشد، مسیر را بررسی کند و تصمیم بگیرد با خودروی شخصی، تاکسی اینترنتی، مترو یا اتوبوس به محل کار برود. اگر محل زندگی او کرج و محل کارش تهران باشد، ممکن است پیش از روشنشدن هوا از خانه بیرون بزند.
کار این فرد ظاهراً ساعت ۸ آغاز میشود؛ اما واقعیت این است که بخشی از زندگی او از چند ساعت قبل در اختیار شغل قرار گرفته است. زمانی که بابت آمادهشدن، رفتن، برگشتن و بازیابی انرژی از دست میرود، در فیش حقوقی نوشته نمیشود؛ بااینحال یکی از واقعیترین هزینههای کارکردن در شهرهای بزرگ است.
حالا یک سؤال ساده مطرح میشود:
اگر ماهیت یک شغل اجازه میدهد تمام یا بخشی از آن خارج از دفتر انجام شود، چرا باید هر روز انسان، خودرو، سوخت و فضای اداری را جابهجا کنیم تا کاری انجام شود که خروجی آن دیجیتال است؟
این مقاله از آکادمی کسب و کار پاکراه قرار نیست دورکاری را نسخهای مناسب برای همه مشاغل معرفی کند. تعمیرکار، پرستار، راننده، نیروی خط تولید، فروشنده حضوری و بسیاری از موقعیتهای دیگر به حضور فیزیکی نیاز دارند. بحث ما درباره کارهایی است که نتیجه آنها را میتوان بدون حضور روزانه در دفتر، با کیفیت قابلاندازهگیری تحویل داد.
قبل از شروع کار، چه هزینهای پرداخت میکنیم؟
فردی را تصور کنید که باید ساعت ۸ صبح پشت میز کارش باشد. اگر رفتوآمد او در هر مسیر یک ساعت طول بکشد، احتمالاً باید حدود ساعت ۶ بیدار شود. بعد از پایان کار هم یک ساعت دیگر برای برگشتن نیاز دارد؛ البته به شرطی که باران، تصادف، خرابی وسیله نقلیه یا ترافیک غیرعادی برنامه را تغییر ندهد.
رفتن به محل کار فقط هزینه بنزین یا بلیت نیست. مجموعهای از هزینههای آشکار و پنهان کنار هم قرار میگیرند:
- هزینه خودروی شخصی، بنزین، استهلاک، تعمیر و پارکینگ؛
- کرایه تاکسی یا هزینه وسایل حملونقل عمومی؛
- لباس مناسب محیط کار، شستوشو، اتوکشی و آراستگی روزانه؛
- خرید غذا، نوشیدنی و هزینههای کوچک اما پرتکرار بیرون از خانه؛
- قرارگرفتن در ازدحام، آلودگی، سروصدا و فشار روانی مسیر؛
- زمانی که نه کار است، نه استراحت و نه زندگی شخصی.
ممکن است هرکدام از این هزینهها بهتنهایی کوچک به نظر برسند، اما وقتی در تعداد روزهای کاری و تعداد کارکنان یک شهر ضرب شوند، دیگر با یک هزینه شخصی روبهرو نیستیم؛ با یک مسئله اقتصادی و شهری مواجهیم.
مهمترین منبعی که در مسیر از دست میرود، زمان است
فرض کنیم یک فرد در ماه ۲۲ روز کاری دارد. جدول زیر فقط یک محاسبه نمونه است و ادعا نمیکند همه کارکنان تهران دقیقاً چنین رفتوآمدی دارند؛ هدف آن نشاندادن ابعاد زمانی مسئله است.
| رفتوآمد روزانه | زمان ازدسترفته در ماه | زمان ازدسترفته در سال | معادل روز کاری ۸ ساعته |
| یک ساعت | ۲۲ ساعت | ۲۶۴ ساعت | ۳۳ روز کاری |
| دو ساعت | ۴۴ ساعت | ۵۲۸ ساعت | ۶۶ روز کاری |
| سه ساعت | ۶۶ ساعت | ۷۹۲ ساعت | ۹۹ روز کاری |
| پنج ساعت | ۱۱۰ ساعت | ۱۳۲۰ ساعت | ۱۶۵ روز کاری |
حتی در خوشبینانهترین حالت این جدول، فرد در طول سال معادل ۳۳ روز کاری را صرف رفتوآمد میکند. در مسیرهای طولانیتر، عدد بهاندازهای بزرگ میشود که دیگر نمیتوان آن را جزئی از زندگی عادی دانست.
نزدیکی محل کار میتواند به یکی از معیارهای اصلی انتخاب شغل تبدیل شود. در این شرایط ممکن است فرد از موقعیت مناسبتر، حقوق بهتر یا مسیر حرفهای مطلوبتر صرفنظر کند، فقط چون توان رفتوآمد روزانه را ندارد.
دورکاری این محدودیت جغرافیایی را کمتر میکند و به شرکت نیز اجازه میدهد استعداد را فقط در شعاع چند کیلومتری دفتر جستوجو نکند.
دورکاری چه چیزی را به زندگی نیروی انسانی برمیگرداند؟
دورکاری قرار نیست زمان آزادشده رفتوآمد را به ساعت کاری اضافه تبدیل کند. این زمان متعلق به زندگی فرد است و میتواند کیفیت حضور او در کار را هم بهتر کند.
نیروی دورکار ممکن است از زمان بازیابیشده برای این کارها استفاده کند:
- خواب کافیتر و شروع روز بدون عجله؛
- ورزش و مراقبت از سلامت جسمی؛
- یادگیری یک مهارت تازه یا توسعه تخصص حرفهای؛
- وقتگذراندن با خانواده؛
- انجام مسئولیتهای شخصی بدون مرخصیگرفتن برای هر کار کوچک؛
- استراحت و بازیابی انرژی؛
- انجام پروژه جانبی، در صورتی که با قرارداد و تعارض منافع شغلی او مغایرت نداشته باشد.
البته خانه همیشه محیطی آرام و مناسب نیست. بعضی افراد فضای مستقل، اینترنت پایدار یا شرایط خانوادگی مناسب ندارند و از ارتباط حضوری انرژی میگیرند. به همین دلیل دورکاری باید یک طراحی منعطف باشد، نه حکمی یکسان برای همه افراد.
آیا دورکاری واقعاً ترافیک و مصرف منابع را کاهش میدهد؟
وقتی یک کارمند با خودروی تکسرنشین به محل کار میرود، حذف آن سفر مستقیماً مصرف سوخت و حضور یک خودرو در شبکه معابر را کم میکند.
اگر تعداد قابلتوجهی از مشاغل مناسب، حتی چند روز در هفته دورکار شوند، تقاضای سفر در ساعات اوج نیز کاهش پیدا میکند.
آژانس بینالمللی انرژی برآورد کرده است اگر همه افرادی که امکان دورکاری دارند فقط یک روز در هفته از خانه کار کنند، مصرف نفت در حملونقل جادهای مسافری جهان حدود یک درصد کاهش پیدا میکند.
این نهاد همچنین تأکید میکند اثر محیطزیستی دورکاری به مسافت، وسیله رفتوآمد و انرژی مصرفشده در خانه بستگی دارد. برای کسی که مسیر طولانی را با خودرو طی میکند، احتمال صرفهجویی بیشتر است؛ اما برای مسیر کوتاه یا استفاده از حملونقل عمومی، مصرف بیشتر انرژی در خانه میتواند بخشی از مزیت را خنثی کند.
وقتی فرد در خانه میماند، ممکن است برق رایانه، روشنایی، سرمایش یا گرمایش خانه بیشتر شود. از سوی دیگر، دفتر کاری که همچنان با همان مساحت، روشنایی و سیستم تهویه فعالیت میکند نیز الزاماً مصرف کمتری نخواهد داشت.
صرفهجویی واقعی زمانی شکل میگیرد که کسبوکار همزمان با دورکاری، الگوی مصرف خود را تغییر دهد:
- فضای کوچکتر انتخاب کند،
- میزهای اشتراکی بسازد،
- روزهای حضور تیمها را هماهنگ کند و بخشهای خالی دفتر را بیدلیل روشن یا خنک نگه ندارد.
بنابراین جمله دقیق این نیست که «هر ساعت دورکاری حتماً آب و برق کمتری مصرف میکند». جمله دقیقتر این است:
دورکاری برای صاحب کسبوکار چه مزیتی دارد؟
هزینه داشتن نیروی حضوری فقط حقوق او نیست. مدیر برای حضور روزانه افراد باید مجموعهای از زیرساختها و هزینههای جاری را تأمین کند:
- اجاره یا خرید فضای اداری بزرگتر؛
- میز، صندلی، کمد، رایانه و تجهیزات جانبی؛
- برق، آب، گاز، اینترنت و نگهداری تأسیسات؛
- سرمایش، گرمایش، روشنایی و نظافت؛
- کاغذ، پرینتر، لوازمالتحریر و مواد مصرفی؛
- آب آشامیدنی، چای، قهوه، میانوعده یا وعده غذایی؛
- پارکینگ، سرویس رفتوآمد یا کمکهزینه مسیر؛
- تعمیر تجهیزات و استهلاک فضای اداری؛
- برنامههای مناسبتی، تولد، دورهمی و فعالیتهای انگیزشی حضوری.
دورکاری همه این هزینهها را صفر نمیکند. شرکت همچنان باید برای لپتاپ، اینترنت، امنیت، نرمافزار، آموزش و گردهماییهای دورهای هزینه کند. اگر دفتر بدون تغییر باقی بماند و فقط هزینه تازهای برای ابزارهای دورکاری اضافه شود، حتی ممکن است هزینه کل در کوتاهمدت افزایش پیدا کند.
مزیت اقتصادی زمانی محقق میشود که شرکت مدل عملیاتی خود را بازطراحی کند، نه اینکه فقط به کارکنان بگوید از فردا در خانه بمانند.
دورکاری چگونه به نگهداشت نیروی انسانی کمک میکند؟
برای بسیاری از کارکنان، انعطاف مکانی بخشی از کیفیت شغل است. فردی که هر روز مسیر طولانی طی میکند، ممکن است نه به دلیل نارضایتی از کار، بلکه به دلیل فرسودگی رفتوآمد از شرکت جدا شود.
این نتیجه را نباید به همه شرکتها تعمیم قطعی داد، اما پیام مدیریتی آن روشن است:
- انعطاف مکانی میتواند بخشی از پیشنهاد ارزشی کارفرما باشد.
دورکاری همچنین دامنه استخدام را بزرگتر میکند. یک شرکت تهرانی میتواند نیروی توانمند ساکن شهر دیگری را جذب کند؛ فردی که به دلیل معلولیت، مسئولیت خانوادگی یا محدودیت رفتوآمد امکان حضور روزانه ندارد نیز فرصت مشارکت پیدا میکند.
اما یک هشدار اخلاقی ضروری است:
- چون کارمند در رفتوآمد صرفهجویی کرده، کارفرما مالک ساعت آزاد او نمیشود.
- کاهش دستمزد یا طولانیکردن ساعت کاری فقط به دلیل دورکاربودن، اعتماد و مزیت نگهداشت را از بین میبرد.
- دستمزد باید براساس ارزش نقش، مهارت، بازار و نتیجه تعیین شود؛ نه تعداد دفعات ورود فرد به دفتر.
چه مشاغلی قابلیت دورکاری دارند؟
معیار اصلی این است که آیا خروجی شغل را میتوان دیجیتال تحویل داد، کیفیت آن را سنجید و ارتباطاتش را بدون حضور دائمی مدیریت کرد یا نه.
مشاغلی که معمولاً ظرفیت دورکاری کامل یا ترکیبی دارند عبارتاند از:
- برنامهنویسی، توسعه نرمافزار و تست؛
- طراحی گرافیک، رابط کاربری و تدوین؛
- تولید محتوا، نویسندگی، ترجمه و ویراستاری؛
- سئو، تبلیغات دیجیتال و مدیریت شبکههای اجتماعی؛
- تحلیل داده، گزارشسازی و پژوهش؛
- حسابداری و امور مالیای که اسناد و کنترلهای امن دیجیتال دارند؛
- فروش تلفنی، پیگیری مشتری و برخی نقشهای CRM؛
- پشتیبانی آنلاین، مرکز تماس و میز خدمت؛
- جذب و استخدام، آموزش و بخشی از عملیات منابع انسانی؛
- مدیریت محصول، پروژه و فرایند؛
- مشاوره، کوچینگ و آموزش آنلاین؛
- ورود اطلاعات و امور اداری دیجیتال.
در مقابل، کارهایی مانند تولید فیزیکی، انبارداری، خدمات در محل، درمان حضوری، آزمایشگاه، ساختوساز، نگهبانی، رستورانداری و فروش حضوری به حضور وابستهاند.
حتی در این کسبوکارها نیز ممکن است واحدهایی مثل حسابداری، بازاریابی یا پشتیبانی قابلیت دورکاری داشته باشند.
زیرساخت لازم برای دورکاری حرفهای چیست؟
دورکاری بدون زیرساخت، بهجای کاهش هزینه میتواند بینظمی و فرسودگی ایجاد کند. برای ساختن یک تیم دورکار پایدار، حداقل این لایهها لازماند:
۱. سیاست و قرارداد روشن
- روزها و ساعتهای در دسترسبودن،
- نحوه ثبت حضور،
- معیار خروجی،
- حفاظت از اطلاعات،
- تجهیزات،
- هزینه اینترنت،
- اضافهکاری،
- مرخصی و شرایط بازگشت به دفتر باید شفاف باشند.
۲. مدیریت کار براساس خروجی
- هر تسک باید مسئول، ددلاین، تعریف پایان و اولویت مشخص داشته باشد.
- اگر مدیر فقط با دیدن فرد پشت میز مطمئن میشود که او کار میکند، هنوز سیستم مدیریت عملکرد ساخته نشده است.
۳. ارتباط همزمان و غیرهمزمان
- جلسه و تماس برای همه موضوعها مناسب نیست.
- بخشی از ارتباط باید مستند و غیرهمزمان باشد تا افراد بتوانند بدون وقفه دائمی کار کنند.
- تصمیم جلسه نیز باید در فضای مشترک ثبت شود.
۴. ابزارهای ارتباطی و عملیاتی
- پیامرسان سازمانی،
- ایمیل،
- تقویم مشترک،
- ویدئوکنفرانس،
- نرمافزار مدیریت پروژه،
- فضای ابری اسناد،
- CRM،
- سامانه تیکتینگ و تلفن اینترنتی یا VoIP باید متناسب با نقشها انتخاب شوند.
۵. امنیت اطلاعات
- احراز هویت چندمرحلهای،
- سطح دسترسی محدود،
- VPN یا معماری دسترسی امن،
- رمزگذاری دستگاه،
- بهروزرسانی،
- پشتیبانگیری و فرایند خروج نیروی انسانی ضروریاند.
۶. تجهیزات
- لپتاپ مناسب،
- هدست،
- صندلی و میز قابلقبول،
- نور،
- مانیتور و آموزش وضعیت بدنی بخشی از ایمنی کارند.
۷. فرهنگ و ارتباط انسانی
- آنبوردینگ،
- بازخورد،
- گفتوگوی یکبهیک،
- دیدهشدن دستاوردها و دسترسی برابر به فرصت رشد باید طراحی شوند.
چالشهای دورکاری را نادیده نگیریم
مزایای دورکاری زمانی پایدار میمانند که معایب آن را هم جدی بگیریم:
- مرز خانه و کار میتواند از بین برود؛
- بعضی افراد احساس تنهایی و انزوا میکنند؛
- انتقال تجربه ضمنی و آموزش نیروهای تازه دشوارتر میشود؛
- پیامهای زیاد و جلسههای آنلاین جای تمرکز را میگیرند؛
- مدیر ممکن است به نظارت افراطی و کنترل دقیقهبهدقیقه پناه ببرد؛
- کارکنان حضوری ممکن است بیشتر دیده شوند و فرصت رشد نابرابر شود؛
- امنیت اطلاعات در شبکه و دستگاههای پراکنده پیچیدهتر است؛
- خانه برای همه محیط کار مناسبی نیست.
راهحل این مشکلات بازگرداندن اجباری همه افراد به دفتر نیست؛ همانطور که راهحل هزینه دفتر هم فرستادن ناگهانی همه به خانه نیست. هر کسبوکار باید مدلی متناسب با نوع کار، بلوغ مدیران و شرایط کارکنان طراحی کند.
مدل ترکیبی؛ نقطه شروع منطقی برای بسیاری از شرکتها
برای بسیاری از کسبوکارها، مدل هیبرید یا ترکیبی از دورکاری کامل واقعبینانهتر است. کارهای نیازمند تمرکز در خانه انجام میشوند و فعالیتهایی مثل آموزش، برنامهریزی، حل مسئله پیچیده، بازخورد و ارتباط انسانی در روزهای حضوری قرار میگیرند.
چند اصل میتواند مدل ترکیبی را حرفهایتر کند:
- روز حضور فقط برای نشستن پشت همان لپتاپ خانه نباشد؛
- هدف گردهمایی از قبل مشخص باشد؛
- تیمها روزهای هماهنگ داشته باشند؛
- کارکنان دورکار و حضوری به اطلاعات و فرصت برابر دسترسی داشته باشند؛
- شرکت برای آموزش، توسعه و ارتباط انسانی گردهماییهای دورهای برگزار کند؛
- نتیجه مدل پس از یک دوره آزمایشی با داده ارزیابی شود.
چالش ویژه ایران برای دورکاری: برق، اینترنت و تداوم ارتباط
دورکاری به زیرساخت عمومی وابسته است. وقتی نیروها در مناطق مختلف شهر یا کشور پراکندهاند، اختلال برق یا اینترنت ممکن است در زمانهای متفاوت افراد مختلف را از دسترس خارج کند.
حتی اگر برق خانه برقرار باشد، اختلال دکل اپراتور، شرکت اینترنتی، مرکز داده یا زیرساخت تلفن اینترنتی میتواند ارتباط را متوقف کند.
شرکت باید پیش از بحران، پاسخ این سؤالها را مشخص کند:
- اینترنت پشتیبان فرد و شرکت چیست؟
- کدام نقشها به مودم سیمکارتی یا اپراتور دوم نیاز دارند؟
- برای روتر، لپتاپ، تلفن اینترنتی و تجهیزات شبکه چه UPS یا باتری پشتیبانی لازم است؟
- اگر ارتباط لحظهای قطع شد، کار آفلاین یا مسیر جایگزین چیست؟
- اطلاعات کجا ذخیره و چگونه همگام میشوند؟
- قطعی زیرساخت چگونه ثبت میشود تا با کمکاری اشتباه گرفته نشود؟
- در کدام شرایط فرد باید به فضای کار اشتراکی یا دفتر پشتیبان مراجعه کند؟
در سطح کلان نیز توسعه اینترنت پایدار، برق قابلاتکا، مراکز داده، خدمات دولت الکترونیک و چارچوبهای روشن اشتغال دورکار میتواند هزینه اجرای این مدل را برای هزاران کسبوکار کاهش دهد.
نقشه اجرای آزمایشی دورکاری در یک کسبوکار
اگر هنوز درباره مناسببودن دورکاری مطمئن نیستید، تصمیم را به یک بحث اعتقادی تبدیل نکنید. یک آزمایش کنترلشده اجرا کنید:
- نقشهایی را که خروجی دیجیتال و قابلاندازهگیری دارند انتخاب کنید.
- شاخص پایه عملکرد، کیفیت، زمان پاسخ و رضایت را ثبت کنید.
- دورکاری را برای یک یا دو روز در هفته و به مدت ۶ تا ۸ هفته اجرا کنید.
- ابزار، امنیت، ساعات پاسخگویی و قواعد جلسه را پیش از شروع مشخص کنید.
- هزینه کارمند و کارفرما، خروجی، خطا، غیبت و رضایت را بسنجید.
- تجربه مدیران، کارکنان و مشتریان را جداگانه دریافت کنید.
- براساس داده تصمیم بگیرید: ادامه، اصلاح، گسترش یا توقف.
دورکاری موفق از اعتماد بدون اندازهگیری ساخته نمیشود؛ از اعتماد همراه با فرایند و خروجی شفاف ساخته میشود.
دورکاری باید انتخابی برای بهتر کارکردن باشد، نه فقط ارزانتر کارکردن
اگر تنها هدف مدیر حذف دفتر و انتقال هزینهها به خانه کارکنان باشد، دورکاری خیلی زود به تجربهای فرساینده تبدیل میشود.
اما اگر هدف، حذف رفتوآمد غیرضروری، دسترسی به نیروی بهتر، تمرکز بیشتر و ساختن سازمانی منعطف باشد، دورکاری میتواند مزیتی جدی برای هر دو طرف باشد.
دولت و شهر نیز از این تغییر سود میبرند:
- خودروهای کمتر در ساعت اوج،
- مصرف سوخت کمتر،
- فشار پایینتر بر معابر و امکان توزیع فرصت شغلی خارج از مرکز شهر.
بااینحال این دستاورد به یک شرط وابسته است:
- دورکاری باید جایگزین بخشی از سفر و فضای اداری شود، نه اینکه فقط یک لایه تازه روی همان هزینههای قبلی اضافه کند.
پیش از اجاره دفتر بزرگتر یا الزام همه نیروها به حضور روزانه، یکبار فرایندها را بررسی کنید. شاید بخشی از هزینهای که امروز طبیعی میدانید، فقط نتیجه عادتی باشد که دیگر ضرورتی ندارد.
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه بهصورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنماییتان کنند.
مشاوره آنلاین