نحوه انبارداری و مدیریت قطعات تعمیرگاه

چرا بعضی تعمیرگاه‌ها با وجود داشتن قطعات کافی، باز هم موقع پیدا کردن یک قطعه ساده دچار مشکل می‌شوند؟

در بحث مدیریت تعمیرگاه، یکی از چالش‌های رایج، بی‌نظمی در نگهداری و مدیریت قطعات است. بعضی تعمیرگاه‌ها فضای محدودی دارند، بعضی با تعداد زیادی قطعه و مدل مختلف سروکار دارند و بعضی هم به دلیل ثبت ‌نشدن ورود و خروج، تصویر دقیقی از موجودی خود ندارند.

اما مساله فقط مرتب‌کردن قفسه‌ها نیست. انبارداری درست یعنی بدانید چه قطعه‌ای، با چه تعدادی، کجا و در چه وضعیتی نگهداری می‌شود و چه زمانی باید دوباره تامین شود.

در این مطلب از آکادمی پاکراه، نحوه انبارداری و مدیریت قطعات تعمیرگاه و روش‌های کنترل بهتر موجودی را بررسی می‌کنیم.

منظور از مدیریت قطعات تعمیرگاه چیست؟

ممکن است انبار ظاهرا مرتب باشد اما از نظر مدیریتی کنترل نشده باشد.

برای مثال فرض کنید در انبار یک تعمیرگاه سه عدد پمپ تخلیه لباسشویی وجود دارد. دو عدد در قفسه A و یک عدد داخل کارتن دیگری قرار گرفته است. روی یکی از آنها نام قطعه ثبت شده، روی دیگری فقط مدل دستگاه نوشته شده و سومی بدون برچسب است.

از نظر فیزیکی، قطعات در انبار هستند؛ اما از نظر سیستمی، موجودی قابل اتکا ندارید.

مدیریت انبار باید بتواند حداقل به این سوال‌ها پاسخ دهد:

• چه قطعاتی در انبار داریم؟
• از هر قطعه چند عدد موجود است؟
• هر قطعه در کدام محل قرار دارد؟
• این قطعه برای چه مدل‌ها یا دستگاه‌هایی کاربرد دارد؟
• آخرین بار چه زمانی خریداری شده است؟
• قیمت خرید آن چقدر بوده است؟
• چه تعداد مصرف شده است؟
• چه تعداد به تکنسین تحویل داده شده اما هنوز در یک تعمیر ثبت نشده است؟
• کدام قطعات در حال تمام شدن هستند؟
• کدام قطعات مدت زیادی بدون مصرف مانده‌اند؟
• کدام قطعات معیوب، مرجوعی یا مشکوک به خرابی هستند؟

پس هدف انبارداری حرفه‌ای، صرفا مرتب بودن نیست؛ هدف ایجاد دید دقیق نسبت به موجودی و گردش قطعات است.

این موضوع از نظر مالی نیز اهمیت دارد. خرید بیش از نیاز، سرمایه را در موجودی حبس می‌کند و خرید کمتر از نیاز باعث تاخیر در تعمیر و خرید اضطراری می‌شود. منابع تخصصی مدیریت قطعات نیز بر ایجاد تعادل میان هزینه نگهداری، ریسک کمبود، زمان تامین و اهمیت قطعه تاکید دارند.

قبل از چیدن قطعات، چه کنیم؟

یکی از اشتباه‌های رایج این است که صاحب تعمیرگاه ابتدا شروع به خرید قفسه، جعبه و ظروف مختلف می‌کند و بعد می‌خواهد برای آنها سیستم طراحی کند.

ولی ترتیب بهتر این است:

• شناخت قطعات،
• دسته‌ بندی،
• کدگذاری،
• تعیین محل،
• ثبت موجودی،
• طراحی فرایند ورود و خروج.

1. دسته‌ بندی قطعات بر اساس نوع و کاربرد

برای تعمیرگاه لوازم خانگی می‌توان یک ساختار چندلایه ایجاد کرد. مثلا:

هدف از این دسته‌ بندی این است که هنگام جست‌ و جو، تحویل یا خرید قطعه بتوانید آن را با چند مشخصه روشن شناسایی کنید.

بهتر است اطلاعات قطعه به شکلی ثبت شود که مشخص کند برد مربوط به چه برند، چه مدل یا چه خانواده‌ای از دستگاه است و شماره فنی آن چیست.

2. تفکیک قطعات نو، مصرف ‌شده، معیوب و قابل برگشت

این بخش اهمیت زیادی دارد.

قطعه‌ای که از یک دستگاه باز شده، لزوما قابل استفاده مجدد نیست. از طرف دیگر، هر قطعه‌ای که از تعمیر برگشته نیز لزوما معیوب نیست.

بهتر است برای وضعیت قطعات، دسته‌های مشخصی داشته باشید:

• نو و قابل استفاده،
• نصب ‌شده یا مصرف ‌شده،
• بازشده و نیازمند بررسی،
• معیوب،
• قابل مرجوعی به تامین‌ کننده،
• قابل استفاده مجدد پس از تست،
• اسقاطی.

این تفکیک مانع از آن می‌شود که تکنسین هنگام تحویل قطعه، به اشتباه سراغ قطعه‌ای برود که وضعیت آن مشخص نیست.

3. کدگذاری و نام‌گذاری قطعات

هر قطعه باید یک شناسه قابل تشخیص داشته باشد. این شناسه بر اساس سیستم داخلی تعمیرگاه طراحی می‌شود.

استانداردسازی نام و شماره قطعات یکی از پایه‌های کنترل موجودی است؛ چون ثبت یک قطعه با چند نام متفاوت باعث ایجاد رکوردهای تکراری و خطا در موجودی می‌شود.

برای هر قطعه چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟

اگر قرار باشد مدیریت انبار فقط با یک ستون «نام قطعه» انجام شود، بعد از افزایش تعداد قطعات، خطاها شروع می‌شوند.

برای هر قطعه بادی یک کارت یا رکورد اطلاعاتی داشته باشید.

برای قطعاتی که روی چند مدل دستگاه قابل استفاده‌اند، بهتر است ارتباط بین قطعه و مدل‌ها نیز ثبت شود. این کار در زمان تشخیص خرابی و خرید، جلوی بخشی از سفارش‌های اشتباه را می‌گیرد.

قطعات تعمیرگاه را چگونه در انبار بچینیم؟

چیدمان باید از منطق گردش قطعه پیروی کند، نه صرفا از فضای خالی.

اگر قطعات پرمصرف در انتهای انبار باشند، تکنسین برای هر تعمیر مجبور می‌شود مسیر طولانی طی کند. اگر قطعات گران ‌قیمت در محل بدون کنترل قرار بگیرند، شمارش و تحویل آنها دشوارتر می‌شود.

1. آدرس‌ دهی قفسه‌ها

برای هر محل نگهداری یک کد داشته باشید.

حالا محل قطعه در سیستم یک آدرس مشخص دارد.

این ساختار وقتی ارزش خود را نشان می‌دهد که تعداد قطعات افزایش پیدا کند یا چند نفر در انبار کار کنند.

2. قطعات پرمصرف را در دسترس‌ قرار دهید

قطعاتی که گردش بالایی دارند باید در محل‌هایی قرار بگیرند که دسترسی به آنها ساده باشد.

این کار دو مزیت دارد:

1. زمان پیدا کردن قطعه کاهش پیدا می‌کند،
2. احتمال جابه‌جایی بی‌دلیل سایر قطعات کمتر می‌شود.

3. قطعات گران ‌قیمت را جدا و کنترل‌شده نگهداری کنید

بردها، موتورهای گران ‌قیمت یا قطعاتی که ارزش مالی بالایی دارند، بهتر است در محل مشخص و با دسترسی محدودتر نگهداری شوند.

برای این گروه، ثبت تحویل اهمیت بیشتری دارد. مشخص باشد چه کسی، چه قطعه‌ای را برای کدام تعمیر دریافت کرده است.

4. قطعات حجیم را از قطعات ریز جدا کنید

قرار دادن قطعات حجیم در میان قطعات کوچک، هم فضای مفید را کاهش می‌دهد و هم پیدا کردن اقلام کوچک را دشوار می‌کند.

محل نگهداری باید متناسب با ابعاد، وزن، حساسیت و نحوه مصرف قطعه انتخاب شود.

موجودی قطعات را چگونه کنترل کنیم؟

کنترل موجودی یعنی بدانید عدد ثبت‌ شده تا چه حد به موجودی واقعی نزدیک است و چه زمانی باید خرید انجام شود.

سه مفهوم در این بخش اهمیت زیادی دارند:

1. حداقل موجودی،
2. نقطه سفارش
3. و موجودی اطمینان.

حداقل موجودی چیست؟

حداقل موجودی سطحی است که نمی‌خواهید موجودی یک قطعه از آن پایین‌تر برود.

مثلا اگر تعمیرگاه شما برای یک قطعه پرمصرف به شکل مستمر تقاضا دارد، می‌توانید تعیین کنید که کمتر از ۳ عدد از آن در انبار نماند.

اما این عدد نباید حدسی و یکسان برای همه قطعات باشد.

نقطه سفارش چیست؟

نقطه سفارش، سطحی از موجودی است که وقتی به آن رسیدید باید خرید یا تامین مجدد را آغاز کنید.

در مدیریت قطعات، زمان تامین یا Lead Time یکی از متغیرهای مهم تعیین سطح موجودی است.

موجودی اطمینان برای چه قطعاتی مهم‌تر است؟

موجودی اطمینان برای قطعاتی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که:

• مصرف نسبتا قابل پیش ‌بینی دارند اما تامین آنها نوسان دارد،
• نبودشان تعمیر را متوقف می‌کند،
• تامین‌ کننده جایگزین مناسبی ندارند،
• زمان تهیه آنها طولانی است،
• در شرایط اضطراری به سختی پیدا می‌شوند.

در مقابل، برای هر قطعه‌ای نباید موجودی اطمینان بالا تعیین کرد. نگهداری بیش از حد موجودی سرمایه را در قطعات کم‌گردش حبس می‌کند.

کدام قطعات را بیشتر در انبار نگه داریم؟

یک پاسخ واحد برای همه تعمیرگاه‌ها وجود ندارد. مقدار مناسب موجودی به مصرف، قیمت، اهمیت قطعه، زمان تامین و امکان تهیه جایگزین بستگی دارد.

یکی از روش‌های مفید، استفاده همزمان از تحلیل مصرف و اهمیت قطعه است.

1. تحلیل ABC

در تحلیل ABC، قطعات بر اساس ارزش مصرف سالانه یا دوره‌ای در گروه‌های مختلف قرار می‌گیرند.

به شکل ساده:

• گروه A: تعداد محدودی از اقلام که سهم بالاتری از ارزش مصرف دارند،
• گروه B: اقلام با اهمیت و ارزش متوسط،
• گروه C: اقلام پرتعداد با سهم پایین‌تر از ارزش مصرف.

اعداد ثابت این تقسیم‌ بندی قانون عمومی نیستند و باید متناسب با داده‌های هر کسب ‌و کار تنظیم شوند. منابع مدیریت موجودی نیز ABC را به عنوان روشی برای اولویت ‌بندی کنترل اقلام بر اساس ارزش مصرف معرفی می‌کنند.

اما برای تعمیرگاه لوازم خانگی، ABC به‌تنهایی کافی نیست.

بنابراین بهتر است علاوه بر ارزش، Criticality یا اهمیت قطعه را هم در نظر بگیرید.

2. اهمیت هر قطعه را جداگانه بررسی کنید

برای هر قطعه از خودتان بپرسید:

• نبود این قطعه چند روز تعمیر را عقب می‌اندازد؟
• تامین آن چقدر زمان می‌برد؟
• تامین‌ کننده جایگزین دارد؟
• چند مدل دستگاه به این قطعه وابسته‌اند؟
• هزینه خواب تعمیر چقدر است؟
• امکان تهیه سریع آن از بازار وجود دارد؟

این نگاه باعث می‌شود تصمیم خرید فقط بر اساس قیمت قطعه نباشد. در مدیریت قطعات یدکی، تحلیل اهمیت، زمان تامین و کاربرد قطعه در کنار موجودی به تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند.

فرایند ورود و خروج قطعات باید چگونه باشد؟

بخش مهم مدیریت انبار، کنترل گردش قطعه است.

اگر قطعه خریداری شود اما ورود آن ثبت نشود، موجودی اشتباه خواهد بود. اگر تکنسین قطعه را تحویل بگیرد اما مصرف آن ثبت نشود، باز هم عدد موجودی قابل اعتماد نیست.

یک فرایند ساده می‌تواند این شکل را داشته باشد:

• خرید،
• دریافت،
• بررسی،
• ثبت،
• جانمایی،
• تحویل،
• مصرف،
• ثبت در پرونده تعمیر،
• برگشت احتمالی،
• تعیین وضعیت.

مرحله اول: دریافت قطعه

هنگام ورود، فقط تعداد کارتن‌ها را نشمارید.

نام، مدل، شماره فنی، تعداد، وضعیت ظاهری و تطابق با سفارش بررسی شود.

مرحله دوم: ثبت ورود

هر ورود باید در سیستم ثبت شود. حداقل اطلاعات عبارتند از:

• تاریخ،
• تامین‌ کننده،
• کد قطعه،
• تعداد،
• قیمت خرید،
• شماره فاکتور یا سند،
• وضعیت قطعه.

مرحله سوم: جانمایی

قطعه بعد از ثبت باید در محل مشخص قرار بگیرد.

قرار دادن قطعه در «هر جای خالی» باعث می‌شود آدرس ثبت‌شده با محل واقعی تفاوت پیدا کند.

مرحله چهارم: تحویل به تکنسین

تحویل قطعه بهتر است به یک تعمیر مشخص متصل باشد.

این اتصال بعدها برای محاسبه هزینه تعمیر و کنترل مصرف قطعات ارزشمند است.

مرحله پنجم: ثبت مصرف یا برگشت

اگر قطعه نصب شد، مصرف آن ثبت شود. اگر نصب نشد و برگشت، وضعیت آن نیز مشخص شود:

• سالم و قابل استفاده،
• نیازمند تست،
• معیوب،
• مرجوعی.

این مرحله جلوی انباشته شدن قطعات «نامشخص» را می‌گیرد.

با قطعات راکد، قدیمی و اشتباه چه کنیم؟

یکی از خطرناک‌ترین بخش‌های انبار، قطعاتی هستند که سال‌ها در قفسه مانده‌اند اما کسی نمی‌داند چرا هنوز نگهداری می‌شوند.

برای این اقلام یک فهرست جدا تهیه کنید.

سپس هر قطعه را از نظر این موارد بررسی کنید:

• آخرین تاریخ مصرف،
• تعداد دفعات مصرف،
• ارزش فعلی،
• امکان استفاده برای مدل‌های دیگر،
• امکان مرجوع کردن،
• امکان فروش یا انتقال،
• امکان استفاده به عنوان قطعه تعمیری،
• امکان اسقاط.

قطعه راکد با قطعه بی‌ارزش فرق دارد. ممکن است قطعه‌ای کم ‌مصرف اما مهم و تامین آن دشوار باشد. به همین دلیل تصمیم حذف موجودی نباید فقط بر اساس «مدت زمان بدون مصرف» گرفته شود.

در مدیریت قطعات، شناسایی اقلام کم‌گردش و منسوخ در کنار بررسی اهمیت و زمان تامین اهمیت دارد.

خرید قطعات را چگونه به موجودی انبار وصل کنیم؟

یکی دیگر از مباحث مهم، خرید قطعات است که پیشنهاد می‌کنیم بر اساس نکات زیر انجام شود:

1. خرید نباید جدا از انبار انجام شود.

اگر مسئول خرید نداند چه چیزی در انبار موجود است، ممکن است قطعه‌ای را دوباره بخرد که تعداد کافی از آن وجود دارد. برعکس، اگر موجودی دقیق نباشد، زمانی متوجه کمبود می‌شوید که تعمیر متوقف شده است.

هنگام خرید هر قطعه، این اطلاعات را در نظر بگیرید:

• مصرف گذشته،
• موجودی فعلی،
• سفارش‌های باز،
• زمان تامین،
• حداقل موجودی،
• اهمیت قطعه.

2. تامین‌ کننده را طبق قیمت انتخاب نکنید

قیمت خرید مهم است، اما تنها معیار نیست.

برای مقایسه تامین ‌کنندگان، مواردی مانند اینها را نیز ثبت کنید:

• قیمت،
• کیفیت و اصالت قطعه،
• زمان تحویل،
• ثبات تامین،
• شرایط مرجوعی،
• امکان تامین قطعات خاص،
• پاسخ‌گویی،
• حداقل مقدار سفارش.

گاهی قطعه ارزان‌تر به دلیل زمان تامین طولانی یا نرخ مرجوعی بالاتر، هزینه واقعی بیشتری برای تعمیرگاه ایجاد می‌کند.

برای مدیریت موجودی از چه ابزاری استفاده کنیم؟

پاسخ این سوال به تعداد قطعات، تعداد نیروها و پیچیدگی تعمیرگاه بستگی دارد.

استفاده از نرم‌افزار زمانی ارزش واقعی پیدا می‌کند که بتواند موجودی، محل قطعه، گردش، سفارش و ارتباط قطعه با تعمیر را در یک جریان مشخص قرار دهد.

در سیستم‌های حرفه‌ای مدیریت قطعات نیز قابلیت‌هایی مانند ردیابی موجودی، نقطه سفارش، محل نگهداری و ارتباط قطعه با سفارش تعمیر از اجزای مهم کنترل موجودی هستند.

اشتباهات رایج در انبارداری تعمیرگاه

اگر می‌خواهید انبارداری را به بهترین شکل آن انجام دهید، مراقب باشید این اشتباهات را مرتکب نشوید:

۱. ثبت قطعات با چند نام مختلف

مثلا یک قطعه یک بار با عنوان «پمپ لباسشویی»، بار دیگر «پمپ تخلیه» و بار سوم با شماره فنی ناقص ثبت می‌شود.

نتیجه، ایجاد چند رکورد برای یک قطعه است.

۲. تحویل قطعه بدون ثبت

این اتفاق یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای خراب شدن موجودی سیستم است.

۳. نگهداری قطعات معیوب در کنار قطعات سالم

اگر وضعیت قطعه مشخص نباشد، احتمال تحویل اشتباه افزایش پیدا می‌کند.

۴. خرید بر اساس حدس

وقتی خرید بر اساس «فکر می‌کنم این قطعه کم شده» انجام شود، سیستم موجودی نقش خود را از دست می‌دهد.

۵. نادیده گرفتن قطعات کم ‌مصرف

قطعه کم ‌مصرف همیشه نباید حذف شود. باید اهمیت آن، زمان تامین و امکان تهیه مجدد بررسی شود.

۶. نداشتن محل مشخص برای هر قطعه

وقتی یک قطعه امروز در قفسه A و فردا در قفسه C قرار بگیرد، آدرس‌ دهی عملا بی‌فایده می‌شود.

۷. جدا نکردن قطعات مربوط به تعمیرات باز

گاهی قطعه برای یک دستگاه خاص خریداری شده اما تا زمان نصب، بین موجودی عمومی قرار می‌گیرد. بهتر است قطعات رزروشده برای تعمیرات مشخص از موجودی آزاد جدا شوند.

۸. شمارش موجودی فقط هنگام بحران

اگر اختلاف موجودی فقط زمانی کشف شود که قطعه موردنیاز پیدا نمی‌شود، کنترل انبار دیر انجام شده است.

موجودی انبار را هر چند وقت یک بار چک کنیم؟

بهتر است به جای اینکه همه قطعات را فقط سالی یک بار بشمارید، از شمارش دوره‌ای یا Cycle Counting استفاده کنید.

در این روش همه اقلام لزوما با یک فاصله زمانی یکسان شمارش نمی‌شوند.

هدف این است که اختلاف موجودی زودتر پیدا شود.

اگر سیستم می‌گوید ۵ عدد قطعه دارید اما شمارش فیزیکی ۳ عدد نشان می‌دهد، فقط عدد را اصلاح نکنید. علت اختلاف را نیز بررسی کنید.

ممکن است:

• قطعه بدون ثبت تحویل شده باشد،
• قطعه مصرف شده اما در پرونده تعمیر ثبت نشده باشد،
• قطعه در محل دیگری قرار گرفته باشد،
• ثبت خرید اشتباه باشد،
• قطعه معیوب به موجودی سالم اضافه شده باشد.

چه شاخص‌هایی برای ارزیابی انبار تعمیرگاه مهم هستند؟

برای مدیریت انبار لازم نیست ده‌ها گزارش بسازید. چند شاخص کاربردی می‌تواند تصویر خوبی از وضعیت ارائه دهد.

• دقت موجودی: مقایسه موجودی ثبت‌شده با موجودی واقعی.
• تعداد کمبود قطعات: چند بار به دلیل نبود قطعه، تعمیر متوقف یا به زمان دیگری منتقل شده است؟
• ارزش موجودی راکد: چه مقدار سرمایه در قطعاتی قرار گرفته که گردش بسیار کمی دارند؟
• گردش قطعات: کدام قطعات بیشتر مصرف می‌شوند و کدام اقلام مدت زیادی بدون حرکت مانده‌اند؟
• زمان تامین: هر تامین‌ کننده برای رساندن قطعه چقدر زمان نیاز دارد؟
• خرید اضطراری: چند خرید به دلیل پیش‌بینی ضعیف یا کمبود ناگهانی انجام شده است؟
• اختلاف موجودی: چند بار موجودی واقعی با سیستم تفاوت داشته است؟
• مصرف قطعه به تفکیک تعمیر: کدام تعمیرات و مدل‌ها بیشترین مصرف قطعه را دارند؟

چطور یک سیستم عملی برای مدیریت انبار تعمیرگاه بسازیم؟

اگر انبار فعلی شما بی‌نظم است، لازم نیست از همان روز اول یک سیستم پیچیده ایجاد کنید.

یک مسیر اجرایی ساده‌تر به این صورت است:

1. برای هر قطعه نام، تعداد، وضعیت و محل فعلی را ثبت کنید،
2. رکوردهای تکراری را شناسایی کنید و نام‌گذاری واحدی ایجاد کنید،
3. قطعات سالم، معیوب، مرجوعی، قابل تست و اسقاطی را از هم جدا کنید،
4. برای قطعات شناسه مشخص ایجاد کنید،
5. برای قفسه‌ها، طبقات و باکس‌ها کد تعیین کنید،
6. برای قطعات مهم، حداقل موجودی و نقطه سفارش مشخص کنید،
7. هیچ قطعه‌ای بدون ثبت از انبار خارج نشود،
8. مشخص باشد قطعه برای کدام دستگاه و کدام پرونده تعمیر مصرف شده است،
9. اختلاف موجودی را در فاصله‌های مشخص بررسی کنید.

در پایان هر ماه چند سوال مشخص را هم بررسی کنید:

• کدام قطعات بیشترین مصرف را داشتند؟
• کدام قطعات تمام شدند؟
• کدام قطعات بیش از حد خریداری شدند؟
• چه مقدار موجودی راکد داریم؟
• کدام تامین‌ کننده تاخیر داشته است؟
• کدام قطعات بیشترین اختلاف موجودی را دارند؟
• چه تعمیراتی بیشترین هزینه قطعه را ایجاد کرده‌اند؟

با همین چرخه ساده، انبار از یک فضای نگهداری به یک منبع اطلاعات مدیریتی تبدیل می‌شود.

درمورد نحوه انبارداری تعمیرگاه از چه کسی مشاوره بگیریم؟

اگر تعداد قطعات کم است و یک نفر همه خرید، تحویل و ثبت آنها را انجام می‌دهد، ممکن است یک ساختار ساده اکسل و فرایندهای مشخص پاسخ‌گو باشد.

اما وقتی تعمیرگاه بزرگ‌تر می‌شود، مشکلات پیچیده‌تر می‌شوند.

در چنین شرایطی، باید فرایند خرید، انبار، تعمیر، تحویل قطعه، ثبت هزینه و کنترل عملکرد نیروها در کنار هم بررسی شود.

اگر برای طراحی یا بازبینی ساختار مدیریت تعمیرگاه به راهنمایی نیاز دارید، فرم دریافت مشاوره را پر کنید تا مهندس پاکراه در یک جلسه تخصصی شما را راهنمایی کند.

همچنین، ما در بخش معرفی بهترین‌ها، لیستی از بهترین تعمیرگاه‌ها را آماده کردیم. اگر می‌خواهید اسم تعمیرگاه شما هم در لیست برترین ها قرار بگیرد، با ما در ارتباط باشید.