خدمات قابل برون سپاری

بسیاری از کسب و کارها برای انجام بعضی فعالیت‌ها نیازی به استخدام نیروی تمام وقت ندارند. حسابداری، تولید محتوا، طراحی سایت، تبلیغات، امور حقوقی یا پشتیبانی فنی خدمات تخصصی هستند، اما به حضور دائمی یک نیروی داخلی نیاز ندارند.

در چنین شرایطی، برون سپاری می‌تواند راهی برای استفاده از تخصص بیرونی بدون ایجاد هزینه‌های یک موقعیت شغلی تمام وقت باشد.

اما هر کاری برای برون سپاری مناسب نیست! نوع فعالیت، میزان تخصص مورد نیاز، حساسیت اطلاعات، حجم کار و هزینه انجام آن، همگی در این تصمیم نقش دارند.

به همین دلیل، شناخت خدمات قابل برون سپاری کمک می‌کند بدانیم کدام خدمات را می‌توان به بیرون سپرد و چه زمانی این کار برای کسب و کار منطقی است.

در این مطلب از آکادمی پاکراه، این خدمات و مواردی را که بهتر است داخل مجموعه انجام شوند را توضیح می‌دهیم.

هرجای مطلب به راهنمایی بیشتری نیاز داشتید، کامنت بگذارید تا کارشناسان آنلاین آکادمی کسب و کار پاکراه، راهنماییتان کننند.

مهم‌ترین خدمات قابل برون سپاری

تقریبا هر کسب و کاری می‌تواند بخشی از فعالیت‌های خود را به متخصصان بیرون از مجموعه بسپارد. تفاوت در این است که بعضی خدمات بیشتر برای برون سپاری مناسب هستند و بعضی دیگر به دلیل حساسیت یا ارتباط مستقیم با فعالیت اصلی شرکت، بهتر است داخل مجموعه انجام شوند.

در جدول زیر، مهم‌ترین خدمات قابل برون سپاری را می‌بینید:

در ادامه، این خدمات را بیشتر بررسی می‌کنیم.

۱. خدمات مالی و حسابداری

ثبت اسناد، تهیه گزارش‌های مالی، امور مالیاتی، حقوق و دستمزد و حسابرسی از خدماتی هستند که می‌توان به حسابدار یا شرکت‌های تخصصی سپرد.

۲. خدمات بازاریابی و تبلیغات

تولید محتوا، سئو، مدیریت شبکه‌های اجتماعی، اجرای کمپین‌های تبلیغاتی و تبلیغات آنلاین از خدمات قابل برون سپاری در این بخش هستند.

۳. خدمات فناوری اطلاعات و امنیت سایبری

طراحی سایت، پشتیبانی شبکه، مدیریت سیستم‌ها، خدمات ابری، امنیت سایبری و توسعه نرم افزار را می‌توان به متخصصان IT سپرد.

۴. خدمات منابع انسانی و استخدام

جذب نیرو، بررسی رزومه‌ها، انجام مصاحبه اولیه، آموزش کارکنان، امور اداری پرسنل و ارزیابی عملکرد از فعالیت‌هایی هستند که امکان برون سپاری دارند.

۵. خدمات حقوقی

تنظیم و بررسی قراردادها، مشاوره حقوقی، امور ثبتی و بررسی مسائل قانونی کسب و کار را می‌توان به وکیل یا مجموعه حقوقی بیرون از شرکت سپرد.

۶. خدمات پشتیبانی مشتریان

پاسخگویی تلفنی، چت آنلاین، پاسخ به ایمیل‌ها، پیگیری سفارش‌ها و ثبت شکایت‌ها را می‌توان به تیم‌های پشتیبانی بیرونی سپرد.

برای نمونه، یک فروشگاه اینترنتی می‌تواند سوالات تکراری درباره سفارش و ارسال را به تیم بیرونی واگذار کند و موارد پیچیده را به کارکنان داخلی ارجاع دهد.

۷. خدمات فروش و تلفن مارکتینگ

پیدا کردن مشتری بالقوه، تماس اولیه، معرفی محصول، پیگیری سرنخ‌های فروش و تعیین وقت جلسه فروش را می‌توان برون سپاری کرد.

۸. خدمات طراحی و گرافیک

طراحی لوگو، هویت بصری، بنر، کاتالوگ، بسته بندی، محتوای شبکه‌های اجتماعی و رابط کاربری سایت از خدمات قابل برون سپاری هستند.

۹. خدمات تولید محتوا و ترجمه

نوشتن مقالات، محتوای شبکه‌های اجتماعی، متن تبلیغاتی، ویراستاری، ترجمه و بومی سازی محتوا را می‌توان به نویسندگان، مترجمان یا تیم‌های محتوایی سپرد.

۱۰. خدمات اداری و دفتری

ورود اطلاعات، مدیریت اسناد، تایپ، تنظیم جلسات، مدیریت ایمیل، ثبت اطلاعات مشتریان و برخی امور دفتری را می‌توان به نیروی بیرونی سپرد.

۱۱. خدمات لجستیک، انبارداری و ارسال

انبارداری، بسته بندی، مدیریت موجودی، ارسال سفارش‌ها و رسیدگی به مرجوعی کالا از خدماتی هستند که کسب و کارهای مختلف می‌توانند برون سپاری کنند.

۱۲. خدمات تحقیقات بازار و تحلیل داده

بررسی رقبا، شناخت مشتریان، انجام نظرسنجی، تحقیقات بازار، بررسی رفتار مشتری و تهیه گزارش‌های تحلیلی را می‌توان به متخصصان بیرونی سپرد.

۱۳. خدمات خرید و تامین

پیدا کردن تامین کنندگان، گرفتن استعلام قیمت، مقایسه پیشنهادها، ثبت سفارش و پیگیری خرید هم می‌تواند برون سپاری شود.

این ۱۳ دسته بخش زیادی از فعالیت‌هایی را پوشش می‌دهند که یک کسب و کار می‌تواند بدون استخدام نیروی تمام وقت برای آن‌ها، از متخصصان بیرونی کمک بگیرد.

با این حال، قابل برون سپاری بودن یک خدمت به معنی مناسب بودن آن برای هر کسب و کاری نیست. در مرحله بعد باید بررسی کنیم چه خدماتی برای کسب و کارهای کوچک انتخاب بهتری هستند و چه معیارهایی باید در این تصمیم در نظر گرفته شوند.

کدام خدمات برای کسب و کارهای کوچک مناسب‌تر هستند؟

برای یک کسب و کار کوچک، برون سپاری زمانی ارزشمند است که بتواند بدون ایجاد هزینه یک نیروی تمام وقت، به تخصص مورد نیاز دسترسی پیدا کند.

به همین دلیل، خدماتی که حجم کاری متغیر، تخصص بالا یا نیاز پروژه‌ای دارند، گزینه‌های بهتری برای برون سپاری هستند.

خدماتی که برای کسب و کارهای کوچک مناسب‌ترند عبارتند از:

از کجا بفهمیم یک خدمت برای برون سپاری مناسب است؟

قبل از تصمیم گیریدر مورد برون سپاری، بد نیست چند سوال ساده از خودتان بپرسید:

• آیا این کار به تخصصی نیاز دارد که در شرکت نداریم؟
• آیا حجم کار آن ثابت و تمام وقت نیست؟
• آیا انجام آن زمان زیادی از کارکنان اصلی می‌گیرد؟
• آیا متخصص بیرونی می‌تواند آن را با هزینه مناسب انجام دهد؟
• آیا نتیجه کار را می‌توان با معیار مشخص بررسی کرد؟

اگر پاسخ بیشتر این سوال‌ها مثبت بود، آن خدمت گزینه مناسبی برای برون سپاری است!

در مقابل، فعالیت‌هایی که مستقیما با مزیت رقابتی، اطلاعات بسیار محرمانه یا تصمیم‌های اصلی کسب و کار ارتباط دارند، به بررسی بیشتری نیاز دارند و بهتر است بدون ارزیابی دقیق به بیرون سپرده نشوند.

چه خدماتی را برون سپاری نکنیم؟

هر خدمتی که امکان برون سپاری داشته باشد، لزوما گزینه مناسبی برای این کار نیست. تصمیم درست به عواملی مثل تخصص مورد نیاز، حجم کار، حساسیت اطلاعات و ارتباط آن فعالیت با هسته اصلی کسب و کار بستگی دارد.

برخی از کارهایی که نباید برون سپاری شوند عبارتند از:

• تصمیم ‌گیری‌های مدیریتی و استراتژیک،
• توسعه محصول اصلی،
• فعالیت‌های مرتبط با مزیت رقابتی،
• مدیریت ارتباط با مشتریان کلیدی،
• تصمیم‌ گیری درباره قیمت و بازار هدف،
• مدیریت و رهبری تیم داخلی،
• اطلاعات بسیار محرمانه و حیاتی،
• مذاکرات مهم و قراردادهای کلیدی،
• فعالیت‌هایی که به دانش داخلی شرکت وابسته‌اند،
• تصمیم‌های اصلی مربوط به محصول و برند.

یک معیار ساده برای تصمیم گیری:

• اگر یک فعالیت تخصصی، پروژه‌ای، تکراری یا قابل اندازه گیری باشد، احتمال برون سپاری آن بیشتر است،
• برای مثال، تهیه گزارش مالی یا طراحی یک سایت را می‌توان با خروجی مشخص به یک متخصص سپرد،
• اما اگر فعالیت مستقیما با هویت برند، مزیت رقابتی، اطلاعات حساس یا تصمیم‌های کلیدی شرکت ارتباط داشته باشد، بهتر است کنترل آن داخل مجموعه باقی بماند.

مزایای برون سپاری خدمات برای کسب و کار

بر اساس مطالعه ISG در سال ۲۰۲۴، شرکت‌ها از برون سپاری فرایندهای کسب و کار به طور میانگین ۱۵ درصد صرفه‌ جویی در هزینه‌ها داشته‌اند. در این مطالعه، کاهش هزینه و افزایش بهره‌ وری فرایندها از مهم‌ترین دلایل استفاده از برون سپاری بوده است.

در لیست زیر، مهم‌ترین مزایای برون سپاری را مشاهده می‌کنید:

6 چالش برون سپاری خدمات + راهکار

برون سپاری می‌تواند هزینه و زمان کسب و کار را کاهش دهد، اما اگر بدون بررسی انجام شود، ممکن است مشکلات جدیدی ایجاد کند. مهم‌ترین نکته این است که صرفا پیدا کردن یک ارائه دهنده ارزان، به معنی انتخاب درست نیست.

در ادامه، 6 چالش برون سپاری را به همراه راهکار بررسی می‌کنیم:

1. کاهش کنترل روی کیفیت

وقتی یک فعالیت را به فرد یا شرکت دیگری می‌سپارید، بخشی از فرایند از کنترل مستقیم شما خارج می‌شود. اگر استاندارد کار از ابتدا مشخص نباشد، ممکن است نتیجه با چیزی که انتظار دارید متفاوت باشد.

2. وابستگی به ارائه دهنده خدمات

اگر یک فعالیت مهم فقط توسط یک فرد یا شرکت انجام شود، قطع همکاری کسب و کار را با مشکل مواجه می‌کند.

3. خطر افشای اطلاعات

برخی خدمات مثل حسابداری، منابع انسانی و IT با اطلاعات حساس سروکار دارند. انتقال این اطلاعات به فرد بیرونی، ریسک امنیتی ایجاد می‌کند.

4. اختلاف درباره هزینه

گاهی هزینه نهایی با مبلغ اولیه تفاوت پیدا می‌کند؛ مخصوصا وقتی محدوده کار از ابتدا دقیق مشخص نشده باشد.

5. تاخیر در انجام کار

اگر ارائه دهنده همزمان چند پروژه داشته باشد، ممکن است کار شما با تاخیر انجام شود و روی فعالیت‌های دیگر شرکت اثر بگذارد.

6. انتخاب ارائه دهنده نامناسب

حتی یک قرارداد دقیق هم نمی‌تواند ضعف یک پیمانکار نامناسب را جبران کند. اگر فرد یا شرکت تجربه کافی نداشته باشد، هزینه برون سپاری بیشتر از فایده آن خواهد شد.

نکات انتخاب فرد یا شرکت برای برون سپاری

انتخاب ارائه دهنده خدمات، روی نتیجه نهایی برون سپاری تاثیر مستقیم دارد. حتی اگر یک خدمت برای برون سپاری مناسب باشد، انتخاب فرد یا شرکت نامناسب باعث افزایش هزینه، تاخیر و افت کیفیت می‌شود.

برای انتخاب بهتر، این 7 مورد را مد نظر داشته باشید:

۱. تخصص و سابقه

فقط به عنوان شغلی یا توضیحات سایت ارائه دهنده اکتفا نکنید. بررسی کنید در همان حوزه چه تجربه‌ای دارد و چه نوع پروژه‌هایی انجام داده است.

۲. نمونه کار

نمونه کار کمک می‌کند کیفیت واقعی خدمات را قبل از شروع همکاری ارزیابی کنید. اگر امکان دارد، نمونه‌هایی نزدیک به نیاز کسب و کار خودتان را بررسی کنید.

۳. قیمت و محدوده خدمات

قیمت پایین به تنهایی معیار خوبی نیست. مشخص کنید مبلغ اعلام شده دقیقا شامل چه خدماتی می‌شود و برای کارهای اضافی چه هزینه‌ای دریافت خواهد شد.

۴. قرارداد شفاف

در قرارداد باید مواردی مثل شرح خدمات، زمان تحویل، مبلغ، نحوه پرداخت، مسئولیت طرفین و شرایط فسخ مشخص شود. هرچه خدمت حساس‌تر باشد، اهمیت قرارداد دقیق بیشتر می‌شود.

۵. محرمانگی اطلاعات

اگر ارائه دهنده به اطلاعات مالی، اطلاعات مشتریان یا داده‌های داخلی دسترسی دارد، نحوه استفاده و نگهداری این اطلاعات باید از ابتدا مشخص شود.

۶. نحوه ارتباط و گزارش دهی

قبل از شروع همکاری مشخص کنید چه کسی مسئول پروژه است، از چه طریقی با او ارتباط دارید و گزارش پیشرفت کار با چه فاصله‌ای ارائه می‌شود.

۷. سابقه و رضایت مشتریان

بررسی تجربه مشتریان قبلی تصویر بهتری از کیفیت همکاری به شما می‌دهد. البته بهتر است فقط به امتیازها یا نظرات منتشر شده اکتفا نکنید و در صورت امکان، درباره تجربه همکاری واقعی سوال کنید.

برای تصمیم در این مورد از چه کسی مشاوره بگیریم؟

برون سپاری بخشی از هزینه‌ها و زمان کسب و کار را کاهش می‌دهد و دسترسی به متخصصان را ساده‌تر می‌کند؛ اما برای هر فعالیتی انتخاب مناسبی نیست.

ممکن است یک خدمت روی کاغذ قابل برون سپاری باشد، اما با توجه به اندازه کسب و کار، حجم فعالیت، هزینه استخدام، حساسیت اطلاعات یا اهمیت آن کار برای شرکت، انجام آن در داخل مجموعه منطقی‌تر باشد.

قبل از برون سپاری بهتر است مشخص کنید کدام فعالیت‌ها را باید داخل شرکت نگه دارید، کدام خدمات را می‌توان به متخصص بیرونی سپرد و برون سپاری هر بخش چه تاثیری روی هزینه و عملکرد کسب و کار خواهد داشت.

اگر برای این تصمیم هنوز مطمئن نیستید، می‌توانید برای بررسی شرایط کسب و کار با مهندس ایمان پاکراه مشورت کنید. به این منظور، فرم دریافت مشاوره را پر کنید تا در اسرع وقت، با شما تماس بگیریم.