مدیریت مشارکتی چیست؟

مدیریت مشارکتی روشی برای اداره سازمان است که در آن کارکنان در موضوعاتی که به کارشان مربوط می‌شود، در ارائه نظر، حل مسئله و گاهی تصمیم ‌گیری نقش دارند.

در این رویکرد، مدیر همچنان مسئول هدایت سازمان است، اما بخشی از فرایند تصمیم‌سازی و اختیار را به شکل هدفمند با اعضای تیم به اشتراک می‌گذارد.

بنابراین مدیریت مشارکتی یعنی استفاده از دانش و تجربه کارکنان برای تصمیم‌های بهتر!

در این مطلب از آکادمی پاکراه، قصد داریم این مطلب را مفصل شرح داده و نحوه اجراز درست آن را با شما در میان بگذاریم.

مدیریت مشارکتی چگونه کار می‌کند؟

در مدیریت سنتی، مسیر تصمیم ‌گیری از مدیر به سمت کارکنان حرکت می‌کند یعنی:

مدیر تصمیم می‌گیرد،تصمیم ابلاغ می‌شود،کارکنان اجرا می‌کنند.

اما در مدیریت مشارکتی، مسیر متفاوت است به این صورت که:

• مسئله مطرح می‌شود،
• اطلاعات و دیدگاه‌ها جمع می‌شود،
• گزینه‌ها بررسی می‌شوند،
• تصمیم گرفته می‌شود،
• مسئولیت اجرا مشخص می‌شود،
• نتیجه ارزیابی می‌شود.

آیا در مدیریت مشارکتی مدیر اختیار خود را از دست می‌دهد؟

خیر.

یکی از برداشت‌های اشتباه این است که مدیریت مشارکتی یعنی مدیر باید همه تصمیم‌ها را به رأی کارکنان بگذارد. چنین رویکردی در بسیاری از سازمان‌ها تصمیم ‌گیری را دشوار می‌کند.

مدیریت مشارکتی بیشتر درباره تعیین دامنه مشارکت است.

پس سوال اصلی این است که در کدام تصمیم، چه کسانی، تا چه اندازه و با چه اختیاری باید مشارکت کنند؟

سطوح مدیریت مشارکتی چیست؟

مشارکت را می‌توان یک طیف در نظر گرفت. ادبیات مدیریت نیز شکل‌های مختلفی از مشارکت، از مشورت تا اشتراک قدرت و تفویض اختیار، را از یکدیگر متمایز می‌کند.

۱. نظرخواهی

مدیر تصمیم را خودش می‌گیرد، اما پیش از تصمیم ‌گیری نظر کارکنان را دریافت می‌کند.

۲. مشورت

کارکنان فقط نظر نمی‌دهند؛ بلکه گزینه‌ها و راه‌ حل‌های خود را نیز ارائه می‌کنند و مدیر بر اساس اطلاعات موجود تصمیم می‌گیرد.

۳. تصمیم ‌گیری مشترک

مدیر و اعضای تیم درباره مسئله، گزینه‌ها و راه‌ حل به توافق می‌رسند و تصمیم حاصل، نتیجه مشارکت واقعی طرفین است.

۴. تفویض اختیار

در برخی تصمیم‌ها، اختیار تصمیم ‌گیری به فرد یا تیم واگذار می‌شود و مدیر بیشتر نقش تعیین هدف، فراهم‌ کردن منابع و نظارت بر نتیجه را دارد.

این چهار سطح کمک می‌کنند مدیر بدون افتادن در دام همه‌ چیز یا هیچ ‌چیز، میزان مشارکت را متناسب با نوع تصمیم انتخاب کند.

مزایای مدیریت مشارکتی چیست؟

مدیریت مشارکتی می‌تواند چند پیامد مثبت داشته باشد، اما بهتر است درباره آن اغراق نکنیم.

پژوهش‌های مختلف ارتباط مشارکت با رضایت شغلی، انگیزش و برخی نتایج عملکردی را بررسی کرده‌اند، اما اندازه این اثر در همه شرایط یکسان نیست.

مهم‌ترین مزایا عبارت‌اند از:

1. استفاده از دانش میدانی کارکنان

کارکنانی که مستقیما با مشتری، فرایند یا محصول سروکار دارند، اطلاعاتی دارند که ممکن است در گزارش‌های مدیریتی دیده نشود.

وارد کردن این اطلاعات به فرایند تصمیم ‌گیری کیفیت تحلیل مسئله را افزایش می‌دهد.

2. افزایش حس مالکیت نسبت به تصمیم

وقتی فرد در شکل‌ گیری یک تصمیم نقش داشته باشد، احتمال اینکه آن را صرفا «دستور مدیر» تلقی کند کمتر می‌شود.

3. افزایش فرصت برای ایده‌های جدید

مشارکت افراد با تجربه‌ها و دیدگاه‌های متفاوت گزینه‌های بیشتری برای حل یک مسئله به وجود می‌آورد.

4. بهبود ارتباط میان مدیر و کارکنان

اگر نظرخواهی واقعی و منظم باشد، مدیر تصویر دقیق‌تری از مشکلات و دغدغه‌های تیم پیدا می‌کند.

5. افزایش رضایت و انگیزش در برخی شرایط

شواهد پژوهشی ارتباط مشارکت در تصمیم ‌گیری با رضایت شغلی، درگیری شغلی و برخی پیامدهای روان ‌شناختی کارکنان را نشان داده‌اند.

معایب و چالش‌های مدیریت مشارکتی چیست؟

مدیریت مشارکتی همیشه بهترین انتخاب نیست و اجرای نادرست آن ممکن است نتیجه معکوس داشته باشد.

برخی از چالش‌های مدیریت مشارکتی عبارتند از:

1. تصمیم ‌گیری ممکن است کندتر شود

وقتی افراد بیشتری در تصمیم حضور دارند، جمع‌آوری اطلاعات و رسیدن به توافق زمان بیشتری می‌برد.

2. احتمال تعارض افزایش پیدا می‌کند

مشارکت یعنی شنیدن دیدگاه‌های متفاوت. بنابراین اختلاف نظر بخشی طبیعی از این فرایند است و مدیر باید توانایی مدیریت آن را داشته باشد.

3. مشارکت نمایشی

یکی از خطرناک‌ترین حالت‌ها زمانی است که مدیر از کارکنان نظر می‌خواهد، اما تصمیم از قبل گرفته شده است.

اگر این اتفاق تکرار شود، کارکنان به مرور تصور می‌کنند مشارکت آنها صرفا تشریفاتی است.

4. مشارکت افراد نامرتبط

هر تصمیمی به مشارکت همه کارکنان نیاز ندارد. وارد کردن افراد نامرتبط جلسه را طولانی و تصمیم ‌گیری را پیچیده می‌کند.

5. مسئولیت مبهم

اگر مشخص نباشد تصمیم نهایی با چه کسی است، ممکن است بعد از پایان جلسه همه تصور کنند شخص دیگری مسئول اجراست.

چه تصمیم‌هایی برای مدیریت مشارکتی مناسب هستند؟

یکی از کاربردی‌ترین راه‌ برای اجرای این سبک مدیریت، تفکیک تصمیم‌هاست. در جدول زیر یک راهنمای کلی از تصمیم‌هایی که برای مدیریت مشارکتی مناسب هستند آورده‌ایم:

این جدول یک قانون مطلق نیست؛ نوع سازمان، میزان تخصص افراد، ریسک تصمیم و زمان در دسترس باید در تعیین سطح مشارکت در نظر گرفته شود.

چگونه مدیریت مشارکتی را در سازمان اجرا کنیم؟

اجرای مدیریت مشارکتی بهتر است با یک تغییر کوچک و قابل‌ اندازه‌ گیری شروع شود، نه با تغییر ناگهانی کل ساختار سازمان.

پیشنهاد ما این است که طبق مراحل زیر پیش بروید:

۱. یک مسئله مناسب انتخاب کنید

برای شروع، مسئله‌ای را انتخاب کنید که کارکنان درباره آن دانش مستقیم دارند.

۲. محدوده اختیار را مشخص کنید

پیش از گرفتن نظر کارکنان، مشخص کنید:

• چه چیزی قابل تغییر است؟
• چه محدودیت‌هایی وجود دارد؟
• تصمیم نهایی با چه کسی است؟
• چه منابعی در اختیار تیم قرار دارد؟

۳. اطلاعات لازم را به اشتراک بگذارید

مشارکت بدون اطلاعات کافی، بیشتر شبیه حدس ‌زدن است تا تصمیم‌ گیری.

اگر قرار است کارکنان درباره یک فرایند تصمیم بگیرند، باید اطلاعات مرتبط با آن را در اختیار داشته باشند.

۴. روش مشارکت را مشخص کنید

برای هر موضوع می‌توان از روش‌های مختلف استفاده کرد:

• جلسه حل مسئله،
• طوفان فکری،
• نظرسنجی داخلی،
• سامانه پیشنهادها،
• کارگروه‌های تخصصی،
• جلسات بازخورد،
• تیم‌های میان‌ وظیفه‌ای.

۵. تصمیم و مسئولیت اجرا را ثبت کنید

در پایان باید مشخص باشد:

• چه تصمیمی گرفته شد؟
• چه کسی مسئول اجراست؟
• تا چه زمانی؟
• موفقیت را با چه شاخصی می‌سنجیم؟

۶. نتیجه را به کارکنان اعلام کنید

اگر پیشنهادی اجرا نشد، بهتر است دلیل آن نیز توضیح داده شود.

این مرحله اهمیت زیادی دارد، چون کارکنان باید ببینند مشارکت آنها واقعا وارد چرخه تصمیم ‌گیری شده است.

یک مثال ساده از مدیریت مشارکتی

فرض کنید یک شرکت متوجه شده است سفارش‌های مشتریان با تاخیر ارسال می‌شوند.

روش سنتی

مدیر مشکل را بررسی می‌کند و دستور می‌دهد:

«از هفته آینده فرایند بسته ‌بندی باید تغییر کند.»

روش مشارکتی

مدیر ابتدا مسئله را با تیم مطرح می‌کند.

کارکنان بخش فروش، انبار و ارسال هرکدام بخشی از مشکل را توضیح می‌دهند. مشخص می‌شود تاخیر فقط به بسته ‌بندی مربوط نیست و بخشی از آن به زمان انتقال اطلاعات سفارش از فروش به انبار مربوط می‌شود.

تیم چند راه‌ حل پیشنهاد می‌کند، راه‌ حل‌ها بر اساس زمان، هزینه و تاثیر احتمالی مقایسه می‌شوند و سپس یک گزینه برای اجرا انتخاب می‌شود.

چگونه موفقیت مدیریت مشارکتی را اندازه بگیریم؟

اگر موفقیت را اندازه‌گیری نکنیم، ممکن است تصور کنیم سازمان مشارکتی‌تر شده است در حالی که این اتفاق نیوفتاده!

چند شاخص کلیدی عملکرد برای اینکه بفهمیم مدیریت مشارکتی جواب داده یا نه عبارت‌اند از:

• تعداد پیشنهادهای ثبت ‌شده،
• درصد پیشنهادهای اجراشده،
• میانگین زمان پاسخ به پیشنهادها،
• تعداد پروژه‌های بهبود،
• میزان مشارکت اعضای تیم،
• رضایت کارکنان از امکان اظهار نظر،
• میزان تحقق اهداف پروژه‌های مشارکتی،
• تغییر شاخص عملکرد مرتبط با مسئله.

تفاوت مدیریت مشارکتی و مدیریت سنتی چیست؟

در جدول زیر، یک مقایسه کلی بین مدیریت سنتی و مدیریت مشارکتی آورده‌ایم:

البته این مقایسه به معنی ناکارآمد بودن مدیریت سنتی نیست. در بعضی موقعیت‌ها، مخصوصا شرایط فوری یا تصمیم‌های با ریسک بالا، تصمیم ‌گیری متمرکز منطقی‌تر است.

مدیریت مشارکتی برای چه سازمان‌هایی مناسب نیست؟

مدیریت مشارکتی یک نسخه ثابت برای همه سازمان‌ها نیست.

در موارد زیر، مدیریت مشارکتی منطقی نیست:

• تصمیم باید در چند دقیقه گرفته شود،
• موضوع محرمانه است،
• افراد اطلاعات کافی ندارند،
• مسئولیت‌ها بسیار مبهم هستند،
• فرهنگ سازمانی تحمل گفت‌وگو و اختلاف نظر را ندارد،
• مدیر فقط به دنبال تأیید تصمیم خودش است.

بنابراین قبل از اجرای مدیریت مشارکتی باید پرسید: آیا این تصمیم واقعا از مشارکت دیگران سود می‌برد؟

این سوال از خود «مشارکت کردن» مهم‌تر است.

برای اجرای مدیریت مشارکتی از چه کسی مشاوره بگیریم؟

مدیریت مشارکتی زمانی نتیجه ‌بخش است که مشارکت کارکنان از یک شعار به بخشی واقعی از فرایند تصمیم ‌گیری و مدیریت تبدیل شود.

اگر نمی‌دانید این رویکرد چطور باید با ساختار، تیم و شرایط کسب‌ و کار شما هماهنگ شود، می‌توانید برای بررسی دقیق‌تر وضعیت کسب‌ و کارتان از تیم مشاورین متخصص آکادمی پاکراه مشاوره بگیرید.

در آکادمی کسب‌ و کار پاکراه، راهکارها متناسب با شرایط هر کسب‌ و کار طراحی و برای اجرای آن نیز همراهی لازم ارائه می‌شود.