داشتن چند روانشناس در یک کلینیک، به معنی داشتن یک تیم حرفهای نیست. اگر نقشها مشخص نباشند، شرایط همکاری شفاف نباشد و عملکرد تیم مدیریت نشود، بخشی از ظرفیت کلینیک از بین میرود.
استخدام روانشناس هم فقط پیدا کردن فردی با مدرک و سابقه کاری نیست. مدیر کلینیک باید نیاز خود را مشخص کند، صلاحیت و تناسب فرد را بسنجد و عملکرد او را بعد از شروع کار ارزیابی کند.
در این مطلب از آکادمی پاکراه، مراحل استخدام و مدیریت روانشناسان را از انتخاب و مصاحبه تا ارزیابی عملکرد و حفظ نیرو بررسی میکنیم.
- استخدام روانشناس در کلینیک چطور است؟
- قبل از استخدام روانشناس چه کنیم؟
- چه زمانی استخدام راه حل نیست؟
- نحوه شرح نقش روانشناس
- نحوه حفظ استقلال حرفهای روانشناس
- معیارهای انتخاب روانشناس برای استخدام
- رزومه روانشناس را چگونه ارزیابی کنیم؟
- در مصاحبه چه سوال هایی بپرسیم؟
- حقوق ثابت، درصدی، اجاره اتاق یا ترکیبی؟
- جزئیات قرارداد همکاری روانشناس با کلینیک
- بعد از استخدام چه کنیم؟
- چگونه روانشناسان خوب را حفظ کنیم؟
- اشتباهات رایج در استخدام و مدیریت روانشناسان
- چه زمانی مشکل کلینیک با استخدام حل نمیشود؟
- از کجا مشاوره بگیریم؟
استخدام روانشناس در کلینیک فقط پیدا کردن یک نیروی متخصص نیست
یک کلینیک زمانی میتواند تیم حرفهای بسازد که بین سه موضوع تعادل برقرار کند: نیاز مراجعان، توانایی روانشناس و مدل کسب و کار مرکز.
فرض کنید یک کلینیک تعداد زیادی مراجع کودک دارد، اما مدیر آن فردی را استخدام میکند که تجربه اصلی او در حوزه زوج درمانی است. حتی اگر این فرد روانشناس توانمندی باشد، استخدام او لزوما مشکل مرکز را حل نمیکند.
از طرف دیگر، ممکن است یک روانشناس از نظر تخصصی گزینه مناسبی باشد اما با ساختار مرکز هماهنگ نباشد.
مثلا ساعات کاری مورد انتظار مرکز با شرایط او سازگار نباشد یا درباره نحوه ارجاع مراجع، ثبت اطلاعات و ارتباط با تیم اختلاف جدی وجود داشته باشد.
پس سوال درست این نیست که:
«چه روانشناسی را استخدام کنیم؟»
بلکه باید ابتدا پرسید:
«کلینیک دقیقا چه نیازی دارد و چه نوع همکاری میتواند آن نیاز را برطرف کند؟»
این تغییر زاویه دید، بخش مهمی از مدیریت منابع انسانی در کلینیک روانشناسی است.
قبل از استخدام روانشناس، نیاز واقعی کلینیک را مشخص کنید
بسیاری از آگهیهای استخدامی قبل از آنکه مدیر دقیقا بداند چه میخواهد، منتشر میشوند. نتیجه هم قابل پیشبینی است: تعداد زیادی رزومه دریافت میشود، اما پیدا کردن گزینه مناسب دشوار میماند.
قبل از جذب نیرو، حداقل به این سوالها پاسخ بدهید:
- بیشترین تقاضای فعلی کلینیک مربوط به چه گروهی از مراجعان است؟
- چه تخصصی در تیم فعلی وجود ندارد؟
- روانشناس جدید باید چه تعداد ساعت در هفته فعالیت کند؟
- کلینیک برای او مراجع فراهم میکند یا انتظار دارد خودش مراجع جذب کند؟
- همکاری حضوری است یا آنلاین یا ترکیبی؟
- هدف استخدام افزایش ظرفیت است یا جایگزینی یک نیروی قبلی؟
- آیا فضای فیزیکی، اتاق، منشی و زیرساخت لازم وجود دارد؟
- مدل مالی همکاری با اقتصاد فعلی مرکز سازگار است؟
چه زمانی استخدام راه حل نیست؟
گاهی مدیر تصور میکند برای افزایش درآمد باید روانشناس بیشتری جذب کند، در حالی که مشکل اصلی جای دیگری است.
مثلا اگر سه اتاق خالی در کلینیک وجود دارد اما تماسهای ورودی کم است، استخدام نیروی جدید ممکن است ظرفیت بدون استفاده ایجاد کند.
یا اگر مراجعان وارد مرکز میشوند اما پس از تماس اولیه به جلسه نمیرسند، مسئله به فرایند پذیرش، پاسخگویی یا پیگیری مربوط است.
بنابراین قبل از استخدام، مشکل را به یک فرضیه تبدیل کنید:
«اگر این فرد را جذب کنیم، دقیقا کدام شاخص یا مشکل باید بهتر شود؟»
شرح نقش روانشناس را قبل از انتشار آگهی مشخص کنید
شرح نقش فقط برای سازمانهای بزرگ نیست. حتی یک کلینیک کوچک نیز باید بداند از فردی که وارد تیم میشود چه انتظاری دارد.
شرح نقش میتواند شامل این موارد باشد:
- حوزه یا حوزههای تخصصی مورد نیاز،
- گروه مراجعان،
- نوع خدمات،
- روزها و ساعات همکاری،
- محل فعالیت،
- شیوه ارجاع مراجع،
- مسئولیتهای حرفهای،
- مسئولیتهای اداری مرتبط با نقش،
- نحوه ارتباط با مدیر یا تیم،
- مدل پرداخت،
- فرایند ارزیابی عملکرد.
این کار دو مزیت دارد. نخست اینکه آگهی استخدام دقیقتر میشود و افراد نامرتبط کمتر درخواست میدهند. دوم اینکه بعدا اختلاف میان «چیزی که مدیر انتظار داشته» و «چیزی که روانشناس تصور میکرده» کمتر میشود.
شرح نقش نباید استقلال حرفهای روانشناس را از بین ببرد
مدیریت کلینیک با دخالت در تصمیمهای تخصصی یکسان نیست.
مرکز میتواند درباره ساعت کار، فرایند پذیرش، نحوه هماهنگی جلسات، چارچوب اداری، محرمانگی، استفاده از امکانات و استانداردهای داخلی خود قواعد مشخص داشته باشد.
اما تصمیمهای تخصصی روانشناختی باید در چارچوب صلاحیت حرفهای و اخلاق حرفهای فرد مدیریت شود.
اگر مرز این دو حوزه از ابتدا مشخص نباشد، همکاری در آینده با تنش مواجه میشود.
معیارهای انتخاب روانشناس برای همکاری با کلینیک
رزومه تحصیلی مهم است، اما برای انتخاب کافی نیست. برای ارزیابی یک گزینه میتوان چند لایه را همزمان بررسی کرد.
۱. تحصیلات و حوزه تخصصی
مدرک تحصیلی باید با نقش مورد نظر کلینیک تناسب داشته باشد. علاوه بر عنوان رشته، باید دید تجربه و آموزش فرد در چه حوزهای متمرکز شده است.
۲. صلاحیت حرفهای و مدارک قابل بررسی
مدیر مرکز باید مدارک و مجوزهای لازم را بر اساس قوانین و الزامات جاری بررسی کند و صرفا به ادعای درج شده در رزومه اکتفا نکند.
همچنین نباید تصور کرد داشتن یک مدرک دانشگاهی به معنای مجاز بودن فرد برای ارائه هر نوع خدمت حرفهای است.
۳. تجربه کاری
تعداد سالهای سابقه یک معیار است، اما کیفیت آن سابقه مهمتر است.
برای یک متخصص، پنج سال تجربه در یک حوزهمشخص ارزشمندتر از ده سال سابقه پراکنده خواهد بود.
۴. مهارت ارتباطی
روانشناس علاوه بر دانش تخصصی، باید بتواند با مراجع، همکار و ساختار مرکز ارتباط حرفهای برقرار کند.
در مصاحبه میتوان به نحوه گوش دادن، پاسخ دادن، توضیح دادن و برخورد با سوالهای دشوار توجه کرد.
۵. اخلاق حرفهای
محرمانگی، مرزبندی حرفهای، احترام به مراجع، تشخیص حدود صلاحیت و نحوه برخورد با تعارض منافع از موضوعاتی هستند که باید در فرایند انتخاب جدی گرفته شوند.
۶. تناسب با کلینیک
هر روانشناس خوب و شناخته شدهای برای هر کلینیکی مناسب نیست.
ممکن است فردی متخصص باشد اما سبک کاری، زمان بندی یا حوزه فعالیت او با نیاز مرکز سازگار نباشد.
رزومه روانشناس را چگونه ارزیابی کنیم؟
رزومه باید نقطه شروع باشد، نه نقطه پایان تصمیمگیری!
در بررسی رزومه به جای اینکه فقط دنبال «تعداد سال سابقه» باشید، مسیر حرفهای فرد را بررسی کنید.
مثلا این سوالها مفیدند:
- فعالیت حرفهای فرد در چه حوزهای متمرکز بوده است؟
- آیا سابقه او با نوع مراجعان کلینیک ارتباط دارد؟
- آیا بین دورههای کاری مختلف فاصلههای طولانی وجود دارد؟
- تغییر مکرر محل کار چه دلیلی داشته است؟
- آیا آموزشهای تکمیلی او با حوزه مورد نیاز مرکز مرتبط است؟
- آیا رزومه بیشتر بر عنوانها تمرکز دارد یا تجربه قابل توضیح هم دارد؟
در این مرحله نباید صرفا به دنبال نشانههای منفی باشید. هدف، تشکیل یک تصویر اولیه برای طراحی مصاحبه است.
مصاحبه با روانشناس، چه سوالهایی بپرسیم؟
مصاحبه موثر قرار نیست یک امتحان دانشگاهی باشد. هدف آن شناخت نحوه تصمیمگیری، ارتباط، حل مساله و تناسب حرفهای فرد با نقش است.
بهتر است سوالها در چند دسته طراحی شوند.
سوالهای مربوط به تجربه
- بیشتر با چه گروههایی از مراجعان کار کردهاید؟
- کدام حوزه کاری شما تخصصیتر است؟
- در چه نوع محیطهایی فعالیت کردهاید؟
- چه نوع همکاری برای شما مناسبتر است؟
سوالهای موقعیتی
سوال موقعیتی از فرد میخواهد درباره یک وضعیت فرضی توضیح دهد. مثلا:
«اگر مراجع در جلسه درباره موضوعی صحبت کند که خارج از حوزه تخصصی شماست، چه میکنید؟»
هدف این سوال بررسی نحوه فکر کردن فرد درباره حدود صلاحیت و ارجاع است.
سوالهای مربوط به همکاری تیمی
- اگر با مدیر مرکز درباره یک فرایند اداری اختلاف نظر داشته باشید، چطور آن را حل میکنید؟
- اگر متوجه شوید یک فرایند داخلی برای کار شما مناسب نیست، چه برخوردی خواهید داشت؟
- ارتباط حرفهای با سایر اعضای تیم را چطور مدیریت میکنید؟
سوالهای مربوط به استقلال حرفهای
در کلینیک، استقلال حرفهای اهمیت دارد. بنابراین مدیر باید مطمئن شود فرد میتواند در چارچوب قوانین و ساختار مرکز، مسئولیت حرفهای خود را حفظ کند.
مدل همکاری با روانشناس؛ حقوق ثابت، درصدی، اجاره اتاق یا ترکیبی؟
یکی از تصمیمهای مهم مدیر کلینیک، انتخاب مدل همکاری است. یک مدل واحد برای همه مراکز و همه روانشناسان وجود ندارد.
1. حقوق ثابت
در این مدل، مرکز برای زمان و نقش مشخص، پرداخت ثابت تعیین میکند.
این مدل زمانی منطقی است که:
- مرکز جریان مراجعه نسبتا قابل پیش بینی داشته باشد،
- حضور منظم روانشناس برای کلینیک اهمیت داشته باشد،
- بخشی از وظایف فرد فراتر از برگزاری جلسه باشد،
- مدیر بخواهد ظرفیت مشخصی را برای یک نقش در اختیار داشته باشد.
2. همکاری درصدی
در مدل درصدی، پرداخت به درآمد یا جلسات انجام شده وابسته میشود.
مزیت آن برای مرکز این است که هزینه مستقیم نیرو تا حدی با حجم فعالیت ارتباط پیدا میکند.
اما اگر ساختار پرداخت، مسئولیت جذب مراجع، هزینههای مرکز و خدمات پشتیبان روشن نباشد، اختلاف ایجاد میشود.
3. اجاره اتاق
در این مدل، روانشناس برای استفاده از فضای مرکز هزینه مشخصی میپردازد.
این مدل از نظر مدیریتی با استخدام متفاوت است و نباید صرفا به دلیل شباهت ظاهری، همه روابط را یکسان فرض کرد.
4. مدل ترکیبی
در برخی مراکز، ترکیبی از پرداخت ثابت و متغیر برای نقشهای خاص طراحی میشود.
انتخاب مدل باید بر اساس عوامل زیر باشد:
- میزان حضور،
- مسئولیت،
- تامین مراجع،
- هزینههای پشتیبانی،
- سطح استقلال.
- وضعیت حقوقی رابطه.
نکته مهم درباره قرارداد
عنوانی که طرفین برای رابطه خود انتخاب میکنند، تعیین کننده آثار حقوقی آن نیست. اگر رابطه در عمل واجد شرایط رابطه کار باشد، الزامات قانونی مربوط به آن باید بررسی شود.
بنابراین قرارداد همکاری روانشناس بهتر است قبل از اجرا توسط فرد متخصص در امور حقوق کار و قراردادها بررسی شود.
قرارداد همکاری روانشناس با کلینیک چه موضوعاتی را باید روشن کند؟
کارکرد اصلی قرارداد این است که از ابتدا انتظارات دو طرف را روشن کند.
بسته به نوع رابطه، قرارداد باید تکلیف موضوعات زیر را مشخص کند:
- مشخصات طرفین،
- موضوع همکاری،
- نقش و وظایف،
- محل فعالیت،
- ساعات یا برنامه همکاری،
- مدل و زمان پرداخت،
- نحوه محاسبه پرداخت متغیر در صورت وجود،
- شرایط لغو یا جابهجایی جلسات،
- استفاده از فضای مرکز،
- مسئولیتهای اداری،
- محرمانگی اطلاعات،
- نحوه نگهداری و دسترسی به اطلاعات مراجع،
- شرایط خاتمه همکاری،
- نحوه رسیدگی به اختلافات،
- سایر تعهدات متناسب با نوع رابطه.
مدیریت روانشناسان بعد از استخدام چگونه انجام میشود؟
استخدام پایان فرایند نیست؛ شروع مدیریت تیم است.
یک روانشناس ممکن است از نظر تخصصی مناسب باشد اما بدون فرایند ورود به سازمان، در هفتههای اول نتواند با سیستم کلینیک هماهنگ شود.
1. فرایند ورود به همکاری
در شروع کار، بهتر است اطلاعات زیر به صورت روشن در اختیار فرد قرار گیرد:
- ساختار کلینیک،
- افراد کلیدی،
- نحوه پذیرش مراجع،
- سیستم رزرو،
- قوانین داخلی،
- شیوه ارتباط با مدیریت،
- فرایند ارجاع،
- نحوه رسیدگی به مسائل اجرایی،
- الزامات محرمانگی و حفاظت از اطلاعات.
این مرحله در مدیریت منابع انسانی با عنوان Onboarding شناخته میشود.
2. جلسات منظم مدیریتی
جلسه مدیریتی نباید تبدیل به بازخواست هفتگی شود. هدف آن میتواند بررسی این موضوعات باشد:
- مشکلات اجرایی،
- ظرفیت کاری،
- نیازهای آموزشی،
- مسائل مربوط به فرایند پذیرش،
- بازخورد مراجعان در سطح قابل استفاده و بدون نقض محرمانگی،
- مشکلات همکاری تیمی،
- پیشنهادهای بهبود.
3. ارزیابی عملکرد روانشناسان در کلینیک
ارزیابی عملکرد در یک کلینیک روانشناسی حساستر از بسیاری از کسب و کارهای خدماتی است.
اگر فقط میزان درآمد را معیار قرار دهید، ممکن است رفتارهایی را تشویق کنید که با کیفیت حرفهای یا اخلاقی سازگار نیستند.
بهتر است چند دسته شاخص کنار هم دیده شوند.
شاخصهای عملیاتی مثل:
- نظم در حضور،
- رعایت برنامه جلسات،
- تکمیل فرایندهای اداری مورد توافق،
- هماهنگی با پذیرش،
- پاسخگویی در چارچوب تعیین شده.
شاخصهای تجربه مراجع:
میتوان بازخوردهای ساختاریافته دریافت کرد؛ اما نباید رضایت مراجع را با کیفیت تخصصی یکسان دانست.
گاهی یک تصمیم حرفهای درست ممکن است برای مراجع خوشایند نباشد.
شاخصهای تیمی از جمله:
- همکاری با همکاران،
- مشارکت در جلسات داخلی،
- انتقال مناسب اطلاعات مجاز،
- مشارکت در بهبود فرایندها.
شاخصهای مالی:
درآمد و ظرفیت جلسات برای مدیریت مرکز مهماند، اما نباید تنها معیار ارزیابی روانشناس باشند.
اگر تمام سیستم پاداش بر اساس تعداد جلسه ساخته شود، ممکن است به صورت ناخواسته انگیزههایی ایجاد شود که با کیفیت مراقبت و تصمیمگیری حرفهای سازگار نیست.
چگونه روانشناسان خوب را در کلینیک حفظ کنیم؟
بسیاری از مدیران هنوز فکر میکنند برای حفظ نیروی خوب، باید دستمزد او را بالا ببرند. اما این روش همیشه همجوابگو نیست!
روانشناسی که احساس کند:
- نقش او مشخص نیست،
- تصمیمهای حرفهای او بدون دلیل نادیده گرفته میشود،
- درآمد او قابل پیشبینی نیست،
- مدیر فقط در زمان مشکل با او صحبت میکند،
- امکان رشد ندارد،
- یا فضای تیمی فرساینده است،
حتی در صورت مناسب بودن درآمد ممکن است همکاری بلندمدت را انتخاب نکند.
1. استقلال حرفهای
مدیر باید تفاوت میان «استانداردسازی فرایند» و «کنترل تخصصی» را بشناسد.
2. مسیر رشد
مسیر رشد باید به این صورت باشد:
- آموزش،
- پذیرش نقشهای جدید،
- مشارکت در پروژههای علمی یا مدیریتی،
- افزایش مسئولیت متناسب با توانایی فرد.
3. جلوگیری از فرسودگی
حجم بالای جلسات، برنامه فشرده، مراجعان دشوار و نبود زمان کافی برای استراحت کیفیت کار را تحت تاثیر قرار میدهد.
مدیریت ظرفیت کاری فقط مسئله مالی نیست؛ بخشی از مدیریت مربوط به کیفیت خدمات است.
اشتباهات رایج در استخدام و مدیریت روانشناسان
فرض کنید برای اینکه کلینیک سریعتر نیروی جدید داشته باشد، یک روانشناس را فقط بر اساس مدرک و سابقه کارش استخدام میکنید.
بعد از شروع همکاری، درباره مبلغ پرداختی، وظایف و نحوه ارجاع مراجعان به مشکل میخورید.
این مشکلات از نحوه استخدام و مدیریت شروع میشوند.
در ادامه، چند اشتباه رایج را بررسی میکنیم که بهتر است مدیر کلینیک هنگام جذب و مدیریت روانشناسان مرتکب نشود.
- استخدام بر اساس مدرک،
- استخدام عجولانه،
- نداشتن شرح نقش،
- مدل پرداخت نامتناسب،
- ارزیابی صرفا بر اساس درآمد،
- کنترل بیش از حد روانشناسان،
- بیتوجهی به ماندگاری نیرو.
چه زمانی مشکل کلینیک با استخدام یک روانشناس حل نمیشود؟
این یکی از مهمترین سوالهای مدیریتی است.
- اگر کلینیک با کمبود مراجع مواجه است، استخدام روانشناس بیشتر مشکل را حل نمیکند،
- اگر مراجع وارد مرکز میشود اما وقت نمیگیرد، باید فرایند پذیرش بررسی شود،
- اگر روانشناسان مرتب مرکز را ترک میکنند، باید علت خروج مشخص شود،
- اگر چند روانشناس خوب دارید اما درآمد مرکز خوب نیست، مساله به قیمتگذاری، برنامهریزی، ارجاع، ظرفیت اتاقها یا فرایندهای عملیاتی مربوط است،
- اگر مدیر برای کوچکترین موضوع تیمی مجبور است شخصا وارد عمل شود، مشکل نبود ساختار و فرایند است.
به همین دلیل قبل از انتشار هر آگهی استخدامی، این سوال را بپرسید:
«آیا واقعا کمبود نیروی انسانی داریم یا کمبود سیستم مدیریتی؟»
پاسخ این سوال از یک استخدام اشتباه جلوگیری میکند.
برای مدیریت کلینیک روانشناسی از چه کسی مشاوره بگیریم؟
اگر در مدیریت کلینیک با مسائلی مثل جذب روانشناس، مدیریت تیم، تقسیم وظایف رو به رو هستید، میتوانید برای بررسی مشکل و پیدا کردن راهکار مناسب، از مهندس ایمان پاکراه مشاوره مدیریتی بگیرید.
شرایط هر مرکز متفاوت است و بهتر است راهکارها هم متناسب با همان مرکز انتخاب شوند.
اگر هم صاحب یا مدیر یک مرکز روانشناسی هستید و میخواهید نام مرکزتان در فهرست بهترین مراکز روانشناسی و مشاوره قرار بگیرد، با ما در ارتباط باشید تا شرایط معرفی مرکز را بررسی کنیم.
روی دکمه «مشاوره آنلاین» کلیک کنید تا مهندس ایمان پاکراه و تیم آکادمی پاکراه بهصورت آنلاین و کاملاً رایگان راهنماییتان کنند.
مشاوره آنلاین