ممکن است یک مدیر بگوید «نیروی خوب پیدا نمی‌کنم»، مدیر دیگری از بی‌انگیزگی کارکنان ناراضی باشد و کسب‌وکار دیگری مرتب با استعفای نیروهایش مواجه شود.
در ظاهر اینها مشکلات متفاوتی هستند، اما همه آنها میتوانند به بخش‌های مختلف یک مسیر مشترک مربوط باشند: چرخه عمر کارکنان.
یک کارمند فقط از روز استخدام تا روز استعفا با سازمان ارتباط ندارد. این ارتباط از زمانی شروع میشود که برای اولین‌بار سازمان را به‌عنوان یک محل کار احتمالی می‌شناسد و در ادامه از جذب و استخدام تا ورود، عملکرد، رشد و در نهایت خروج ادامه پیدا میکند.
شناخت این مسیر به مدیر کمک میکند به‌جای اینکه فقط با نشانه‌هایی مثل «کمبود نیرو»، «افت عملکرد» یا «استعفای زیاد» برخورد کند، بفهمد مشکل منابع انسانی او دقیقاً در کدام بخش ایجاد شده است. به همین خاطر در این مقاله از آکادمی پاکراه، به بررسی دقیق این موضوع می‌پردازیم.
چرخه عمر کارکنان چیست؟
چرخه عمر کارکنان یا Employee Lifecycle مجموعه مراحلی است که یک فرد در طول ارتباط خود با یک سازمان طی میکند؛ از آشنایی و جذب اولیه تا استخدام، ورود به سازمان، فعالیت و رشد و در نهایت خروج.
به زبان ساده، اگر مسیر یک فرد را از زمانی که می‌پرسد «آیا دوست دارم در این شرکت کار کنم؟» تا زمانی که همکاری او با سازمان تمام میشود دنبال کنیم، در حال بررسی چرخه عمر او هستیم.
Gallup چرخه عمر کارکنان را در هفت مرحله اصلی تعریف میکند:
- جذب
- استخدام
- ورود
- مشارکت
- عملکرد
- توسعه
- خروج
البته در منابع مختلف ممکن است تعداد یا نام مراحل کمی متفاوت باشد. مسئله اصلی حفظ‌کردن تعداد مراحل نیست؛ مهم این است که بدانیم تجربه و عملکرد کارکنان نتیجه مجموعه‌ای از اتفاقات به‌هم‌پیوسته در طول این مسیر است.
این همان نگاهی است که چرخه عمر کارکنان به مدیر می‌دهد.
مراحل چرخه عمر کارکنان
هر مرحله مسئله و هدف متفاوتی دارد؛ از جذب و انتخاب نیروی مناسب گرفته تا ورود به سازمان، مشارکت، عملکرد، توسعه و در نهایت خروج.
در ادامه، مراحل اصلی چرخه عمر کارکنان را به‌ترتیب بررسی می‌کنیم:
۱. جذب؛ چرا یک فرد باید بخواهد برای ما کار کند؟
چرخه عمر کارمند از روز اول حضور در شرکت شروع نمی‌شود.
قبل از ارسال رزومه، فرد ممکن است نام سازمان را شنیده باشد، آگهی استخدام آن را دیده باشد، درباره محیط کارش تحقیق کرده باشد یا از کارکنان قبلی و فعلی درباره آن سؤال کرده باشد.
در مرحله جذب، سازمان تلاش میکند افراد مناسب را به کارکردن در مجموعه علاقه‌مند کند.
- برند کارفرمایی،
- اعتبار سازمان،
- فرهنگ کاری،
- حقوق و مزایا،
- شرایط شغل،
- فرصت رشد و حتی نحوه نوشتن یک آگهی استخدام میتوانند روی این مرحله اثر بگذارند.
بنابراین وقتی یک کسب‌وکار نمی‌تواند نیروی مناسب جذب کند، فقط نباید بپرسد:
«آگهی را کجا منتشر کنیم؟»
باید سؤال مهم‌تری هم مطرح کند:
چرا یک نیروی توانمند باید بخواهد برای ما کار کند؟
۲. استخدام؛ آیا فرد مناسب را انتخاب کرده‌ایم؟
جذب متقاضی به معنی استخدام موفق نیست.
ممکن است صدها نفر برای یک موقعیت شغلی رزومه ارسال کنند، اما سازمان فردی را انتخاب کند که با نیازهای واقعی شغل یا محیط کاری تناسب ندارد.
در مرحله استخدام باید مشخص باشد سازمان دقیقاً چه فردی با چه مهارت‌ها و ویژگی‌هایی می‌خواهد و در مقابل، شرایط واقعی شغل نیز برای متقاضی شفاف باشد.
هدف فقط «پر کردن جای خالی» نیست؛ هدف ایجاد تناسب میان فرد، شغل و سازمان است.
اشتباه در همین مرحله میتواند بعدها خودش را به شکل عملکرد ضعیف، تعارض، بی‌انگیزگی یا خروج زودهنگام نشان دهد.
۳. ورود و جامعه‌پذیری؛ نیروی جدید چگونه وارد سیستم میشود؟
بعد از استخدام، کارمند باید یاد بگیرد که در سازمان چگونه کار کند.
این مرحله همان Onboarding است.
نیروی جدید باید وظایفش را بشناسد، بداند چه انتظاری از او وجود دارد، با فرایندها و ابزارهای کاری آشنا شود، همکاران و مدیر خود را بشناسد و بفهمد عملکرد خوب در موقعیت شغلی او چه معنایی دارد.
بنابراین آنبوردینگ فقط امضای قرارداد، تحویل سیستم یا معرفی چند همکار نیست.
سؤال اصلی این مرحله این است:
آیا کارمند جدید را فقط استخدام کرده‌ایم یا واقعاً او را برای انجام موفق نقش خود وارد سازمان کرده‌ایم؟
یک نکته مهم که باید این است که در پادکست زیر از پاکار هم به صورت مفصل به این موضوع پرداخته‌ایم و گوش دادن به آن خالی از لطف نخواهد بود:
در این اپیزود از پاکار، ایمان پاکراه درباره این صحبت میکند که بعد از انتخاب و استخدام نیروی جدید، چطور باید او را درست وارد کسب‌وکار کنیم تا از همان روزهای اول بداند وارد چه سیستمی شده، چه نقشی دارد، از چه کسی باید سؤال بپرسد، چه قوانینی وجود دارد و چطور باید کم‌کم وارد […]
گوش دادن به پادکست۴. مشارکت؛ آیا کارمند می‌خواهد با سازمان همراه شود؟
بعد از اینکه فرد وارد محیط کار شد، کیفیت تجربه روزمره او اهمیت پیدا میکند.
- رابطه با مدیر،
- ارتباط با همکاران،
- شفافیت وظایف،
- بازخورد،
- احساس ارزشمندی،
- میزان اختیار و نحوه مدیریت سازمان میتوانند روی مشارکت و تعلق او اثر بگذارند.
به همین دلیل مشارکت کارکنان را نباید صرفاً به «انگیزه دادن» محدود کرد.
۵. عملکرد؛ آیا کارمند می‌داند چه خروجی‌ای از او انتظار داریم؟
در مرحله Performance سازمان باید بتواند عملکرد فرد را هدایت و ارزیابی کند.
کارمند باید بداند چه هدفی دارد، چه خروجی‌ای از او انتظار میرود و بر چه اساسی عملکردش سنجیده میشود.
در این مرحله بازخورد نیز اهمیت زیادی دارد؛ چون کارمند باید بفهمد کجا عملکرد مناسبی دارد و چه چیزی نیاز به اصلاح دارد.
گاهی کارمند نمی‌داند چه کاری باید انجام دهد، گاهی مهارت لازم را ندارد، گاهی فرایند یا ابزار مشکل دارد و گاهی واقعاً مسئله رفتاری یا انگیزشی وجود دارد.
پس قبل از تصمیم‌گیری باید علت عملکرد مشخص شود.
۶. توسعه؛ آینده این کارمند در سازمان چیست؟
کارمندی که امروز عملکرد خوبی دارد، الزاماً بدون رشد و تغییر برای سال‌های بعد هم همان عملکرد را حفظ نمی‌کند.
در مرحله Development سازمان به توسعه توانایی‌ها و مسیر حرفه‌ای کارکنان توجه میکند.
این توسعه فقط به معنی ارتقای سمت یا شرکت در دوره آموزشی نیست. ممکن است فرد مهارت تازه‌ای یاد بگیرد، مسئولیت بیشتری بپذیرد، در پروژه‌های پیچیده‌تر حضور پیدا کند یا برای نقش دیگری آماده شود.
سؤال اصلی این مرحله این است:
این فرد برای ادامه مسیر حرفه‌ای خود به چه رشدی نیاز دارد و این رشد چگونه میتواند با نیاز سازمان همسو شود؟
۷. خروج؛ همکاری چگونه تمام میشود؟
خروج نیز بخشی طبیعی از چرخه عمر کارکنان است.
کارمند ممکن است استعفا دهد، قراردادش تمام شود، بازنشسته شود، تعدیل شود یا سازمان تصمیم به قطع همکاری با او بگیرد.
بنابراین هدف مدیریت منابع انسانی این نیست که به هر قیمتی مانع خروج تمام کارکنان شود.
مهم‌تر این است که بدانیم:
چه کسی، چرا و در چه زمانی از سازمان خارج میشود؟
خروج یک نیروی نامتناسب با خروج یک نیروی کلیدی و با عملکرد بالا یک مسئله نیست.
همچنین نحوه پایان همکاری اهمیت دارد. انتقال مسئولیت‌ها و دانش، مصاحبه خروج و نحوه برخورد سازمان در روزهای پایانی میتوانند هم اطلاعات ارزشمندی در اختیار مدیر قرار دهند و هم آخرین برداشت فرد از سازمان را شکل دهند.
چرا چرخه عمر کارکنان برای مدیران مهم است؟
مهم‌ترین کاربرد این مدل، تشخیص بهتر مسائل منابع انسانی است.
فرض کنید نیروهای جدید یک مجموعه معمولاً بعد از چند ماه استعفا میدهند. اگر مدیر فقط روی «نگهداشت» تمرکز کند، ممکن است راه‌حل‌هایی مانند افزایش حقوق یا پاداش را امتحان کند.
اما بررسی کل چرخه ممکن است نشان دهد مشکل اصلی جای دیگری است؛ مثلاً در مصاحبه استخدامی تصویر درستی از شغل ارائه نمی‌شود یا نیروی جدید در هفته‌های نخست رها میشود.
همین منطق درباره مشکلات دیگر هم صدق میکند.
وقتی نیروی مناسب پیدا نمی‌شود باید مرحله جذب و استخدام بررسی شود. وقتی نیروهای جدید سریع خارج می‌شوند، استخدام و آنبوردینگ مهم می‌شوند. وقتی کارکنان قدیمی رشد نمی‌کنند، عملکرد و توسعه باید بررسی شود.
در نتیجه چرخه عمر کارکنان کمک میکند سؤال «پرسنل ما چه مشکلی دارند؟» را به سؤال بسیار دقیق‌تری تبدیل کنیم:
مشکل ما در کدام مرحله از چرخه عمر کارکنان است؟
نگهداشت کارکنان کجای چرخه قرار می‌گیرد؟
در مدل‌های مختلف پاسخ یکسانی وجود ندارد. بعضی مدلها Retention یا نگهداشت کارکنان را یک مرحله مستقل می‌دانند و در مدل هفت‌مرحله‌ای Gallup چنین مرحله مستقلی وجود ندارد.
از نظر مدیریتی، بهتر است نگهداشت را فقط یک مرحله جداگانه نبینیم.
اگر فرد اشتباهی استخدام شده باشد، ورود مناسبی نداشته باشد، رابطه خوبی با مدیرش نداشته باشد، عملکردش دیده نشود یا آینده‌ای برای خود در سازمان نبیند، مشکل را نمی‌توان فقط در ماه‌های آخر و با چند اقدام انگیزشی حل کرد.
بنابراین وقتی خروج کارکنان زیاد است، علاوه بر سؤال «چگونه آنها را نگه داریم؟» باید پرسید:
چه اتفاقی در طول چرخه باعث شده است کارکنان نخواهند بمانند؟
تفاوت چرخه عمر کارکنان با تجربه کارکنان چیست؟
چرخه عمر کارکنان (Employee Lifecycle) نشان می‌دهد فرد در چه مرحله‌ای از رابطه خود با سازمان قرار دارد.
تجربه کارکنان (Employee Experience) نشان می‌دهد فرد این رابطه و اتفاقات آن را چگونه تجربه و ادراک میکند.
پس به زبان ساده:
چرخه عمر می‌گوید کارمند کجای مسیر است؛ تجربه کارکنان می‌گوید این مسیر را چگونه تجربه میکند.
Gallup نیز Employee Lifecycle را چارچوب مراحل این مسیر و Employee Experience را برداشت کلی فرد از تعاملاتش با سازمان می‌داند.
چرخه عمر کارکنان را چگونه مدیریت کنیم؟
شناخت مراحل به‌تنهایی کافی نیست. مدیر باید برای هر مرحله یک سؤال مشخص داشته باشد و داده مرتبط با آن را بررسی کند.
| مرحله | سؤال مدیریتی |
|---|---|
| جذب | آیا افراد مناسبی به کارکردن در سازمان ما علاقه‌مند می‌شوند؟ |
| استخدام | آیا فرد مناسب را برای موقعیت مناسب انتخاب می‌کنیم؟ |
| ورود | آیا نیروی جدید میتواند سریع و درست وارد نقش خود شود؟ |
| مشارکت | آیا محیط و مدیریت باعث همراهی کارکنان میشود؟ |
| عملکرد | آیا انتظارها، شاخص‌ها و بازخورد مشخص هستند؟ |
| توسعه | آیا کارکنان متناسب با نیاز خود و سازمان رشد می‌کنند؟ |
| خروج | چه افرادی چرا از سازمان خارج می‌شوند؟ |
در کنار این موارد باید نقاط تماس مهم کارکنان با سازمان نیز بررسی شوند؛ مانند آگهی استخدام، مصاحبه، اولین روز کاری، پایان دوره آزمایشی، جلسه ارزیابی، ارتقا، تغییر مدیر یا جلسه خروج.
گاهی فقط بررسی یکی از همین نقاط تماس نشان می‌دهد مشکل اصلی چرخه کجاست.
یک مثال ساده از چرخه عمر کارکنان
فرض کنیم یک شرکت خدماتی به کارشناس پشتیبانی نیاز دارد.
فرد ابتدا آگهی شرکت را می‌بیند و تصمیم می‌گیرد برای آن رزومه ارسال کند؛ جذب.
پس از مصاحبه انتخاب و استخدام میشود؛ استخدام.
در روزها و هفته‌های اول با وظایف، سیستم‌ها و فرایندها آشنا میشود؛ ورود.
به‌مرور رابطه او با مدیر، تیم و محیط کار روی میزان همراهی‌اش اثر می‌گذارد؛ مشارکت.
خروجی کار او براساس انتظارات و شاخص‌های مشخص بررسی میشود؛ عملکرد.
با افزایش تجربه، مهارت و مسئولیت‌هایش توسعه پیدا میکند؛ توسعه.
و روزی نیز ممکن است همکاری او با مجموعه پایان پیدا کند؛ خروج.
حالا اگر همین فرد سه ماه بعد از استخدام استعفا دهد، مشاهده فقط آخرین مرحله ممکن است ما را به این نتیجه برساند که «نیروها ماندگار نیستند».
اما نگاه چرخه‌ای باعث میشود مراحل قبل را هم بررسی کنیم. شاید فرد از ابتدا انتخاب مناسبی نبوده یا چیزی که در مصاحبه درباره شغل شنیده با واقعیت محیط کار متفاوت بوده است.
به همین دلیل چرخه عمر کارکنان فقط یک مدل تئوریک منابع انسانی نیست؛ ابزاری برای پیدا کردن ریشه مسائل کارکنان است.
جمع‌بندی
چرخه عمر کارکنان مسیری است که فرد از جذب و استخدام تا ورود، مشارکت، عملکرد، توسعه و خروج طی میکند.
اهمیت این مدل برای مدیران در حفظ‌کردن نام مراحل نیست؛ بلکه در این است که بتوانند ارتباط بین آنها را ببینند.
کارمندی که امروز استعفا می‌دهد ممکن است ماه‌ها قبل و در مرحله استخدام یا ورود دچار مسئله شده باشد. نیرویی که عملکرد ضعیفی دارد ممکن است از ابتدا نقش خود را درست نشناخته باشد. سازمانی که نیروی خوب جذب نمی‌کند نیز ممکن است قبل از انتشار آگهی، مشکل برند کارفرمایی داشته باشد.
بنابراین اگر با یک مسئله منابع انسانی مواجه هستید، قبل از انتخاب راه‌حل از خودتان بپرسید:
این مشکل در کدام مرحله دیده میشود و ریشه آن واقعاً در کدام مرحله از چرخه عمر کارکنان قرار دارد؟
همین سؤال میتواند نقطه شروع مدیریت حرفه‌ای‌تر منابع انسانی باشد.
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه به‌صورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنمایی‌تان کنند.
مشاوره آنلاین