تقریباً همه ما جلسه‌ای را تجربه کرده‌ایم که یک ساعت یا بیشتر طول کشیده، افراد زیادی صحبت کرده‌اند و در پایان هنوز معلوم نبوده است:
بالاخره چه تصمیمی گرفتیم و چه کسی باید چه کاری انجام دهد؟
از نگاه من، جلسه‌ای که فقط گفت‌وگوی خوبی در آن شکل گرفته الزاماً جلسه مؤثری نیست.
جلسه زمانی ارزشمند است که برای هدف مشخصی برگزار شود و در پایان بتوانیم بگوییم چه چیزی روشن شد، چه تصمیمی گرفتیم و قدم بعدی چیست.
بخش زیادی از مشکلات جلسات هم از داخل جلسه شروع نمی‌شود؛ از قبل از برگزاری آن شکل می‌گیرد.
جلسه‌ای که هدفش مشخص نیست، افراد اشتباهی به آن دعوت شده‌اند یا خروجی مورد انتظار ندارد، معمولاً در زمان اجرا هم از مسیر خارج میشود.
به همین دلیل من مدیریت یک جلسه مؤثر را در چهار مرحله می‌بینم:
- قبل از جلسه
- حین جلسه
- پایان جلسه
- پیگیری بعد از جلسه
در ادامه این مقاله از آکادمی پاکراه، بیشتر در مورد این موضوع با شما صحبت خواهیم کرد.
- جلسه مؤثر چیست؟
- قبل از برگزاری جلسه بپرسید: آیا اصلاً به جلسه نیاز داریم؟
- قبل از جلسه چه کارهایی باید انجام دهیم؟
- حین جلسه چگونه آن را مؤثر مدیریت کنیم؟
- جلسه چگونه باید تمام شود؟
- صورتجلسه باید چه چیزی داشته باشد؟
- بعد از جلسه چه کارهایی باید انجام دهیم؟
- جلسات تکرارشونده را هر چند وقت یک‌بار دوباره بررسی کنید
- اشتباهات رایج در جلسات سازمانی
- یک جلسه بد چگونه به یک جلسه مؤثر تبدیل میشود؟
- مشکل جلسات همیشه از خود جلسه نیست
- جلسه مؤثر باید سازمان را یک قدم جلو ببرد
جلسه مؤثر چیست؟
جلسه مؤثر، جلسه‌ای است که افراد مناسب برای رسیدن به یک هدف مشخص دور هم جمع میشوند و در زمان مناسب به یک خروجی قابل‌استفاده می‌رسند.
این خروجی بسته به نوع جلسه می‌تواند متفاوت باشد:
- تصمیم‌گیری؛
- حل یک مسئله؛
- هماهنگی بین افراد یا واحدها؛
- تعیین اقدامات بعدی؛
- بررسی عملکرد؛
- یا جمع‌آوری دیدگاه‌های لازم برای یک تصمیم.
بنابراین موفقیت جلسه را فقط با مدت آن نمی‌سنجیم.
ممکن است یک جلسه ۲۰ دقیقه‌ای مسئله مهمی را حل کند و یک جلسه ۹۰ دقیقه‌ای کاملا بی‌نتیجه باشد.
مهم این است که هزینه زمانی جلسه با ارزشی که ایجاد میکند متناسب باشد.
قبل از برگزاری جلسه بپرسید: آیا اصلاً به جلسه نیاز داریم؟
یکی از اشتباهات رایج در سازمان‌ها این است که جلسه به پاسخ پیش‌فرض هر مسئله‌ای تبدیل میشود.
- مشکلی پیش آمده؟ جلسه بگذاریم.
- گزارشی داریم؟ جلسه بگذاریم.
- می‌خواهیم چیزی را اطلاع‌رسانی کنیم؟ جلسه بگذاریم.
قبل از ارسال دعوت جلسه بهتر است یک سؤال ساده بپرسیم:
آیا برای رسیدن به این نتیجه واقعاً به حضور هم‌زمان چند نفر نیاز داریم؟
اگر هدف فقط انتقال اطلاعات است، شاید پیام، ایمیل، گزارش، داشبورد یا یک فایل مشترک همان نتیجه را با هزینه زمانی کمتری ایجاد کند.
اما وقتی به گفت‌وگوی دوطرفه، حل مسئله، تصمیم‌گیری، هماهنگی بین افراد یا بررسی اختلاف‌نظر نیاز داریم، جلسه می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.
جلسه نباید برای کارکنان تبدیل به کاری شود که زمان انجام کار اصلی‌شان را از آنها می‌گیرد.
قبل از جلسه چه کارهایی باید انجام دهیم؟
کیفیت جلسه تا حد زیادی قبل از شروع آن تعیین میشود. اگر هدف، افراد، اطلاعات و خروجی از قبل روشن باشند، مدیریت خود جلسه بسیار ساده‌تر خواهد شد.
۱. هدف و خروجی جلسه را مشخص کنید
«جلسه فروش» هدف نیست.
اما این جمله روشن‌تر است:
«بررسی علت افت فروش ماه گذشته و تصمیم درباره اقدامات اصلاحی.»
قبل از شروع باید بدانیم قرار است در پایان جلسه چه چیزی به دست آمده باشد.
هدف: پیدا کردن دلایل اصلی
خروجی: انتخاب اقدامات اصلاحی و مشخص‌کردن مسئول هر اقدام
هرچه خروجی روشن‌تر باشد، احتمال حاشیه‌رفتن جلسه کمتر میشود.
۲. فقط افراد ضروری را دعوت کنید
حضور افراد بیشتر الزاماً جلسه را بهتر نمی‌کند.
قبل از دعوت هر فرد باید بدانیم چرا حضور او لازم است.
ممکن است فرد:
- تصمیم‌گیرنده باشد؛
- اطلاعات مهمی داشته باشد؛
- نظر تخصصی ارائه کند؛
- یا مسئول اجرای تصمیم باشد.
اما اگر قرار است فقط «در جریان باشد»، شاید بتوان نتیجه جلسه را بعداً برای او ارسال کرد.
۳. دستور جلسه یا Agenda داشته باشید
دستور جلسه نباید فقط چنین فهرستی باشد:
- فروش
- تبلیغات
- منابع انسانی
- مشکلات
اینها فقط موضوع هستند.
Agenda بهتر است تا حد امکان مشخص کند:
- درباره چه چیزی صحبت می‌کنیم؟
- هدف از طرح آن چیست؟
- چه کسی موضوع را ارائه میکند؟
- چقدر زمان برای آن داریم؟
- و خروجی مورد انتظار چیست؟
این ساختار کمک میکند شرکت‌کنندگان هم بدانند برای چه چیزی باید آماده شوند.
۴. اطلاعات لازم را قبل از جلسه ارسال کنید
اگر قرار است درباره یک گزارش تصمیم بگیریم، جلسه زمان مناسبی برای اولین‌بار دیدن آن نیست.
اطلاعاتی که امکان مطالعه قبلی دارند بهتر است پیش از جلسه در اختیار افراد قرار بگیرند تا زمان جلسه صرف:
تحلیل، سؤال، اختلاف‌نظر و تصمیم
شود؛ نه خواندن اطلاعات.
البته فقط ارسال فایل کافی نیست. بهتر است مشخص کنیم:
کدام بخش را بخوانید و قرار است درباره چه سؤالی تصمیم بگیریم.
۵. زمان را متناسب با موضوع تعیین کنید
خیلی از جلسات فقط به این دلیل یک ساعت طول می‌کشند که تقویم به‌صورت پیش‌فرض روی ۶۰ دقیقه تنظیم شده است.
اگر موضوع در ۲۰ دقیقه قابل‌حل است، نباید یک ساعت برای آن در نظر گرفت.
در مقابل، مسئله پیچیده‌ای که نیاز به بررسی واقعی دارد را هم نباید صرفاً برای کوتاه‌شدن جلسه نیمه‌کاره رها کرد.
حین جلسه چگونه آن را مؤثر مدیریت کنیم؟
حتی جلسه‌ای که خوب طراحی شده، اگر درست هدایت نشود می‌تواند از مسیر خارج شود. در زمان اجرا باید تعادل بین گفت‌وگوی آزاد، کنترل زمان و رسیدن به نتیجه حفظ شود.
۱. جلسه را با یادآوری هدف شروع کنید
جلسه باید سر وقت آغاز شود و در همان ابتدا خیلی کوتاه روشن شود:
چرا اینجا هستیم و قرار است با چه خروجی‌ای جلسه را تمام کنیم؟
این جمله ساده در ادامه جلسه تبدیل به معیار کنترل بحث میشود.
اگر گفتگو از مسیر خارج شد می‌توان پرسید:
«این موضوع به هدف جلسه امروز مرتبط است؟»
۲. زمان هر موضوع را مدیریت کنید
بعضی جلسات به این دلیل طولانی میشوند که اولین موضوع تمام زمان را مصرف میکند و موضوعات اصلی بدون تصمیم باقی می‌مانند.
برای بخشهای مهم زمان تقریبی در نظر بگیرید.
اگر موضوع جدید و مهمی مطرح شد که ارتباط مستقیمی با هدف فعلی ندارد، آن را ثبت کنید و برای بررسی جداگانه تصمیم بگیرید.
لازم نیست هر مسئله‌ای که در جلسه مطرح شد همان لحظه حل شود.
۳. اجازه ندهید جلسه در اختیار چند نفر قرار بگیرد
حضور در جلسه به معنی مشارکت نیست.
گاهی مدیر یا چند نفر پرحرف بیشتر زمان را در اختیار می‌گیرند و دیگران صرفاً شنونده میشوند.
این موضوع زمانی خطرناک‌تر است که افراد ساکت اطلاعات مهمی داشته باشند.
به‌جای اینکه فقط بپرسیم:
«کسی نظری ندارد؟»
می‌توان مستقیماً از فرد مرتبط پرسید:
«تو در اجرای این تصمیم چه مشکلی می‌بینی؟»
مدیر جلسه باید مطمئن شود از تخصص افراد حاضر واقعاً استفاده شده است.
۴. اجازه مخالفت بدهید
اگر کارکنان یاد بگیرند مخالفت با مدیر برایشان هزینه دارد، بعد از مدتی جلسات بسیار آرامی خواهید داشت؛ اما الزاماً تصمیم‌های خوبی نخواهید داشت.
ممکن است همه در جلسه سکوت کنند و بعد بیرون از جلسه بگویند:
«این تصمیم از اول هم اشتباه بود.»
اگر فردی دلیل منطقی برای مخالفت دارد، بهتر است همان‌جا مطرح شود.
مدیر باید میان:
مخالفت با نظر
و
بی‌احترامی به فرد
تفاوت قائل شود.
اگر از افراد برای مشارکت در تصمیم دعوت کرده‌ایم، باید ظرفیت شنیدن دیدگاه متفاوت را هم داشته باشیم.
۵. مشخص کنید تصمیم نهایی با چه کسی است
یکی از دلایل بی‌نتیجه‌ماندن جلسات این است که همه درباره موضوع صحبت می‌کنند، اما هیچ‌کس نمی‌داند چه کسی قرار است تصمیم نهایی را بگیرد.
در نتیجه جلسه با چنین جمله‌هایی تمام میشود:
«بیشتر بررسی کنیم.»
«بعداً تصمیم می‌گیریم.»
«باید با فلانی هم هماهنگ کنیم.»
در جلسات تصمیم‌گیری باید روشن باشد:
- چه کسی تصمیم می‌گیرد،
- چه کسی مشورت می‌دهد
- و چه کسی قرار است تصمیم را اجرا کند.
همه شرکت‌کنندگان الزاماً نقش یکسانی ندارند.
جلسه چگونه باید تمام شود؟
چند دقیقه پایانی جلسه بسیار مهم‌اند. پیش از اینکه افراد جلسه را ترک کنند باید مطمئن شویم برداشت مشترکی از تصمیمها و اقدامات بعدی وجود دارد.
۱. تصمیمها را مرور کنید
در پایان خیلی کوتاه بگویید چه تصمیم‌هایی گرفته شده است.
اگر کسی برداشت متفاوتی داشته باشد، همان لحظه مشخص میشود.
۲. اقدام بعدی را مشخص کنید
گفت‌وگو با اقدام تفاوت دارد.
اینکه یک ساعت درباره افزایش شکایت مشتری صحبت کرده‌ایم، Action Item محسوب نمی‌شود.
اقدام یعنی:
«۵۰ شکایت اخیر بررسی و دلایل اصلی دسته‌بندی شود.»
۳. برای هر اقدام یک مسئول و موعد تعیین کنید
نگوییم:
«واحد فروش بررسی کند.»
مشخص‌تر بگوییم:
«مدیر فروش تا دوشنبه علت افت نرخ تبدیل را بررسی و گزارش کند.»
هر اقدام باید حداقل سه جزء داشته باشد:
- کار مشخص + مسئول مشخص + Deadline
اگر یکی از این سه مورد وجود نداشته باشد، احتمال اینکه اقدام بین کارهای روزمره گم شود بیشتر است.
صورتجلسه باید چه چیزی داشته باشد؟
صورتجلسه قرار نیست نسخه مکتوب تمام حرف‌هایی باشد که در جلسه زده شده است.
در بیشتر جلسات کاری کافی است موارد اصلی ثبت شوند:
- موضوع جلسه؛
- افراد حاضر؛
- تصمیمها؛
- اقدامات بعدی؛
- مسئول هر اقدام؛
- موعد انجام؛
- و در صورت نیاز، نکته مهمی که باید بعداً به آن رجوع شود.
هدف صورتجلسه این است که اگر یک هفته بعد پرسیدیم:
«در این جلسه چه تصمیمی گرفتیم؟»
پاسخ روشن باشد.
اگر صورتجلسه آن‌قدر طولانی باشد که هیچ‌کس بعداً آن را نخواند، کارکرد اصلی خود را از دست داده است.
بعد از جلسه چه کارهایی باید انجام دهیم؟
جلسه با خارج‌شدن افراد از اتاق تمام نمی‌شود. ارزش واقعی بسیاری از جلسات در روزهای بعد و هنگام اجرای تصمیمها مشخص میشود.
۱. خروجی جلسه را سریع در اختیار افراد قرار دهید
لازم نیست گزارش پیچیده‌ای تهیه شود.
تصمیمها، اقدامات، مسئولان و موعدها باید برای افراد مرتبط روشن و قابل‌دسترسی باشند.
۲. اقدامات را تا رسیدن به نتیجه پیگیری کنید
ثبت Action Item کافی نیست.
باید بدانیم:
- انجام شده است؟
- در حال انجام است؟
- تأخیر دارد؟
- مانعی برای اجرا وجود دارد؟
این پیگیری نباید تبدیل به میکرومنیجمنت شود. هدف فقط این است که تصمیم جلسه در بین کارهای روزانه فراموش نشود.
۳. اقدامات جلسه قبل را در جلسه بعد بررسی کنید
اگر جلسه هفتگی یا ماهانه است، قبل از ایجاد ده مصوبه جدید، بهتر است ببینیم تصمیم‌های قبلی چه شدند.
اگر مرتب همان موضوعات جلسه قبل را دوباره مطرح می‌کنیم، احتمالاً مشکل در یکی از این موارد است:
- مسئول مشخص نیست،
- Deadline نداریم،
- پیگیری انجام نمی‌شود
- یا تصمیم قابلیت اجرا ندارد.
جلسات تکرارشونده را هر چند وقت یک‌بار دوباره بررسی کنید
بعضی جلسات فقط به یک دلیل ادامه پیدا می‌کنند:
- «همیشه سه‌شنبه‌ها این جلسه را داشته‌ایم.»
اما شاید مسئله‌ای که باعث ایجاد آن جلسه شده دیگر وجود نداشته باشد یا بتوان همان هدف را با روش ساده‌تری تأمین کرد.
هر جلسه تکرارشونده را هر چند وقت یک‌بار ارزیابی کنید:
- هنوز هدف مشخصی دارد؟
- افراد مناسبی در آن حضور دارند؟
- خروجی ایجاد میکند؟
- این تعداد دفعات لازم است؟
- می‌توان بخشی از آن را بدون جلسه انجام داد؟
- می‌توان مدت یا تعداد شرکت‌کنندگان را کاهش داد؟
اگر کارکنان از جلسه‌ای به جلسه دیگر می‌روند و برای انجام کار اصلی خود زمان ندارند، شاید مشکل فقط «مدیریت زمان کارکنان» نباشد؛ سیستم جلسات سازمان نیاز به بازنگری دارد.
اشتباهات رایج در جلسات سازمانی
جلسات بی‌نتیجه معمولاً با یک اشتباه بزرگ خراب نمی‌شوند؛ مجموعه‌ای از خطاهای کوچک باعث میشوند زمان زیادی مصرف شود و خروجی مشخصی ایجاد نشود.
۱. جلسه بدون هدف برگزار میشود
همه می‌دانند درباره چه موضوعی قرار است صحبت کنند، اما نمی‌دانند چرا.
۲. جلسه برای اطلاع‌رسانی ساده تشکیل میشود
افراد زمانی را در جلسه صرف چیزی می‌کنند که می‌توانستند در چند دقیقه بخوانند.
۳. افراد غیرضروری دعوت میشوند
برخی فقط برای اینکه «در جریان باشند» در جلسه حضور دارند.
۴. شرکت‌کنندگان آماده نیستند
بخش زیادی از زمان صرف توضیح اطلاعاتی میشود که باید قبل از جلسه مطالعه می‌شد.
۵. بحث از موضوع اصلی خارج میشود
موضوعات فرعی یکی پس از دیگری مطرح میشوند و Agenda عملاً کنار گذاشته میشود.
۶. چند نفر تمام جلسه را در اختیار می‌گیرند
در نتیجه از دانش بخش دیگری از افراد حاضر استفاده نمی‌شود.
۷. هیچ‌کس اختیار تصمیم‌گیری ندارد
همه نظر می‌دهند اما در پایان کسی تصمیم نمی‌گیرد.
۸. اقدامات مبهم هستند
جمله‌هایی مانند «واحد مربوطه پیگیری کند» خیلی راحت فراموش میشوند.
۹. صورتجلسه فقط برای آرشیو نوشته میشود
تصمیمها ثبت میشوند اما هیچ‌کس برای اجرا به آنها مراجعه نمی‌کند.
۱۰. مصوبات پیگیری نمی‌شوند
همان مسئله چند هفته بعد دوباره به جلسه برمی‌گردد.
یک جلسه بد چگونه به یک جلسه مؤثر تبدیل میشود؟
با یک مثال ساده می‌توان تفاوت میان «جلسه برای صحبت‌کردن» و «جلسه برای پیشبرد کار» را بهتر دید.
جلسه بد
فرض کنید شکایت مشتریان یک شرکت در یک ماه گذشته افزایش پیدا کرده است.
مدیر می‌گوید:
«بچه‌ها شکایت‌ها زیاد شده، ببینیم مشکل چیه.»
چند مدیر و کارشناس وارد جلسه میشوند.
هرکس درباره تجربه خودش صحبت میکند. بحث از شکایت به قیمت، تبلیغات، نیروها و مشکلات قدیمی مجموعه کشیده میشود.
بعد از یک ساعت و نیم مدیر می‌گوید:
«خب این موارد رو بررسی کنید تا جلسه بعد ببینیم چی می‌شه.»
جلسه تمام میشود، اما:
- علت مشخصی نداریم؛
- تصمیم مشخصی نداریم؛
- مسئول نداریم؛
- و موعدی هم تعیین نشده است.
همان جلسه به شکل مؤثر
از ابتدا هدف مشخص میشود:
هدف: شناسایی سه علت اصلی افزایش شکایت مشتریان و تعیین اقدام اصلاحی برای هرکدام.
قبل از جلسه، گزارش شکایت‌ها دسته‌بندی و برای افراد ارسال میشود.
در جلسه:
- ۱داده‌ها مرور میشوند.
- دلایل اصلی مشخص میشوند.
- برای هر علت یک اقدام انتخاب میشود.
- مسئول هر اقدام مشخص میشود.
- Deadline تعیین میشود.
مسئول: سرپرست پشتیبانی
مهلت: سه‌شنبه
جلسه بعدی هم برای تکرار همان بحث نیست؛ برای بررسی نتیجه اقدامات برگزار میشود.
مشکل جلسات همیشه از خود جلسه نیست
گاهی Agenda داریم، زمان را مدیریت می‌کنیم و صورتجلسه هم نوشته میشود، اما جلسات همچنان بی‌نتیجه هستند.
در چنین شرایطی ممکن است مسئله عمیق‌تر باشد:
- معلوم نیست چه کسی اختیار تصمیم دارد؛
- شرح مسئولیت‌ها مبهم است؛
- مدیران از پذیرش مسئولیت تصمیم می‌ترسند؛
- کارکنان نمی‌توانند آزادانه مخالفت کنند؛
- واحدها نسبت به نتیجه پاسخ‌گو نیستند؛
- یا تصمیمها دائماً تغییر می‌کنند.
اینجاست که موضوع از «مدیریت جلسه» فراتر می‌رود و به سیستم مدیریت و منابع انسانی سازمان مرتبط میشود.
در فرایند مشاوره منابع انسانی نیز وقتی می‌بینم یک سازمان دائماً جلسه برگزار میکند اما همان مسائل مرتب تکرار میشوند، فقط به Agenda و صورتجلسه نگاه نمی‌کنم. باید بررسی شود آیا نقش‌ها، اختیارات، پاسخ‌گویی و فرایند تصمیم‌گیری در سازمان روشن هستند یا خیر.
گاهی جلسه بد فقط نشانه یک سیستم مدیریتی ناکارآمد است.
جلسه مؤثر باید سازمان را یک قدم جلو ببرد
برای ارزیابی یک جلسه لازم نیست معیار پیچیده‌ای داشته باشیم.
در پایان کافی است بپرسیم:
چرا این جلسه برگزار شد؟
چه تصمیمی گرفتیم؟
قدم بعدی چیست؟
چه کسی مسئول آن است؟
تا چه زمانی؟
اگر نتوانیم به این سؤال‌ها پاسخ دهیم، احتمالاً جلسه بیشتر از آنکه کار را جلو ببرد، فقط زمان افراد را مصرف کرده است.
جلسه مؤثر الزاماً جلسه‌ای نیست که همه در پایان درباره همه‌چیز توافق داشته باشند.
جلسه مؤثر جلسه‌ای است که ابهام را کمتر و حرکت سازمان را بیشتر کند.
مسیر آن هم ساده است:
- هدف → گفت‌وگوی متمرکز → تصمیم → اقدام → مسئول → موعد → پیگیری
وقتی این زنجیره شکل بگیرد، جلسه از یک هزینه زمانی به ابزاری برای تصمیم‌گیری و پیشبرد کار تبدیل میشود.
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه به‌صورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنمایی‌تان کنند.
مشاوره آنلاین