اگر کسبوکارتون رو خودتون راه انداخته باشید، احتمالاً یه دورهای رو تجربه میکنید که تقریباً همهکارهاید؛ از فروش و پاسخگویی به مشتری گرفته تا تولید، بازاریابی، پیگیری کارها و حتی کارهای اجرایی روزمره.
اما یه جایی حجم کار بالا میره و این سؤال جدی ایجاد میشه:
از کجا بفهمم زمان استخدام اولین کارمند رسیده؟ و اگر وقت استخدامه، اولین نیرو رو برای چه کاری بگیرم؟
در این اپیزود از پاکار، ایمان پاکراه درباره همین نقطه از رشد کسبوکار صحبت میکنه؛ جایی که باید تصمیم بگیرید همچنان همه کارها رو خودتون انجام بدید یا کمکم تیمسازی رو شروع کنید.
زیاد بودن کار بهتنهایی دلیل کافی برای استخدام نیست. اول باید مطمئن بشید مشکل واقعاً کمبود نیروی انسانیه، نه بینظمی، اولویتبندی اشتباه یا فرایند ضعیف.
اگر کارهای مهم بهصورت مداوم عقب میافتن، به دلیل کمبود ظرفیت مشتری یا سفارش از دست میدید، خودتون تبدیل به گلوگاه کسبوکار شدید و با آزاد شدن بخشی از زمانتون میتونید روی کار ارزشمندتری تمرکز کنید، استخدام میتونه منطقی باشه.
اما اولین نیرو برای همه کسبوکارها یکسان نیست. ممکنه نیروی اجرایی لازم داشته باشید، ممکنه متخصص یا حتی مدیر. این تصمیم به مدل کسبوکار، شخصیت خودتون، مهارتهاتون، منابع مالی و اولویت فعلی کسبوکار بستگی داره.
ضمن اینکه هر نیاز کاری هم الزاماً به استخدام تماموقت ختم نمیشه؛ در بعضی موقعیتها فریلنسر، نیروی پارهوقت، دورکار یا برونسپاری انتخاب منطقیتریه.
از کجا بفهمیم زمان استخدام اولین کارمند رسیده؟
یکی از واضحترین نشونهها اینه که تقریباً هر روز با یک لیست طولانی از کارها شروع میکنید ولی در پایان روز، بخشی از کارهای مهم همچنان باقی مونده.
البته منظور یک روز شلوغ یا یک هفته خاص نیست.
اگر این اتفاق دائماً تکرار میشه، باید بررسی کنید که آیا ظرفیت شخصی شما دیگه برای حجم فعلی کسبوکار کافی هست یا نه.
مثلاً:
- پاسخ مشتریها دائماً عقب میفته.
- سفارش دارید اما ظرفیت اجرای همه اونها رو ندارید.
- کارهای مهم توسعه کسبوکار ماههاست عقب افتاده.
- ایده دارید اما زمان اجرای اونها رو ندارید.
- فرصت فروش وجود داره اما توان پاسخگویی ندارید.
- بیشتر وقتتون صرف کارهایی میشه که الزاماً نیاز نیست شخصاً انجامشون بدید.
اینجا باید یه سؤال مهم از خودتون بپرسید:
آیا خود من تبدیل به گلوگاه کسبوکار شدم؟
تا وقتی همه کارها باید از خود شما رد بشه، ظرفیت کسبوکار هم تا حد زیادی به ظرفیت زمانی و ذهنی خودتون محدود میمونه.
رد کردن مشتری به دلیل کمبود ظرفیت، نشانه نیاز به استخدام است؟
در خیلی از مواقع، بله.
وقتی مشتری یا سفارش وجود داره اما نمیتونید قبولش کنید، موضوع فقط شلوغ بودن نیست.
اینجا کمبود ظرفیت مستقیماً میتونه باعث از دست رفتن درآمد بشه.
البته باید بررسی کنید این وضعیت موقتیه یا نه.
اگر فقط یک پیک فروش کوتاهمدت دارید، مثلاً شب عید یا بعد از یک کمپین، شاید هنوز استخدام دائمی لازم نباشه.
اما اگر بهصورت مستمر به خاطر کمبود ظرفیت مشتری رد میکنید، این یک سیگنال جدی برای توسعه تیمه.
آیا هر وقت کار زیاد شد باید نیرو استخدام کنیم؟
نه.
گاهی مسئله واقعاً کمبود نیرو نیست؛ مشکل از فرایند بد، بینظمی یا اولویتبندی اشتباهه.
قبل از استخدام ببینید:
- اولویت کارها مشخصه؟
- کارهای غیرضروری رو حذف کردید؟
- بعضی کارها قابل اتوماسیون نیستن؟
- بخشی از کار قابل برونسپاری نیست؟
- کارها درست بین زمانهای مختلف تقسیم شدن؟
- حجم کار واقعاً پایدار شده یا فقط وارد یک پیک موقت شدید؟
قرار نیست هر مشکلی در کسبوکار رو با اضافه کردن نیروی انسانی حل کنیم.
اولین کارمند را برای چه کاری استخدام کنیم؟
جواب ثابتی وجود نداره.
من نمیتونم بگم اولین کارمند همه کسبوکارها باید فروشنده، ادمین، اپراتور یا حسابدار باشه.
قبل از هر چیز باید مشخص کنید کدوم گلوگاه اگر از دوش شما برداشته بشه، بیشترین ظرفیت رو برای رشد آزاد میکنه.
بهطور کلی سه مسیر بیشتر دیده میشه.
استخدام نیروی اجرایی برای کارهای تکرارشونده
گاهی بخش زیادی از وقت صاحب کسبوکار صرف کارهای سادهتر و تکراری میشه.
مثل:
- پاسخگویی
- پشتیبانی
- هماهنگی
- اپراتوری
- پیگیریهای روزمره
- بخشی از کارهای ادمینی
اینجا ممکنه اولین استخدام، کسی باشه که بخشی از این بار اجرایی رو از دوش شما برداره.
استخدام متخصص
گاهی مسئله کمبود زمان نیست؛ کمبود تخصصه.
اینجا منطقیه بهجای اینکه خودتون همهچیز رو نصفهونیمه یاد بگیرید، یک متخصص وارد کار بشه.
استخدام مدیر یا فردی برای ساخت بخشی از تیم
در بعضی مدلهای کسبوکار، مخصوصاً وقتی سرمایه و منابع مالی بیشتری وجود داره، ممکنه اولین استخدام از جنس نیروی اجرایی نباشه.
پس نسخه واحدی وجود نداره.
شخصیت صاحب کسبوکار چه تأثیری روی اولین استخدام دارد؟
این موضوع فقط به نیاز کسبوکار مربوط نیست.
خود شما هم بخشی از معادلهاید.
دو صاحب کسبوکار میتونن دقیقاً در یک بازار فعالیت کنن اما اولین استخدام مناسبشون متفاوت باشه.
یه نفر چندمهارتهست، دوست داره در اجرا حضور داشته باشه، فروش و بازاریابی رو میفهمه و ترجیح میده کمکم تیم رو از پایین بسازه.
یه نفر دیگه سرمایه و توان مدیریتی خوبی داره اما نمیخواد خودش درگیر تمام جزئیات اجرایی بشه؛ احتمالاً مدل تیمسازی متفاوتی براش منطقیه.
و ممکنه شخص دیگهای یک تخصص اصلی بسیار ارزشمند داشته باشه.
در این شرایط شاید منطقی باشه بخشهای جانبی رو سریعتر واگذار کنه تا زمان خودش رو دوباره روی همون تخصصی بذاره که بیشترین ارزش رو برای کسبوکار ایجاد میکنه.
پس قبل از اولین استخدام فقط نپرسید:
کسبوکار من چه نیرویی لازم داره؟
این رو هم بپرسید:
من کجا بیشترین ارزش رو برای کسبوکار ایجاد میکنم؟
اگر کاری را واگذار کنم، با زمان آزادشده چه میکنم؟
این سؤال یکی از مهمترین معیارهای تصمیمگیریه.
فرض کنید استخدام یک نفر روزانه دو ساعت از وقت شما رو آزاد میکنه.
حالا سؤال اینه:
این دو ساعت قراره کجا مصرف بشه؟
اگر اون زمان رو صرف فروش، مذاکره، توسعه محصول، بازاریابی، استراتژی یا کاری میکنید که ارزش بیشتری برای کسبوکار ایجاد میکنه، استخدام میتونه تصمیم خوبی باشه.
اما اگر فقط میخواید یک کار رو از خودتون دور کنید بدون اینکه بدونید با زمان آزادشده چه میکنید، شاید هنوز زمان یا اولویت استخدام مشخص نشده باشه.
آیا از نظر مالی برای استخدام آمادهاید؟
نیاز داشتن به نیروی انسانی با توان استخدام نیروی انسانی فرق داره.
ممکنه واقعاً کار زیاد باشه، اما در این مرحله سرمایه شما جای مهمتری لازم باشه.
مثلاً:
- تبلیغات
- تأمین کالا
- تولید محصول
- موجودی انبار
- تجهیزات
- سرمایه در گردش
باید بررسی کنید پولی که برای استخدام صرف میکنید، در مقایسه با سایر نیازهای فعلی کسبوکار چه اولویتی داره.
از خودتون بپرسید:
اگر این پول رو برای استخدام خرج نکنم، بهترین استفاده دیگهای که میتونم ازش بکنم چیه؟
و در مقابل:
اگر استخدام نکنم، چه درآمد یا ظرفیتی رو از دست میدم؟
هزینه استخدام فقط حقوق نیست
یکی از اشتباهات رایج اینه که هزینه نیروی انسانی رو فقط با حقوق ماهانه بسنجیم.
در حالی که استخدام میتونه هزینههای دیگهای هم داشته باشه؛ مثل:
- بیمه
- سنوات
- ابزار کار
- آموزش
- زمان مدیریتی
- نگهداشت نیرو
- هزینههای اجرایی مرتبط با اون موقعیت شغلی
اگر استخدام یک نفر باعث میشه از همون ماه اول نگران حقوق ماه بعدش باشید، شاید هنوز از نظر مالی آماده اون استخدام نباشید.
البته این یک قانون قطعی برای همه نیست.
ریسکپذیری افراد و مدل کسبوکارها متفاوته، اما اضافه شدن یک نیروی جدید یعنی اضافه شدن یک تعهد مستمر.
اولین نیرو حتماً باید تماموقت باشد؟
نه.
گاهی اصلاً منطقی نیست برای کاری که حجم کمی داره، یک نیروی تماموقت استخدام کنید.
ممکنه گزینههای دیگه مناسبتر باشن:
- فریلنسر
- نیروی پارهوقت
- همکاری پروژهای
- دورکاری
- برونسپاری
اما انتخاب مدل همکاری باید بر اساس ماهیت خود کار باشه.
اگر کار نیاز به حضور دائمی، هماهنگی لحظهای یا نظارت حضوری داره، طبیعیه که مدل داخل تیم مناسبتر باشه.
پس سؤال درست این نیست:
کارمند حضوری بهتره یا فریلنسر؟
سؤال درست اینه:
این موقعیت شغلی برای درست انجام شدن به چه نوع همکاری نیاز داره؟
آیا اولین کارمند میتواند چند کار را همزمان انجام دهد؟
بله؛ اما با یک شرط مهم.
در شروع یک کسبوکار ممکنه حجم پاسخگویی و ادمینی اونقدر کم باشه که یک نفر بتونه هر دو رو انجام بده.
نیازی نیست از روز اول برای هر تسک یک نفر جداگانه استخدام کنید.
اما نباید صرفاً برای کاهش هزینه، مجموعهای از وظایف نامرتبط رو روی یک نفر بریزید.
با رشد کسبوکار و افزایش حجم کار، ممکنه لازم باشه این نقشها کمکم از هم تفکیک بشن.
قبل از استخدام حجم کار را بشناسید
یکی از دلایلی که صاحب کسبوکار در شروع مسیر باید خودش با بخشهای مختلف کسبوکار درگیر بشه همینه.
وقتی خودتون کاری رو انجام دادید، بهتر میفهمید:
- روزانه چقدر زمان میبره؟
- در چه ساعتهایی حجم کار بیشتره؟
- آیا یک نفر تماموقت لازمه؟
- آیا پارهوقت کافیه؟
- آیا کار پروژهایه؟
- آیا فقط چند روز در هفته نیاز دارید؟
بدون شناخت حجم واقعی کار ممکنه یک نیروی تماموقت بگیرید در حالی که حجم کار واقعی، نصف اون ظرفیته.
در آن موقعیت سرعت مهمتر است یا کیفیت؟
همه نقشها رو نباید با یک معیار بررسی کرد.
- در بعضی کارها سرعت پاسخگویی اهمیت بیشتری داره.
- در بعضی موقعیتها اشتباه میتونه هزینه زیادی ایجاد کنه و دقت و کیفیت مهمتره.
قبل از تعریف نقش باید مشخص کنید:
- من از این موقعیت چه خروجیای میخوام و مهمترین معیار اون چیه؟
این موضوع بعداً روی سیستم، حجم کار و نحوه مدیریت اون نقش هم تأثیر میذاره.
پیک فروش به معنی نیاز دائمی به نیروی جدید نیست
فرض کنید بهخاطر شب عید، یک کمپین یا شرایط فصلی، فروش شما چند برابر شده.
این الزاماً به این معنی نیست که باید یک نیروی دائمی استخدام کنید.
اول ببینید آیا این حجم کار موقتیه یا تبدیل به روند جدید کسبوکار شده.
در یک پیک موقت ممکنه گزینههایی مثل:
- اضافهکاری
- نیروی موقت
- پارهوقت
- برونسپاری
جواب بدن.
اما وقتی افزایش تقاضا پایدار شده و ظرفیت فعلی دائماً جواب نمیده، داستان فرق میکنه.
«هیچکس مثل خودم کار نمیکند»؛ پس چطور کار را واگذار کنم؟
این جمله رو خیلی از صاحبین کسبوکار میگن.
ممکنه واقعاً هیچ کارمندی دقیقاً به اندازه صاحب کسبوکار دغدغه مالکانه نداشته باشه.
اما اگر همهچیز به خود شما وابسته باشه، توسعه کسبوکار بسیار سخت میشه.
خیلی وقتها مسئله این نیست که هیچکس نمیتونه مثل شما کار کنه.
مسئله اینه که همه چیز فقط داخل ذهن شما قرار داره.
اگر فرایند، دستورالعمل و پاسخ موقعیتهای پرتکرار مشخص نباشه، طبیعیه که نیروی جدید برای هر مسئلهای دوباره سراغ شما بیاد.
قبل از اولین استخدام، کسبوکار را تا حد ممکن سیستمسازی کنید
وقتی از سیستم صحبت میکنیم، لزوماً منظور یک ساختار پیچیده نیست.
برای مثال مشخص کنید:
اگر این اتفاق افتاد، چه کاری انجام بشه؟
اگر نیفتاد، مسیر بعدی چیه؟
در واقع برای موقعیتهای پرتکرار یک منطق ساده داشته باشید:
اگر این اتفاق افتاد، این کار را انجام بده.
اگر این اتفاق نیفتاد، مسیر بعدی را انجام بده.
این تجربهها باید کمکم مستند بشن و با اتفاقهای جدید هم بهروز بشن.
تفویض اختیار؛ چیزی که خیلیها بعد از استخدام فراموش میکنند
اگر نیروی شما برای هر تصمیم کوچیکی مجبور باشه از شما اجازه بگیره، در واقع هنوز خودتون اون کار رو انجام میدید؛ فقط یک واسطه بین شما و کار اضافه شده.
باید مشخص باشه:
- این فرد تا کجا میتونه خودش تصمیم بگیره؟
- چه موقع باید شما رو درگیر کنه؟
- در چه موضوعاتی اختیار کامل داره؟
اگر این مرزها مشخص نباشه، استخدام لزوماً زمان شما رو آزاد نمیکنه.
قبل از استخدام بدانید دقیقاً چه خروجیای میخواهید
قبل از ورود نیروی جدید باید حداقل جواب این سؤالها روشن باشه:
- این نقش دقیقاً چه خروجیای باید ایجاد کنه؟
- چه زمانی باید کار رو تحویل بده؟
- آیا گزارش لازم داره؟
- چه کسی خروجی رو بررسی میکنه؟
- ددلاینها بر چه اساسی تعیین شدن؟
لازم نیست قبل از اولین استخدام یک سیستم منابع انسانی پیچیده داشته باشید.
اما اگر حتی ندانید از این نقش چه انتظاری دارید، بعداً نمیتونید بفهمید آیا استخدام شما واقعاً مسئله کسبوکار رو حل کرده یا نه.
دیر استخدام کردن چه آسیبی به کسبوکار میزند؟
یکی از مشکلات اینه که خیلی از مدیرها وقتی به استخدام فکر میکنن که دیگه کاملاً گرفتار شدن.
انقدر کار زیاده که حتی زمان کافی برای برنامهریزی جذب نیروی جدید هم ندارن.
اینجاست که احتمال تصمیم عجولانه بالا میره.
اگر خیلی دیر اقدام کردید، حتی ممکنه منطقی باشه چند روز سرعت بعضی فعالیتها رو کمتر کنید و برای ساخت نقش و شروع تیمسازی وقت واقعی بذارید.
چون یک تصمیم اشتباه در استخدام میتونه علاوه بر هزینه مالی، زمان و انرژی زیادی از شما بگیره.
قبل از استخدام اولین کارمند چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
اگر هنوز نمیدونید زمان استخدام اولین نیروی کسبوکارتون رسیده یا نه، این سؤالها میتونن کمک کنن:
۱. آیا کارهای مهمم دائماً عقب میافتن؟
۲. آیا خودم به گلوگاه کسبوکار تبدیل شدم؟
۳. آیا این حجم کار پایدار شده یا فقط یک پیک موقته؟
۴. آیا به دلیل کمبود ظرفیت مشتری یا سفارش از دست میدم؟
۵. اگر این کار رو واگذار کنم، زمان آزادشده رو کجا صرف میکنم؟
۶. اولین نقش باید اجرایی، تخصصی یا مدیریتی باشه؟
۷. شخصیت و مدل کاری خود من با چه نوع ساخت تیمی سازگاره؟
۸. آیا منابع مالی لازم برای این تعهد رو دارم؟
۹. آیا واقعاً به نیروی تماموقت نیاز دارم یا فریلنسر، پارهوقت یا برونسپاری کافیه؟
۱۰. آیا دقیقاً میدونم از این نقش چه خروجیای میخوام؟
اگر هنوز برای چند سؤال جواب روشنی ندارید، بهتره قبل از انتشار آگهی استخدام، اول همین بخشها رو مشخص کنید.
چه زمانی برای کسبوکار نیروی جدید استخدام کنیم؟
اگر بخوایم ساده جواب بدیم، زمان استخدام وقتی رسیده که کمبود ظرفیت بهصورت مداوم داره جلوی رشد کسبوکارتون رو میگیره، بخشی از کارها باید از دوش شما برداشته بشه و میدونید با زمان آزادشده قراره کجا ارزش بیشتری ایجاد کنید.
از طرف دیگه باید بدونید دقیقاً چه نقشی لازم دارید، توان مالی نگهداشت اون نقش رو دارید و آیا واقعاً استخدام تماموقت بهترین مدل همکاریه یا نه.
- هدف اولین استخدام این نیست که فقط سرتون خلوتتر بشه.
- هدف اینه که یک گلوگاه واقعی رو از کسبوکار بردارید و ظرفیت بیشتری برای رشد ایجاد کنید.
در اپیزود بعدی پاکار میریم سراغ مرحله بعد:
حالا که فهمیدیم چه نقشی لازم داریم، چطور اولین نیروی مناسب کسبوکارمون رو انتخاب کنیم؟